Soorten boekingen voor kostenMet een soort boeking worden de projectprocessen verduidelijkt. Soorten boekingen kunnen de volgende herkomst hebben:
In het volgende overzicht vindt u de herkomst van mutaties en de kostensoorten: %PBO(C)
Handmatige registratie Voor alle kostensoorten kunnen de kosten handmatig worden geregistreerd. Verplichtingen kunnen worden ingevoerd voor alle kostensoorten, met uitzondering van de kostensoort Taak. De soorten boekingen zijn tamelijk eenvoudig. Als bij de verwerking van de kosten de soort boeking Projectbeheer wordt gevonden, wordt bij het boeken van kosten naar de historie dezelfde soort boeking gebruikt. Voor verplichtingen wordt de soort boeking Zachte verplichtingen gevonden. Voor toeslagen wordt de optie voor het doorboeken van toeslagen naar de definitieve kosten per eenheid gebruikt om de herkomst van de kosten aan te geven. Als de werkelijke kosten in een latere fase beschikbaar zijn, kunnen de kosten via afstemming worden gekoppeld aan verplichtingen. De kosten vervangen de verplichtingen. Facturering via Financials zonder inkooporder Als u de uitgebreide inkoopprocedure wilt omzeilen, kunt u inkopen rechtstreeks in het project invoeren in Fin. administratie. Handmatig ingevoerde mutaties worden vanuit Fin. administratie op een tussenrekening in het grootboek geboekt indien het selectievakje Extra boeking OHW in Financials in de sessie Parameters projectadministratie (tpppc0100s000) is ingeschakeld. In de sessie Mutaties (tfgld1101m000) kunt u kosten handmatig boeken voor verschillende projecten. Nadat deze kosten zijn verwerkt met de sessie Mutaties doorboeken (tpppc4202m000), worden de kosten geboekt op een rekening in het grootboek die in de sessie Integratieschema (Project) (tfgld4102s000) voor het project is gereserveerd. Het bedrag dat is ingevoerd op de tussenrekening in het grootboek wordt tegengeboekt. NB: Zorg dat aan de posten in de sessie Integratieschema (tfgld4500m000) geen project is gekoppeld. In dat geval kunnen er namelijk integratieproblemen ontstaan wanneer u een nieuw project aanmaakt. Parameter uitgeschakeld Indien het selectievakje Financiële administratie in de sessie Parameters projectadministratie (tpppc0100s000) is uitgeschakeld, is er geen specifieke OHW-rekening gereserveerd voor het project en worden de kosten voor alle projecten geboekt op de historie en de OHW-rekening in het grootboek. Urenregistratie Urenregistratie wordt uitgevoerd in de urenverantwoordingssessies van Medewerkers. Uren die u overzet naar Project, worden uiteindelijk in de historie opgenomen met de soort boeking Urenregistratie. Onderaannemingsuren zijn gekoppeld aan een inkooporder. Voor deze inkooporder moet een overmakingsovereenkomst zijn vastgelegd. Dit kunt u controleren in de module Inkoop. Ook voor het project moet een overmakingsovereenkomst zijn vastgelegd. Dit kunt u controleren in de module Crediteurenadministratie van Fin. administratie. Onderaannemingsuren worden niet in het grootboek geboekt, maar worden doorgeboekt naar Crediteuren. In deze module van Fin. administratie wordt het aantal uren dat aan een inkooporder is besteed, bijgewerkt met de onderaannemingsuren. De onderaannemingsuren worden geboekt op de loonkostenhistorie. Voor mutaties voor onderaannemingsuren worden geen toeslagen berekend. In de projecthistorie wordt deze mutaties weergegeven met de soort boeking Onderaannemingsuren. Rechtstreekse levering Elke geplaatste order of geregistreerde ontvangt voor een inkooporder kan een verplichting zijn en wordt vastgelegd in de verplichtingenadministratie. Bij rechtstreekse levering aan een project wordt de bijbehorende factuur ingevoerd en toegekend aan de order. Op dat moment wordt de verplichting omgezet in werkelijke kosten. Bij een rechtstreekse levering aan een projectmagazijn worden zachte verplichtingen in het projectmagazijn omgezet in harde verplichtingen nadat in het magazijn een inkooporder is ontvangen. De harde verplichtingen worden omgezet in kosten als de order is afgegeven via een project. Als de financiële mutatie wordt uitgevoerd in het magazijn en niet in het project, kunt u de magazijnwaarde corrigeren. Deze correctie wordt vervolgens weergegeven met de soort boeking Waardecorrectie. U kunt waardecorrectie alleen gebruiken als de inkooporder nog niet is toegekend. NB: Kostenmutaties die het resultaat zijn van goedkeuring van de inkooporder, worden nooit geboekt in het grootboek van Fin. administratie De volgende soorten boekingen zijn mogelijk:
NB: Als een artikel van de soort Kostenartikel wordt besteld, wordt deze orderregel altijd afgehandeld als een rechtstreekse levering, zelfs als het artikel kan worden vrijgegeven voor een magazijn. In Project wordt onderscheid gemaakt tussen zachte verplichtingen (bij het aanmaken van de inkooporder), harde verplichtingen (bij levering aan het project of het projectmagazijn) en kosten. Of de zachte en/of harde verplichtingen worden doorgeboekt naar Project is afhankelijk van de enumwaarde van Verplichtingen loggen (inkoopmutaties). Hiervoor zijn de volgende waarden mogelijk:
Levering via een magazijn Als de voorraad in een projectmagazijn (verplichtingen) wordt afgegeven door het project (kosten), geldt hiervoor dezelfde procedure als voor rechtstreekse leveringen. In de volgende gevallen worden tegenboekingsverplichtingen gegenereerd in plaats van kostenmutaties:
NB: Kostenmutaties die het gevolg zijn van leveringen aan het projectmagazijn via een inkooporder, worden nooit geboekt in het grootboek, maar doorgeboekt naar Project. De volgende soorten boekingen zijn mogelijk:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||