Proforma-Rechnungen

Eine Proforma-Rechnung ist eine gekürzte oder vorkalkulierte Rechnung, die von einem Verkäufer an einen Einkäufer gesendet wird. Die Proforma-Rechnung kann vor dem Versand oder der Lieferung von Waren gedruckt werden. Diese Rechnung unterscheidet sich von einer normalen (Standard-)Rechnung und stellt keine Forderung oder Zahlungsaufforderung dar. Mit der Proforma-Rechnung können Sie:

  • eine Proforma-Rechnung mit oder ohne eindeutige Nummer drucken
  • eine Proforma-Rechnung für einen VK-Auftrag vor der Versandbestätigung drucken
  • eine Zollrechnung während des Versands drucken
  • eine Zollrechnung auf Basis des Zollwerts drucken
  • eine Zollrechnung vorbereiten und von unterschiedlichen Abteilungen genehmigen lassen
  • die Neugenerierung von Proforma- oder Zollrechnungen steuern

Eine Proforma-Rechnung kann ab dem Zeitpunkt der Genehmigung der zugrunde liegenden Verkaufsbuchung bis zu dem Zeitpunkt erstellt werden, an dem der Auftrag an die Fakturierung weitergeleitet wird. Wenn die Rechnung mit einer eindeutigen Nummer gedruckt wird, kann diese Nummer zu Referenzzwecken im Paket "Fakturierung" verwendet werden. Proforma-Rechnungen werden nicht in das Paket "Finanzwesen" gebucht. Der letzte Status einer Proforma-Rechnung lautet daher immer "Gedruckt". Um eine Proforma-Rechnung mit einer eindeutigen Nummer zu erstellen, müssen bestimmte Buchungsschlüssel und Nummernkreise festgelegt werden.

Eine Proforma-Rechnung kann mehrmals gedruckt werden, bevor definitive, fakturierbare Positionen angelegt werden.

Proforma-Rechnungsarten

Es ist möglich, verschiedene Arten von Proforma-Rechnungen (z. B. eine Proforma- oder Zollrechnung) für dieselben Auftrags- oder Versanddaten zu erstellen. Eine Zollrechnung ist eine erweiterte Form der Handelsrechnung, die vom Zoll (meist in einem bestimmten Format) benötigt wird. Sie enthält verschiedene Informationen wie Menge, Verkaufspreis, Verpackungskosten sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen, auf deren Basis der Zollimportwert am Bestimmungshafen ermittelt wird. Das Layout für die Zollrechnung kann je nach Land variieren. Für jede Rechnungsart können separate Rechnungsnummernkreise definiert werden.

Vergleich Proforma-Rechnung vs. Zollrechnung
  • Beim Drucken einer Proforma-Rechnung wird im Gegensatz zur Zollrechnung Folgendes berücksichtigt:
    • Teilrechnungsverrechnungen
    • Materialteuerungszuschläge
    • Finanzmittelverteilung
  • Bei einer Proforma-Rechnung wird ein Standard-Layout verwendet, während mit einer Zollrechnung ein anwenderspezifisches Layout verknüpft werden kann.
Einrichten der Stammdaten

Die folgenden Stammdaten müssen vor der Verwendung der Proforma-Funktionalität eingerichtet werden.

Fakturierungsparameter

Sie können die Rechnungslaufvorlage und Fakturierungsoptionen im Programm Parameter Fakturierung (cisli0100m000) festlegen.

  • Automatische Proforma-Rechnungsverarbeitung: Wählen Sie die Rechnungslaufvorlage aus, die als Standardvorlage verwendet werden soll, um während der direkten Verarbeitung von Rechnungen einen Rechnungslauf zu erstellen.
  • Optionen für automatische Proforma-Rechnungsverarbeitung: Wählen Sie die Proforma-Rechnung aus, die bei der direkten Verarbeitung von Rechnungen zum Erstellen eines Proforma-Rechnungslaufs verwendet werden soll.
  • Manuelle Proforma-Rechnungsverarbeitung: Die Vorlage für Rechnungsläufe, die standardmäßig verwendet wird, wenn Sie Rechnungsläufe im Programm Rechnungsläufe (cisli2100m000) erstellen oder generieren.
  • Optionen für manuelle Proforma-Rechnungsverarbeitung Die Fakturierungsoptionen, die standardmäßig verwendet werden, wenn Sie Rechnungsläufe im Programm Rechnungsläufe (cisli2100m000) erstellen oder generieren.
  • Nummerngruppe Proforma-Rechnungslauf Wählen Sie die Nummerngruppe aus, die zum Generieren von Nummern für Proforma-Rechnungen verwendet werden soll.
  • Nummernkreis für Proforma-Rechnungslauf Wählen Sie den Nummernkreis aus, der zum Generieren von Nummern für Proforma-Rechnungen verwendet werden soll.
Buchungsschlüssel

Im Programm Buchungsschlüssel Fakturierung (cisli0101m000) können Sie den voreingestellten Buchungsschlüssel festlegen, der zum Generieren der Belegnummern für Proforma-Rechnungen und Zollrechnungen verwendet werden soll.

Anwenderprofil für Fakturierung

Im Programm Anwenderprofile für Fakturierung (cisli0110m000) können Sie die Zollrechnung festlegen. Dies ist ein kundenspezifisches Rechnungslayout, das verwendet werden kann, wenn für eine bestimmte Firma ein bestimmtes Layout erforderlich ist.

Lagerauftragsart

Sie können die Proforma- oder Zollrechnung im Programm Lagerauftragsart (whinh0610m000) als Sendungsaktivität hinzufügen. Zum Aktivieren der Proforma-Rechnung markieren Sie das Kontrollkästchen Anwendbar im Programm Aktivitäten nach Prozedur (whinh0106m000).

Proforma-Fakturierart

Sie können die folgenden Daten definieren:

  • Sie können die voreingestellte Rechnungsart im Programm Proforma-Fakturierarten (tcmcs0167m000) auf Proforma-Rechnung oder Zollrechnung setzen.
  • Sie können das Kontrollkästchen Proforma-Rechnungsnummer generieren markieren, um eine eindeutige Nummer und einen Nummernkreis für die Proforma-Rechnung zu generieren. Der Nummernkreis und die Gruppe werden im Programm Buchungsschlüssel Fakturierung (cisli0101m000) festgelegt. Die Rechnung mit der eindeutigen Nummer wird zum späteren Nachschlagen im Paket "Fakturierung" gespeichert. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht markiert ist, wird eine vorläufige Rechnung mit einer temporären Nummer generiert und diese Rechnung wird nicht gespeichert.
  • Wenn Sie das Kontrollkästchen Proforma-Rechnung sofort drucken markieren, wird die Proforma-Rechnung sofort nach der Erstellung gedruckt.
  • Mit der Option Proforma-Rechnungen basierend auf bestimmen Sie, ob die Proforma-Rechnung auf einem Auftrag oder einer Lieferung basiert. Wenn das Feld auf "Auftrag" gesetzt ist, wird die Rechnung basierend auf der Auftragsmenge erstellt, wenn es auf "Lieferung" gesetzt ist, wird die Rechnung auf Basis der gelieferten Menge generiert. Diese Option wird nur verwendet, wenn die Proforma-Rechnung aus dem Paket "Auftragsverwaltung" stammt.
  • Mit Aktion, wenn Proforma bereits fakturiert wird die Aktion bestimmt, die durchgeführt wird, wenn die Proforma-Rechnung bereits für fakturierbare Positionen gedruckt wurde. Die folgenden Optionen sind möglich:
    • Proforma-Fakturierung sperren: Die Proforma-Rechnung kann nicht generiert werden, sobald sie für eine fakturierbare Position gedruckt wurde.
    • Proforma-Fakturierung zulassen: Die Proforma-Rechnung kann generiert werden, nachdem sie für eine fakturierbare Position gedruckt wurde. Für dieselben fakturierbaren Positionen können mehrere Versionen der Proforma-Rechnung erstellt werden.
    • Zulassen und vorherige Rechnung stornieren: Die Proforma-Rechnung kann für dieselben fakturierbaren Positionen generiert werden, für die bereits die Proforma-Rechnung generiert wurde. Die zuvor generierte Proforma-Rechnung wird jedoch storniert.
  • Wenn Sie die Option Betragsherkunft für Proforma-Rechnung auswählen, wird der Rechnungsbetrag für die Proforma-Rechnung abgeleitet. Folgende Optionen sind verfügbar:
    • Buchungswert: Der Handelspreis wird als Rechnungsbetrag verwendet.
    • Zollwert: Der auf der Auftragsposition oder Sendungsposition angegebene Zollwert wird als Rechnungsbetrag verwendet.
Proforma-Fakturierungsprozess

Proforma-Rechnungen können über folgende Herkünfte ausgelöst werden:

VK-Auftrag und VK-Lieferabruf

Die VK-Auftragsverwaltung ermöglicht die Erstellung von Proforma-Rechnungen ab dem Zeitpunkt der Genehmigung der zugrunde liegenden Verkaufsbuchung bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Auftrag an die Fakturierung weitergeleitet wird. Die folgenden Szenarien sind in der Auftragsverwaltung zulässig:

  • Erstellen einer Proforma- oder Zollrechnung auf Basis von Auftragsdaten.
  • Erstellen einer Proforma-Rechnung oder Zollrechnung auf Basis des Sendungsstatus. Die vorkalkulierten Werte werden verwendet, wenn keine Ist-Werte verfügbar sind.
  • Erstellen einer endgültigen Rechnung auf Basis des Sendungsstatus (bestätigt).

Eine Proforma- oder Zollrechnung für VK-Auftragslieferpositionen kann über "Sendungen" ausgelöst werden. Dies ist möglich, wenn der Sendungsstatus festgeschrieben oder bestätigt ist. Wenn der Status der Sendung festgeschrieben ist, werden die vorkalkulierten Werte verwendet. Wenn die Sendung bestätigt wird, werden die Ist-Menge und die Ist-Kosten verwendet.

Service

Das Paket "Service" ermöglicht die Generierung von Proforma-Rechnungen über die Problemmeldung oder Auftragserfassung, bis die Rechnungspositionen an die Fakturierung freigegeben werden.

  • Service-Auftrag: Sie können eine Proforma-Rechnung generieren, wenn der Status des Service-Auftrags "Frei" lautet. Es kann keine Proforma-Rechnung generiert werden, nachdem der Auftrag (bzw. die Auftragsleistung) nachkalkuliert wurde. Eine Proforma-Rechnung kann außerdem dann nicht generiert werden, wenn keine vorkalkulierten Daten verfügbar sind.
  • Werkstattauftrag (Teile-Instandsetzung oder Teile-Lieferung oder Teile-Verleih): Sie können eine Proforma-Rechnung generieren, wenn der Auftragsstatus "Frei" lautet. Es kann keine Proforma-Rechnung generiert werden, nachdem der Werkstattauftrag (bzw. die Positionen) nachkalkuliert wurden. Eine Proforma-Rechnung kann außerdem dann nicht generiert werden, wenn keine vorkalkulierten Daten verfügbar sind.
  • Kundenreklamation: Eine Proforma-Rechnung ist erforderlich, wenn eine Gutschrift ausgestellt wird und wenn der Kunde durch Senden von neuem Material entschädigt wird. Wenn eine Gutschrift ausgestellt wird, muss die Proforma-Rechnung auf den genehmigten Daten der Reklamation basieren. Wenn neues Material gesendet wird, muss die Proforma-Rechnung auf dem Zollwert der jeweiligen Artikel basieren.
  • Service-Vertrag: Eine Proforma-Rechnung basiert auf den Teilrechnungsdaten. Die Rechnung kann nicht generiert werden, nachdem die Teilrechnung an das Paket "Fakturierung" weitergeleitet wurde.
Projekt

Im Paket "Projekt" können Sie Proforma-Rechnungen für alle vorhandenen Projektfakturierungsherkünfte generieren. Der Zollwert kann in den Projektlieferungen definiert werden. Dieser Zollwert wird an das Paket "Lagerwirtschaft" weitergegeben und für Zollrechnungen zu Projektlieferungen verwendet.

Lagerwirtschaft

Lagersendungen ermöglichen die Erstellung von Proforma-, Zoll- oder Ist-Rechnungen. Die Proforma-Rechnung kann unabhängig von der Auftragsherkunft in der Sendung ausgelöst werden. Je nach Auftragsherkunft werden die entsprechenden fakturierbaren Proforma-Positionen erstellt. Diese fakturierbaren Proforma-Positionen können sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt fakturiert werden. Eine Proforma- oder Zollrechnung kann auch für Sendungen generiert werden, die keine Fakturierung auslösen. Beispiel: Umlagerung eines Artikels an einen Fremdleister für fremdvergebene Aktivitäten.

Die Proforma-Rechnung kann über das Programm Aktivitäten nach Prozedur (whinh0106m000) ausgelöst werden. Eine Proforma- oder Zollrechnung kann generiert werden, nachdem die Sendung auf "Festgeschrieben" gesetzt wurde.

Nachdem die Zollrechnung verarbeitet wurde, muss die Sendung festgeschrieben oder bestätigt werden. Die Festschreibung der Sendung kann nur dann aufgehoben werden, wenn die Zollrechnung storniert wird. Nachdem eine Proforma- oder Zollrechnung erstellt wurde, kann erst dann eine weitere Proforma- oder Zollrechnung erstellt werden, wenn die ursprüngliche Rechnung durch den Anwender storniert wird.

Workbench Proforma-Fakturierung

Mit der Workbench Proforma-Fakturierung können Sie Proforma-Rechnungen und fakturierbare Proforma-Positionen anzeigen. Sie können die Positionen nach den angegebenen Werten und nach Rechnungsart filtern. Klicken Sie auf "Filter anwenden", um die Filtereinstellungen anzuwenden. Mit dieser Workbench können Sie immer nur eine Art von Proforma-Rechnungen gleichzeitig erstellen.

Hinweis
  • Proforma-Rechnungen und fakturierbare Proforma-Positionen sind in den regulären Fakturierungsprogrammen nicht verfügbar und können nur über die Workbench Proforma-Fakturierung aufgerufen werden.
  • Sie können die mit allen Belegarten (wie Sendung, Projekt, VK-Auftrag und Service-Auftrag) verknüpften Proforma-Rechnungspositionen anzeigen.
  • Über die Optionen der zugehörigen Menüs, wie "Positionen bestätigen", "Verarbeiten", "Übermitteln" und "Archivieren", können Sie die mit den Rechnungspositionen verbundenen Prozesse ausführen.