Budgetbewaking in Magazijnbeheer

De functionaliteit voor Budgetbewaking wordt gebruikt door overheidsinstanties, gemeenteraden, ziekenhuizen en dergelijke om budgetgerelateerde zakelijke mutaties te traceren en te bewaken.

Als u Budgetbewaking wilt inschakelen, moet u het selectievakje Budgetbewaking in de sessie Geïmplementeerde software-componenten (tccom0100s000) inschakelen. De sessie Verdeling over budgetrekeningen (tcbgc1100m000) wordt gebruikt voor de integratie van Budgetbewaking met de module Magazijnbeheer. De gegevens van Budgetbewaking worden als defaults gebruikt voor Magazijnbeheer op basis van deze sessie.

Concepten van budgetbewaking

  • Budgetcontrole

    Met een budgetcontrole wordt de beschikbaarheid van een budget bepaald. Het budget kan worden gebruikt voor inkoopaanvragen, inkooporders, goederenontvangsten, inkoopfacturen enz. U kunt de parameters voor budgetcontrole definiëren in de sessie Bedrijven (tcemm1170m000). De budgetcontrole wordt uitgevoerd voor documenten als ontvangsten en afgiften.

    U kunt het volgende opgeven in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000):

    • Of het budget moet worden gecontroleerd voor een specifieke documentsoort of een specifiek business object
    • Of het budget moet worden gecontroleerd voor een regel wanneer de documentregel wordt opgeslagen of wanneer het document voor elke regel wordt goedgekeurd.
  • Budgetmutaties

    Wanneer een budget wordt gecontroleerd, wordt een budgetmutatie opgeslagen in LN.

  • Budgetafwijkingen

    Wanneer budgetafwijkingen worden vastgesteld, wordt een uitzonderingsbericht gegenereerd in LN. Redenen voor budgetafwijkingen kunnen zijn:

    • Budget wordt overschreden
    • Budgetrekening ontbreekt
    • Budget is geblokkeerd
    • Er is een fout opgetreden

    Wanneer een afwijking wordt vastgesteld, wordt het document geblokkeerd en kan het niet worden verwerkt. Het selectievakje Budgetafwijkingen wordt ingeschakeld op de documentregel. Budgetafwijkingen worden beheerd door geautoriseerde gebruikers, zoals budgethouders, financiële managers en controllers. Om het document te verwerken, moet de afwijking worden verholpen. U kunt de opdracht Budget controleren gebruiken om de budgetcontrole voor het document te herhalen. Wanneer bij een budgetcontrole geen afwijkingen worden vastgesteld, wordt het selectievakje Budgetafwijkingen uitgeschakeld in het document en de sessie Verdeling over budgetrekeningen (tcbgc1100m000).

  • Document

    In Magazijnbeheer is een document of een documentregel een ontvangstregel voor inkoopontvangsten of een (handmatige) magazijnorderregel voor handmatige afgiften of retouren voor Productie of Service. Om de integratiedocumentsoort voor mutatieherkomst Budgetbewaking te initialiseren, gebruikt u het tabblad Budgetbewaking in de sessie Integratieschemagegevens initialiseren (tcfin0210m000) om de toepasselijke Integratiedocumentsoorten voor herkomst mutatie en Elementen voor business object te selecteren. Deze integratiedocumentsoorten worden gebruikt om grootboekrekeningen en dimensies in te vullen op uitslagorderregels.

    Als een documentregel handmatig is aangemaakt, moet u de bijbehorende gegevens in de sessie Verdeling over budgetrekeningen (tcbgc1100m000) eveneens handmatig aanmaken.

  • Documentwijzigingen

    U kunt nog wijzigingen aanbrengen in een document nadat de budgetcontrole is uitgevoerd en geen afwijkingen zijn vastgesteld. U kunt de hoeveelheid, het bedrag, de valuta, datums en de mutatiesoort wijzigen. Na de wijziging wordt het budget opnieuw gecontroleerd wanneer u het document opslaat of (opnieuw) goedkeurt.

    Wanneer een documentregel wordt afgekeurd, geannuleerd of verwijderd (voorafgaand aan de verwerking, niet bij de archivering), wordt de budgetcontrole opnieuw toegepast met een bedrag nul om de saldi van de budgetrekeningen tegen te boeken.

    Wanneer een document wordt gekopieerd, moeten de gegevens uit de sessie Verdeling over budgetrekeningen (tcbgc1100m000) ook worden gekopieerd naar de nieuwe documentregels.