Einkaufskartenverarbeitung

Schritt 1. 

Anforderungen und Abrechnungen importieren (tfacp2255m000)

Sie müssen den Pfad der zu importierenden Datei festlegen. Beim Import erstellt LN auf Basis der importierten Daten Einkaufskartenabrechnungen oder Bestellanforderungen.

Schritt 2. 

Bestellanforderungen (tfacp2528m000)

Zeigen Sie eine importierte Bestellanforderung an, und korrigieren Sie sie, oder erfassen Sie die Bestellanforderungen manuell. Nach dem Importieren einer Bestellanforderung müssen Sie das Feld Abgleichposition überprüfen, in dem die Abgleichposition angezeigt wird.

Schritt 3. 

Einkaufskartenabrechnungen (tfacp1520m000)

Zeigen Sie importierte Einkaufskartenabrechnungen an, und korrigieren Sie sie, oder erfassen Sie Einkaufskartenabrechnungen manuell.

Schritt 4. 

Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000)

Zeigen Sie die importierten Positionen der Einkaufskartenabrechnung an, und korrigieren Sie sie, oder geben Sie Positionen ein. Nach dem Importieren einer Einkaufskartenabrechnung müssen Sie das Feld "Positionsbezeichnung" überprüfen, in dem die Abgleichposition angezeigt wird.

Wenn Sie im Programm ACP-Parameter (tfacp0100m000) das Kontrollkästchen Automatischer Abgleich markiert haben und die Positionsart Bestellanforderungen ist, versucht LN, die Position der Einkaufskartenabrechnung mit den Anforderungspositionen abzugleichen, wenn Sie die Position speichern.

Wenn keine Fehler vorliegen, fügt LN die abgeglichenen Positionen dem Programm Mit Bestellanforderung abgeglichene Einkaufskartenabrechnungspos. (tfacp2527m000) hinzu und setzt den Status der Abrechnungsposition und der verbundenen Anforderungen auf Abgeglichen.

Wenn die Positionsart Erfolgte Abgleiche oder Sonstiges ist, wird der Status der Abrechnungsposition beim Speichern der Position auf Abgeglichen gesetzt.

Schritt 5. 

Erstellen von Abrechnungspositionen

Wenn die Einkaufskartenabrechnung keine Positionen enthält, können Sie im Programm Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000) im Menü Zusatzoptionen auf Positionen generieren und abgleichen klicken. LN generiert auf Basis der Bestellanforderung Abrechnungspositionen, die den Status Erstellt haben und deren Anforderungsdatum vor dem Datum der Einkaufskartenabrechnung liegt. Die generierten Positionen werden dann mit den Anforderungen abgeglichen. Genehmigen Sie dann die abgeglichenen Einkaufskartenabrechnungen, wie in Schritt 13 beschrieben.

Schritt 6. 

Abgleichen der Einkaufskartenabrechnung

Wenn Fehler auftreten, können Sie die Fehlerprotokolldatei anzeigen, wie in Schritt 9 beschrieben. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungen erneut abgleichen oder die Abrechnungspositionen abgleichen, wie in Schritt 7 und 8 beschrieben.

Schritt 7. 

Manuelles Abgleichen von Abrechnungspositionen

Um einzelne Positionen der Einkaufskartenabrechnung manuell abzugleichen, klicken Sie im Menü Zusatzoptionen des Programms Einkaufskartenabrechnungen (tfacp1520m000) auf Positionen. Das Programm Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000) wird gestartet.

Schritt 8. 

Abgleichen der Position(en)

Wenn Fehler auftreten, können Sie die Fehlerprotokolldatei anzeigen, wie in Schritt 9 beschrieben. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungspositionen erneut abgleichen oder die Abrechnungspositionen manuell abgleichen, wie in Schritt 10 beschrieben. Genehmigen Sie dann die abgeglichenen Einkaufskartenabrechnungen, wie in Schritt 13 beschrieben.

Schritt 9. 

Fehlerprotokoll (tfacp2536m000)

Mit diesem Programm können Sie die Fehler anzeigen, die LN protokolliert, wenn Sie Positionen der Einkaufskartenabrechnung mit Bestellanforderungen abgleichen. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungen erneut abgleichen.

Schritt 10. 

Mit Anforderungen abgleichen (tfacp2570m000)

Verwenden Sie dieses Programm zum manuellen Abgleichen der Abrechnungspositionen mit den Bestellanforderungen.

Wenn Sie die abgeglichene Menge bzw. den abgeglichenen Betrag korrigieren möchten, markieren Sie die Position, und klicken Sie im Menü Zusatzoptionen auf Manuell abgleichen. Das Programm Anforderung manuell abgleichen (tfacp2170s000) wird gestartet. Korrigieren Sie die abgeglichene Menge bzw. den abgeglichenen Betrag, und klicken Sie auf Abgleichen, um die Abrechnung mit der Anforderung abzugleichen.

Wenn die abzugleichende Menge auf der Abrechnungsposition der Einkaufskarte die Menge auf der Bestellanforderung überschreitet, liegt Überfakturierung vor. Die Überfakturierung ist wie in Schritt 11 beschrieben zu behandeln.

Eine Preisdifferenz, die die festgelegten Grenzen überschreitet, ist wie in Schritt 12 beschrieben zu genehmigen.

Schritt 11. 

Überfakturierung ausbuchen (tfacp2265m000)

Verwenden Sie dieses Programm zum Ausbuchen der Überfakturierungsmenge, die dann vorliegt, wenn die Einkaufskartenabrechnung für eine größere Menge als angefordert fakturiert wird.

Schritt 12. 

Preisabweichungen genehmigen (tfacp2539m000)

Mit diesem Programm genehmigen Sie eine Preisdifferenz manuell, die die festgelegten Preisdifferenz-Toleranzgrenzen überschreitet.

Sie können Abweichungen innerhalb der Toleranzen genehmigen, die im Programm Parameter ACP (tfacp0100m000) oder speziell für Sie im Programm Berechtigungen für Eingangsrechnungen (tfacp0150m000) festgelegt wurden.

Schritt 13. 

Genehmigen der Einkaufskartenabrechnungen

Zum Genehmigen von Einkaufskartenabrechnungen mit dem Status Abgeglichen verwenden Sie das Programm Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2220m000). LN ändert den Status in Genehmigt. Wenn Fehler auftreten, können Sie die Fehlerprotokolldatei anzeigen, wie in Schritt 9 beschrieben. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungen erneut genehmigen.

Schritt 14. 

Fakturieren der Einkaufskartenabrechnungen

Verwenden Sie das Programm Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2220m000) auch zum Fakturieren von Einkaufskartenabrechnungen mit dem Status Genehmigt. LN ändert den Status in "Gebucht".

LN erstellt Kostenrechnungen für die Einkaufskartenabrechnungen. Wenn für Kostenrechnungen eine Zahlungsgenehmigung erforderlich ist, müssen Sie die Zahlung im Programm Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1142m000) genehmigen. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungsberechtigungen im Modul Kreditorenbuchhaltung.

Schritt 15. 

Abgrenzung Journalbuchungen buchen (tfacp2260m000)

Bei Periodenabschluss können Sie dieses Programm verwenden, um die abgegrenzten offenen Bestellanforderungen, auf die Sie Eingang Desktop nicht anwenden, auf ein Konto "ohne Rechnung" zu buchen.

Schritt 16. 

Abweichungsbericht drucken (tfacp1421m000)

Mit diesem Programm können Sie einen Bericht der beim Abgleichen festgestellten Abweichungen erstellen.

Schritt 17. 

Vollständig bezahlte Eingangsrechnungen archivieren/löschen (tfacp2250m000)

Löschen Sie die vollständig bezahlten Rechnungen und die verbundenen Einkaufskartenabrechnungen, die Abrechnungspositionen und Bestellanforderungen.

Schritt 18. 

Liquiditätsprognose aktualisieren (tfcmg3210m000)

In diesem Programm können Sie alle noch nicht fakturierten Bestellanforderungen markieren. Die ungebuchte Menge wird der Liquiditätsprognose hinzugefügt.