Opdrachten servicemedewerkers - Synchronisatie van afspraken met CRM

Service -opdrachten en CRM- afspraken zijn geïntegreerd, zodat serviceopdrachten als afspraken zichtbaar zijn in CRM. Dat betekent dat de (geplande) bezoeken aan de klant en de nieuwe taak die aan de servicemedewerker is toegewezen, zichtbaar zijn voor de CRM-vertegenwoordiger. Het schema van de servicemedewerker kan ook worden gesynchroniseerd met Outlook, via de CRM-afspraken.

Opdracht servicemedewerker aanmaken

Ga als volgt te werk om een opdracht van een servicemedewerker in CRM te verwerken:

  • Afspraak

    Wanneer een opdracht voor een servicemedewerker handmatig wordt aangemaakt met de sessie Opdrachten servicemedewerker (tssoc2505m000) of wordt gegenereerd vanuit de ordersessie en het selectievakje CRM-afspraken voor serviceopdrachten aanmaken in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000) is ingeschakeld, wordt een activiteit van de Soort Afspraak aangemaakt in de sessie Activiteiten (tccom6100m000). De aan de afspraak gerelateerde gegevens worden ingevuld in de activiteitensessie. Het gaat daarbij om gegevens als Onderwerp, Locatie, Status, Startdatum, Einddatum, Tijd weergeven als, Informatie en Relatie.

NB
  • De geplande starttijd en geplande eindtijd worden gesynchroniseerd met CRM als de startdatum en einddatum.
  • Voor het veld Relatie in de sessie Activiteiten (tccom6100m000) wordt voor de CRM-afspraak de verkopen-aan relatie van de serviceorder/reparatieverkooporder opgehaald als default waarde.
  • Deelnemers

    Voor het veld Organisator in de sessie Activiteiten (tccom6100m000) wordt voor de vergadering de default waarde opgehaald uit het veld Organisator van CRM-afspraken in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000). De medewerker die is gekoppeld aan de opdracht fungeert als deelnemer aan de vergadering. Wanneer de medewerker met de opdracht de Organisator van de vergadering is, wordt maar één deelnemersrecord aangemaakt in de sessie Deelnemer (tccom6105m000).

    Ook iedere servicemedewerker die aan dezelfde orderactiviteit wordt toegewezen, wordt als deelnemer aan de afspraak toegevoegd. De e-mailadressen van deze collega's worden niet opgegeven in de sessie Deelnemer (tccom6105m000), zodat afspraken niet twee keer worden weergegeven in Outlook.

NB

Als het selectievakje Verkopen-aan contactpersoon aanwezig bij afspraak in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000) is ingeschakeld, wordt ook de contactpersoon van de verkopen-aan relatie van de order toegevoegd als deelnemer van de vergadering.

  • Referenties

    Als referentie voor een afspraak worden de attributen gebruikt waarmee de serviceopdracht, het ordernummer, het activiteitregelnummer en het opdrachtnummer worden aangeduid. Deze attributen worden in de sessie Referenties per activiteit (tccom6115m000) op basis van de volgende koppelingen opgegeven.

    • Soort
    • Volgnummer
    • Opmerking

    Voor een afspraakreferentie wordt de geplande eindtijd van de serviceorder/werkorder weergegeven als een vervaldatum van de afspraak in de sessie Activiteiten (tccom6100m000).

  • Orderrelaties

    Wanneer de afspraak is aangemaakt, wordt in de sessie Gerelateerde orders (tsmdm4500m000) de koppeling tussen de serviceopdracht en de afspraak aangemaakt.

Opdracht/activiteit voor servicemedewerker bijwerken

U kunt de opdrachtgegevens en de regelgegevens van de orderactiviteit wijzigen. Deze wijzigingen moeten dan wel worden gesynchroniseerd met de gerelateerde CRM-afspraak. De afspraken die worden gegenereerd vanuit een serviceopdracht, kunnen alleen vanuit Service worden bijgewerkt. Als de geplande datums in Service worden gewijzigd, worden de datums van de CRM-afspraak altijd overschreven.

Wanneer een andere medewerker wordt toegewezen aan een bestaande orderopdracht, worden de wijzigingen bijgewerkt in de sessie Deelnemer (tccom6105m000). De vorige medewerker wordt als deelnemer aan de vergadering verwijderd en de nieuwe medewerker wordt als deelnemer toegevoegd.

De CRM-afspraken worden gesynchroniseerd bij wijziging van de informatie in de orderkop en orderactiviteit die relevant is voor de CRM-afspraak. Als in de orderkop informatie als de verkopen-aan relatie, de verzenden-aan relatie, de contactpersoon of het adres wordt gewijzigd, worden alle gerelateerde CRM-afspraken gesynchroniseerd. Hetzelfde geldt voor de gegevens die op activiteitniveau worden gewijzigd. De informatie over de gerelateerde afspraak is beschikbaar in de sessie Gerelateerde orders (tsmdm4500m000).

Wijzigingen in de kop en op activiteitniveau kunnen een update op meerdere CRM-afspraken triggeren. De meeste van deze wijzigingen worden weergegeven op het veld Informatie van de afspraak in de sessie Afspraak (tccom6600m100).

NB

Wanneer de opdrachtstatus voor de servicemedewerkers op Gereed wordt gezet in de sessie Opdrachten servicemedewerker (tssoc2505m000), wordt de Status van de vergadering in CRM op Gehouden gezet in de sessie Activiteiten (tccom6100m000).

Serviceopdracht verwijderen

Wanneer een serviceopdracht wordt verwijderd, wordt ook de gerelateerde CRM-afspraak verwijderd als de status van de serviceorder of werkorder niet op Gereed, Nagecalculeerd of Afgesloten staat.

Wijziging in CRM-afspraak synchroniseren met serviceopdracht

De start- en einddatum van de CRM-afspraak worden bijgewerkt wanneer de organisator van de vergadering de afspraak wijzigt in Outlook.

Als het selectievakje Serviceopdachten met CRM-afspraakdatums bijwerken in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000) is ingeschakeld, worden de gewijzigde start- en einddatum van de afspraak gesynchroniseerd met de oorspronkelijke serviceopdracht.