Verplichtingen loggen (inkoopmutaties)

Een uitzondering hierop zijn harde verplichtingen. Hiervan is sprake wanneer een inkooporder rechtstreeks aan een projectlocatie wordt geleverd. In dat geval wordt er een regel met harde verplichtingen aangemaakt. Bij rechtstreekse levering aan een projectlocatie worden de kosten van onderhanden werk naar Financiële administratie geboekt. De verplichtingen in Project worden daarmee kosten in Financials.

Dit heeft te maken met het tijdstip van de volgende stap: goedkeuring van de factuur. Dit tijdstip wordt niet bepaald vanuit Project maar vanuit Financiële administratie. Daarom worden de kosten van onderhanden werk naar Financiële administratie geboekt.

De kosten van onderhanden werk kunnen dus alleen worden vastgelegd als de factuur is goedgekeurd, al zal dat in veel gevallen te laat zijn. Er is echter nog sprake van verplichtingen, omdat de goederen alleen aan het project zijn geleverd (en niet verbruikt) en mogelijk naar een magazijn worden geretourneerd (bijvoorbeeld als de goederen wel zijn besteld, maar niet gebruikt).

Verplichtingen worden vastgelegd op het moment van bestelling en levering (wanneer de goederen of diensten worden ontvangen) of op het moment dat termijnbetalingen worden vrijgegeven.

Verplichtingen worden alleen vastgelegd op het moment van levering of op het moment waarop termijnbetalingen worden vrijgegeven.