Standorte und Organisationsabteilungen

Verkaufsabteilungen, Einkaufsabteilungen und Kundendienste sind Abteilungen, in denen Stammdaten und Einstellungen definiert werden, die sich auf administrative Prozesse wie die Auftragsabwicklung und die Fakturierung beziehen.

In einer Organisationsabteilung werden Daten wie Auftragsnummernkreis, Preisbücher, Verrechnungssätze und verschiedene Voreinstellungen für Aufträge verwaltet. So werden z. B. in einer Einkaufsabteilung Einstellungen für Zahlungsverfahren, rückwirkende Preisänderungen, Ratenzahlungen von Lieferanten und die Fakturierung im Gutschriftverfahren verwaltet. In einer VK-Abteilung werden Einstellungen für Verkaufsverträge mit Kunden verwaltet.

Die Standorteinstellungen steuern die Abläufe in Logistik und Produktion. In der Einkaufsabwicklung werden beispielsweise der Lieferant, der Preis, die Einlagerungsdauer und die Spediteure vom Standort bestimmt.

Die Einkaufsabwicklung konzentriert sich mehr auf die logistischen statt auf die kommerziellen Aspekte. Der Standort, an dem die Waren eingehen, fordert diese an. Dazu gehören z. B. Artikel, die an Kunden verkauft werden, oder Materialien, die zur Herstellung eines Endprodukts benötigt werden. Die sich auf den Wareneingang beziehenden logistischen Einstellungen werden für den Standort definiert.

Die Artikeleinkaufsdaten nach Standort sind obligatorisch, aber die in der Einkaufsabteilung definierten handelsbezogenen Einstellungen sind nur erforderlich, wenn sie von den Standardeinstellungen für die Firma abweichen.

In der Verkaufsabwicklung ist es genau umgekehrt: Der Fokus liegt auf dem kommerziellen Aspekt. Die für den Standort definierten Logistikdaten wirken sich nicht auf die Vereinbarungen mit den Kunden aus. Wenn z. B. eine Lieferung von Waren teurer ist, weil sie aus einem anderen Verteilungszentrum geliefert wurden, hat dies keine Auswirkung auf den Preis, der mit dem Kunden vereinbart wurde. Das Einzige, was der Kunde bemerken würde, ist, dass sich Zoll- und andere Transportdokumente unterscheiden, wenn die Waren aus einem anderen Land versendet wurden.

Die in der Verkaufsabteilung definierten und mit dem Kunden verbundenen Artikeldaten sind obligatorisch, während die für den Standort definierten logistischen Artikeleinstellungen nur erforderlich sind, wenn sie von den Standardfirmeneinstellungen abweichen.

Eine Organisationsabteilung ist eine Abteilungsart und daher mit einem Standort verknüpft.

Der Standort, zu dem eine Einkaufs- oder Verkaufsabteilung bzw. ein Kundendienst gehört, kann sich von dem Standort unterscheiden, für den die Abteilung/der Kundendienst die einkaufs-, verkaufs- oder servicebezogenen Leistungen erbringt.

Beispiel: Die New Yorker Einkaufsabteilung befindet sich am Standort New York. Der Standort "New York" ist der Arbeitsplatz der Mitarbeiter der New Yorker Einkaufsabteilung, aber die New Yorker Einkaufsabteilung kümmert sich um die Beschaffung von Material für die Produktionsstandorte Boston, Philadelphia und Pittsburgh.

Daher ist der Standort "New York" nicht an der Einkaufsabwicklung beteiligt, die von der New Yorker Einkaufsabteilung für die Standorte Boston, Philadelphia und Pittsburgh durchgeführt wird. Es müssen jedoch Vertragsentwürfe, Auftragsbestätigungen usw. an die Adresse des Standorts "New York" gesendet werden. Daher ist der Standort, an dem sich eine Abteilung befindet, wichtig für die Adresse und für Übersichten über die Standorte, an denen die Aktivitäten stattfinden.