Top-down begrotingen gebruiken

De totale projectkosten, onderverdeeld voor afzonderlijke activiteiten, gebaseerd op historische kosten en andere projectvariabelen. Het doel van een top-down begroting is te komen tot een overzicht van de begrotingsmogelijkheden zodat duidelijk wordt of het project vanuit begrotingsoogpunt geschikt is. Als u met deze begroting wilt werken, moet u een tijdsgefaseerde begroting aanmaken.

Een top-down begroting wordt gebruikt om bedragen over een activiteitenstructuur te verdelen. De beperking van een top-down begroting is dat de bedragcontrole voor de structuurdelen op lagere niveaus wordt gebruikt voor de gedistribueerde bedragen. Daarom kunt u op lagere niveaus geen bedragen invoeren die hoger zijn dan het gedistribueerde bedrag.

Als de begroting van alle activiteiten en de kosten voor elke afzonderlijke activiteit onduidelijk zijn, terwijl het geschatte gedistribueerde bedrag wel bekend is, moet u een project beginnen met een top-down begroting. Voor de top-down begrotingsversie voert u de aanneemsom, het winstbedrag en de managementkosten in. Het resterende bedrag wordt vervolgens over de activiteiten gedistribueerd. U kunt dit bedrag gebruiken voor de begroting. In de top-down begrotingsversie wordt de activiteitenstructuur gekoppeld in de sessie Structuur en top-downbegroting genereren (tpptc5210m000) en kunt u het gedistribueerde bedrag toewijzen aan de activiteiten in de sessie Top-down begrotingsgegevens (tpptc5510m000). De versie beschikt over een afgeleide structuur. U kunt nieuwe gegevens in een nieuwe versie invoeren als de voorlopige versie Definitieve begroting is.

U kunt de bottom-up activiteitenbegroting tijdsgefaseerd maken door top-down begrotingsgegevens aan te maken met behulp van de sessie Structuur en top-down begroting genereren (tpptc5210m000). Als gevolg hiervan wordt de bottom-up begroting tijdsgefaseerd.

Voorbeeld: een project heeft een topactiviteit en twee child-activiteiten, bijvoorbeeld ACT1 en ACT2. Het bottom-up begrotingsbedrag voor de topactiviteit is 600 EUR, voor ACT1 is dat 300 EUR en voor ACT2 ook 300 EUR. Er is ook een begrotingsversie met een begroting van 500 EUR voor de topactiviteit, 300 EUR voor Activiteit1 en 200 EUR voor Activiteit2. Met behulp van de sessie Structuur en top-downbegroting genereren (tpptc5210m000) wordt een activiteitenstructuur aangemaakt waarbij Top, ACT1 en ACT2 onderdeel zijn van de top-down structuur. Het totale begrotingsbedrag van 600 EUR wordt eerst gedistribueerd naar de topactiviteit en later naar de child-activiteiten, waarbij er 300 EUR naar ACT1 gaat en 300 EUR naar ACT2. Het totale bedrag dat wordt gedistribueerd, overschrijdt het bedrag van 500 EUR van de begrotingsversie.

Als rekening moet worden gehouden met het bottom-up bedrag met behulp van de optie Begrotingsregels activiteiten kopiëren in de sessie Structuur en top-downbegroting genereren (tpptc5210m000), komt het begrotingsbedrag voor de topactiviteit uit op 600 EUR. Dit bedrag is hoger dan het opgegeven bedrag van 500 EUR van de begrotingsversie. LN berekent het winstbedrag van 100 EUR, wat in dit geval een negatief bedrag is. Dit bedrag wordt alleen berekend als het veld Bij overschrijding bedrag begrotingsversie op Doorgaan staat.