CRM-afspraak voor opdracht van medewerker in Project

Een medewerker kan worden toegekend aan verschillende activiteiten. Het is daarom nodig een kalenderoverzicht te hebben, zodat de medewerker de opdrachten voor een bepaalde dag, week of maand kan bijhouden. Project- opdrachten en CRM- afspraken zijn geïntegreerd, zodat projectopdrachten als afspraken zichtbaar zijn in CRM. Door resourceopdrachten en CRM-afspraken te integreren worden opdrachten als afspraken weergegeven.

Opdracht medewerker aanmaken

Een medewerkeropdracht in CRM verwerken:

  • Afspraak

    Wanneer het selectievakje CRM-afspraken voor projectopdrachten aanmaken is ingeschakeld in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000), wordt een activiteit van het Soort Afspraak aangemaakt in de sessie Activiteiten (tccom6100m000) voor elke opdracht voor een medewerker die wordt opgegeven in de sessie Opdrachten (tpptc2170m000). De aan de afspraak gerelateerde gegevens worden ingevuld in de activiteitensessie. Het gaat daarbij om gegevens als Onderwerp, Locatie, Status, Startdatum, Einddatum, Tijd weergeven als en Informatie.

NB

De geplande starttijd en geplande eindtijd worden gesynchroniseerd met CRM als de startdatum en einddatum.

  • Resourceopdrachten

    Het veld Afspraak in de sessie Resourceopdrachten (tcrac1100m000) kan worden gebruikt om de opdrachtherkomst van de afspraak te bekijken.

  • Deelnemers

    Voor het veld Organisator in de sessie Activiteiten (tccom6100m000) wordt voor de vergadering de default waarde opgehaald uit het veld Organisator van CRM-afspraken in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000). De medewerker die is gekoppeld aan de opdracht, fungeert als deelnemer aan de vergadering. Wanneer de toegekende medewerker de Organisator van de vergadering is, wordt maar één deelnemersrecord aangemaakt in de sessie Deelnemer (tccom6105m000).

    Iedere medewerker die aan hetzelfde project, hetzelfde plan, dezelfde activiteit en dezelfde taak wordt toegekend, wordt ook als deelnemer aan de afspraak toegevoegd. De e-mailadressen van deze medewerkers (collega's) worden niet opgegeven in de sessie Deelnemer (tccom6105m000), zodat afspraken niet twee keer worden weergegeven in Outlook.

NB

De medewerker die aan de opdracht is gekoppeld, evenals de collega's worden alleen toegevoegd als deelnemers aan de vergadering als het selectievakje CRM-afspraken voor opdrachten aanmaken in de sessie Medewerkers - Medewerkersbeheer (bpmdm0101m000) is ingeschakeld.

  • Referenties

    Als referenties voor een afspraak worden de attributen gebruikt waarmee de projectopdracht, het plan, de activiteit, de regel en het volgnummer worden geïdentificeerd. Deze attributen worden in de sessie Referenties per activiteit (tccom6115m000) op basis van de volgende koppelingen opgegeven.

    • Soort
    • Volgnummer
    • Opmerking
Projectopdracht bijwerken

U kunt de opdrachtgegevens en de regelgegevens van de orderactiviteit wijzigen. Deze wijzigingen moeten dan wel worden gesynchroniseerd met de gerelateerde CRM-afspraak. De afspraken die worden gegenereerd vanuit een projectopdracht, kunnen alleen vanuit Project worden bijgewerkt. Als de geplande datums in Project worden gewijzigd, worden de datums van de CRM-afspraken altijd overschreven.

Wanneer een andere medewerker wordt toegekend aan een bestaande opdracht, worden de wijzigingen bijgewerkt in de sessie Deelnemer (tccom6105m000). De vorige medewerker (deelnemer aan de vergadering) wordt verwijderd en de nieuwe medewerker wordt als deelnemer toegevoegd. De wijzigingen zijn alleen van toepassing als het selectievakje CRM-afspraken voor opdrachten aanmaken in de sessie Medewerkers - Medewerkersbeheer (bpmdm0101m000) is ingeschakeld.

Projectopdracht verwijderen

Wanneer een projectopdracht wordt verwijderd, wordt ook de gerelateerde CRM-afspraak verwijderd.