Abgleichen von Eingangsrechnungen

Sie können einzelne Eingangs- und Frachtrechnungen auf die folgenden Arten abgleichen:

Automatisch
Infor LN gleicht automatisch die erfassten Eingangsrechnungen mit der jeweiligen Bestellung, Lieferschein, Ladung oder Sendung ab. Wenn die Rechnung nur teilweise abgeglichen werden kann, können Sie den nicht zugeordneten Betrag manuell abgleichen.
Manuell
Sie können Rechnungen manuell abgleichen, wenn Sie nicht die zugehörige Nummer der Bestellung, des Lieferscheins, der Ladung oder Sendung kennen oder wenn Sie die Rechnung mit mehreren Aufträgen abgleichen möchten.
In einem Hintergrundvorgang
Einen Bereich erfasster Rechnungen können Sie in einem Hintergrundvorgang abgleichen und genehmigen.

Abgleichen von Eingangsrechnungspositionen

Zu den mit den Eingangsrechnungen verknüpften Rechnungspositionen gehören Informationen wie Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Lieferschein und Artikel, die beim Abgleichen der Rechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen oder Anschaffungsnebenkosten verwendet werden. Wenn die Positionsart der Rechnung Bestellung lautet, wird die Rechnungsposition mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Wenn die Positionsart der Rechnung Anschaffungsnebenkosten lautet, wird die Rechnungsposition mit Anschaffungsnebenkosten abgeglichen.

Wenn weder Bestellung noch Lieferschein auf einer mit einer Bestellung verknüpften Rechnungsposition definiert sind, werden die Bestellung und der Lieferschein aus dem Rechnungskopf verwendet, um die Rechnungsposition abzugleichen. Der in den Rechnungspositionen angegebene Artikel wird nur für den Abgleich von Bestellungen und Wareneingängen des gleichen Artikel-Codes verwendet.

Sie können Eingangsrechnungen auf zwei Arten abgleichen:

Rechnungspositionen können direkt mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden oder
Rechnungspositionen bestimmen Bestellung, Lieferschein und Artikel, damit die Rechnung mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden kann.

Wenn das Konzept Anschaffungsnebenkosten aktiv ist, können die Rechnungspositionen von Anschaffungsnebenkosten mit Anschaffungsnebenkosten von Wareneingängen aus Einkauf und Umlagerung abgeglichen werden.

Rechnungspositionen direkt mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen

Menge, Einheitspreis und Nettopositionsbetrag der Rechnungsposition werden herangezogen, um die Rechnungsposition mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen. Die Rechnungsposition kann automatisch mit einer Preisdifferenz abgeglichen werden. Infor LN lässt den Abgleich der Rechnungspositionen mit Bestellungen und Wareneingängen nicht zu, wenn die Preisdifferenz über die Werte in den Feldern Toleranz in Prozent für Abgleich mit Preisdifferenz und Toleranzbetrag für Abgleich mit Preisdifferenz des Programms Einstellungen für automatischen Abgleich nach Rechnungssteller (tfacp0107m000) oder über den Wert des Feldes Preisdifferenztoleranz für eingegangene Rechnungen des Programms Parameter Kreditorenbuchhaltung (tfacp0100m000) hinausgeht. Basierend auf dem im Feld Automatischer Abgleich des Programms Parameter Kreditorenbuchhaltung (tfacp0100m000) festgelegten Wert werden die Rechnungspositionen entweder mit der Bestellung oder dem Wareneingang abgeglichen.

Mit Bestellung abgleichen
- Bestellpositionen, die mit dem Artikel der Rechnungsposition, der Bestellung oder dem Lieferschein in der Rechnungsposition oder im Kopf übereinstimmen, werden mit der Rechnungsposition abgeglichen. Die Abgleichmenge entspricht dem Minimum der verfügbaren Rechnungspositionsmenge, die nicht abgeglichen wurde. Die abgeglichene Menge darf nicht größer sein als die Differenz zwischen der Menge der Bestellposition und der Menge der Artikel, die bei Prüfungen abgelehnt wurden.
- Mit Wareneingang abgleichen
  Wareneingänge, die mit dem Artikel der Rechnungsposition, der Bestellung oder dem Lieferschein der Rechnungsposition oder dem Kopf übereinstimmen, werden mit der Rechnungsposition abgeglichen. Die Abgleichmenge entspricht dem Minimum der verfügbaren Rechnungspositionsmenge, die nicht abgeglichen wurde. Die abgeglichene Menge darf nicht größer sein als die Differenz zwischen der Menge des Wareneingangs und der Menge der Artikel, die bei Prüfungen abgelehnt wurden.
Wenn die Rechnungspositionen direkt mit den Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden, ist die Rechnung entweder teilweise abgeglichen oder vollständig abgeglichen. Wenn kein Abgleich vorgenommen werden kann, bleibt die Rechnung nicht abgeglichen.
Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen
Rechnungspositionen, die nicht direkt mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden, werden für den Abgleich in diesem Schritt ausgewählt. Für den Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen werden funktionale Einheiten wie Artikel, Bestellung und Lieferschein der Rechnungspositionen herangezogen. Wenn für Rechnungspositionen weder Bestellung noch Lieferschein definiert sind, werden die Rechnungen anhand der Bestellung und des Lieferscheins aus dem Rechnungskopf abgeglichen. Wenn Bestellungen und Wareneingänge abgeglichen werden können, werden die verfügbaren genehmigten Eingangsmengen abgeglichen. Infor LN ermöglicht Ihnen den Abgleich dieser Art von Rechnungen basierend auf den Abgleicheinstellungen des Programms Einstellungen für automatischen Abgleich nach Rechnungssteller (tfacp0107m000). Es gibt zwei Arten von Einstellungen:
- Die Differenz zwischen dem gesamten Netto-Rechnungspositionsbetrag und dem abzugleichenden Gesamtbetrag der Bestellung muss innerhalb der festgelegten Toleranzen liegen, oder
- Volle Berechtigung muss für Rechnungsbetrag höher als abzugleichender Betrag oder Rechnungsbetrag niedriger als abzugleichender Betrag gelten.
Wenn beim automatischen Abgleich die abgeglichenen Beträge im Vergleich zu den Rechnungsbeträgen innerhalb der definierten Toleranzen liegen, ergibt die Differenz zwischen dem gesamten Netto-Rechnungspositionsbetrag und dem abgeglichenen Bestellbetrag eine Preisdifferenz, die automatisch als zusätzliche Kostenposition gebucht wird.

Hinweis

Die automatische Buchung wird nur dann verarbeitet, wenn der automatische Abgleich erfolgen kann. Wenn keine vollständige Berechtigung gilt oder wenn die Betragsdifferenzen über die Toleranzwerte hinausgehen, wird der automatische Abgleich abgebrochen und es wird keine zusätzliche Kostenposition generiert.

Rechnungspositionen mit Anschaffungsnebenkosten abgleichen

Die Rechnungspositionen von Anschaffungsnebenkosten werden mit Anschaffungsnebenkosten abgeglichen. Anschaffungsnebenkosten können Bestandteil einer Rechnung zu einer Bestellung sein, wenn der Lieferant die Anschaffungsnebenkosten zusammen mit Bestellungen und Wareneingängen fakturiert. Mit Anschaffungsnebenkosten verbundene Rechnungen können nur Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten enthalten.

Ein automatischer Abgleich zwischen Anschaffungsnebenkosten und Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten erfolgt nur dann, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

Das Konzept Anschaffungsnebenkosten ist aktiv, und
in der Rechnung sind nur Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten enthalten, oder
die Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten und Bestellung sind in der Rechnung enthalten, und
- die Rechnungspositionen der Bestellung wurden erfolgreich abgeglichen, und
- Wareneingänge der abgeglichenen Bestellungen werden mit den Rechnungspositionen abgeglichen, und
- die Mengen der Rechnungspositionen werden vollständig mit den Mengen der Bestellung/des Wareneingangs abgeglichen.

Wenn die Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten nicht automatisch abgeglichen werden können, lautet der Abgleichstatus der Rechnung weiterhin Nicht abgeglichen oder Teilweise abgeglichen.

Zwei Arten von Rechnungen werden automatisch abgeglichen.

Anschaffungsnebenkosten für mit der Bestellung verbundene Rechnungen abgleichen
Die Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten werden mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen, die möglicherweise in der Rechnungsposition vorhanden sind. Wenn in der Rechnungsposition keine Bestellung und kein Lieferschein vorhanden sind, bezieht sich die Anschaffungsnebenkosten-Position auf die anwendbaren Bestellungen, die mit derselben Rechnung abgeglichen werden.
Die Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten werden abgeglichen, wenn Folgendes auf die ausgewählten Anschaffungsnebenkosten-Positionen zutrifft:
- Sie gehören zu den abgeglichenen Wareneingängen der Rechnung, und
- sie stimmen (wenn verfügbar) mit allen der folgenden Rechnungspositionsattributen überein:
  Artikel
  Anschaffungsnebenkosten-Art
  Bestellung
  Lieferschein
  Zahlungsvereinbarung (aus Rechnung)
- Der Differenzbetrag und der Prozentsatz im Programm Einstellungen für automatischer Abgleich nach Rechnungssteller (tfacp0107m000) werden nicht überschritten, oder diese Daten sind nicht verfügbar.
- Die Preisdifferenzen und Prozentsätze im Programm Parameter Kreditorenbuchhaltung (tfacp0100m000) werden nicht überschritten.

Jede ausgewählte Anschaffungsnebenkosten-Position kann nur mit dem Betrag der offenen Anschaffungsnebenkosten der Rechnung oder einem Bruchteil von diesem Betrag abgeglichen werden. Der Bruchteil ergibt sich aus der abgeglichenen Eingangsmenge und der genehmigten Eingangsmenge des abgeglichenen Wareneingangs.

Anschaffungsnebenkosten für mit Anschaffungsnebenkosten verbundenen Rechnungen abgleichen
Die Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten werden mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen, die möglicherweise in der Rechnungsposition vorhanden sind. Wenn in der Rechnungsposition keine Bestellung und kein Lieferschein vorhanden sind, wird die Rechnungsposition für Anschaffungsnebenkosten mit der Bestellung und dem Lieferschein im Rechnungskopf abgeglichen. Wenn Bestellung oder Lieferschein nicht ermittelt werden können, wird der automatische Abgleich abgebrochen.
Die Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten werden abgeglichen, wenn Folgendes auf die ausgewählten Anschaffungsnebenkosten-Positionen zutrifft:
- Sie stimmen mit der Bestellung und/oder dem Lieferschein überein, und
- sie stimmen (wenn verfügbar) mit allen der folgenden Rechnungspositionsattributen überein:
  Artikel
  Anschaffungsnebenkosten-Art
  Zahlungsvereinbarung (aus Rechnung)
- Der Differenzbetrag und der Prozentsatz im Programm Einstellungen für automatischer Abgleich nach Rechnungssteller (tfacp0107m000) werden nicht überschritten, oder diese Daten sind nicht verfügbar.
- Die Preisdifferenzen und Prozentsätze im Programm Parameter Kreditorenbuchhaltung (tfacp0100m000) werden nicht überschritten.

Jede ausgewählte Anschaffungsnebenkosten-Position kann nur mit dem Betrag der offenen Anschaffungsnebenkosten der Rechnung abgeglichen werden.

Der Anschaffungsnebenkosten-Betrag und der fakturierte Betrag der abgeglichenen Anschaffungsnebenkosten-Positionen und Rechnungspositionen werden auf die betroffenen Anschaffungsnebenkosten-Positionen und Rechnungspositionen verteilt.

Beispiel 1: Abgleich der Anschaffungsnebenkosten-Positionen 1 und 2 mit einer Rechnungsposition

Anschaffungsnebenkosten-Position 1, Anschaffungsnebenkosten-Betrag: 100 Euro
Anschaffungsnebenkosten-Position 2, Anschaffungsnebenkosten-Betrag: 300 Euro
Rechnungsposition, Rechnungsbetrag: 440 Euro

Ergebnis des Abgleichs

Abgeglichene Positionen	Anschaffungsnebenkosten-Betrag	Rechnungspositionsbetrag
Anschaffungsnebenkosten-Position 1/Rechnungsposition	100 EUR	110 EUR
Anschaffungsnebenkosten-Position 2/Rechnungsposition	300 EUR	330 EUR

Beispiel 2: Abgleich einer Anschaffungsnebenkosten-Position mit zwei Rechnungspositionen

Anschaffungsnebenkosten-Position 1, Anschaffungsnebenkosten-Betrag: 900 EUR
Rechnungsposition 1, Rechnungsbetrag: 700 EUR
Rechnungsposition 2, Rechnungsbetrag: 300 EUR

Ergebnis des Abgleichs

Abgeglichene Positionen	Anschaffungsnebenkosten-Betrag	Rechnungspositionsbetrag
Anschaffungsnebenkosten-Position/Rechnungsposition 1	630 EUR	700 EUR
Anschaffungsnebenkosten-Position/Rechnungsposition 2	270 EUR	300 EUR

Beim Abgleichen von Rechnungspositionen mit Bestellungen, Wareneingängen und Anschaffungsnebenkosten können Informationen, Warnmeldungen und Fehlermeldungen im Fehlerprotokoll (tfacp2580m000) protokolliert werden.

Voraussetzungen für einen erfolgreichen Abgleich von Anschaffungsnebenkosten:

Die Rechnung ist vollständig, d. h. es sind alle Rechnungspositionen für Anschaffungsnebenkosten in der Rechnung enthalten.
Die Anschaffungsnebenkosten-Positionen von Bestellungen und Wareneingängen sind vollständig. Das bedeutet, dass auf den Wareneingängen keine Anschaffungsnebenkosten-Positionen fehlen.

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