Inkoopfacturen toekennen en fiatteren

Het toekennen van inkoopfacturen is één stap in de procedure voor inkoopfacturen.

Nadat de factuur volledig is toegekend, kunt u de factuur goedkeuren.

NB

In een structuur met meerdere bedrijven kunt u inkoopfacturen voor meerdere bedrijven toekennen.

U kunt Factuur t.b.v. inkooporder toekennen aan:

  • Ontvangsten van de bestelde goederen
  • Inkooporders

U kunt Fact. gerelateerd aan logistieke kosten toekennen aan ontvangstregels voor logistieke kosten.

U kunt Factuur t.a.v. transportorder toekennen aan transportorders.

U kunt inkoopfacturen op twee manieren verwerken:

  • Afzonderlijke inkoopfacturen handmatig verwerken
  • Reeksen inkoopfacturen toekennen en goedkeuren in een taak op de achtergrond
NB
  • Als er een ontvangstschema is gekoppeld aan de betalingscondities van de factuur, kunt u de beschreven acties uitvoeren op de ontvangstschemaregels in plaats van op de factuur.
  • Een inkoopfactuur kan worden gebruikt in de procedure voor toekenning aan ontvangsten of de procedure voor toekenning aan orders. Als u een inkoopfactuur tijdens de automatische toekenning bijvoorbeeld gedeeltelijk aan ontvangsten hebt toegekend, kunt u het resterende factuurbedrag niet handmatig toekennen aan een inkooporderregel.
  • Daarnaast kunnen inkoopfactuurregels worden gebruikt in de procedure voor toekenning aan ontvangsten of de procedure voor toekenning aan orders. Als u dus een inkoopfactuur wilt toekennen aan meerdere orderregels, moet u dezelfde toekenningsprocedure gebruiken voor alle orderregels.
  • Om problemen te voorkomen, kunt u in alle gevallen dezelfde toekenningsprocedure gebruiken.

  • Als u gebruikmaakt van betalingsovereenkomsten, kan LN alleen factuurregels toekennen aan inkooporderregels waarvoor dezelfde betalingsovereenkomst is opgegeven.

Inkoopfacturen toekennen

U kunt op de volgende manieren afzonderlijke inkoopfacturen en transportfacturen toekennen:

  • Automatisch

    LN kent automatisch geregistreerde inkoopfacturen toe aan de opgegeven inkooporder, pakbon of lading of zending. Als de factuur slechts gedeeltelijk kan worden toegekend, kunt u handmatig het resterende niet-toegekende bedrag toekennen.

  • Handmatig

    U kunt handmatig facturen toekennen als u het gerelateerde ordernummer of de gerelateerde pakbon of lading of zending niet kent, of als u de factuur wilt toekennen aan meerdere orders.

  • In een taak

    U kunt reeksen inkoopfacturen met de status Geregistreerd toekennen en goedkeuren in een taak op de achtergrond.

Inkoopfactuurregels toekennen

De factuurregels die aan de inkoopfacturen zijn gekoppeld, bevatten gegevens, zoals het inkoopordernummer, de pakbon en het artikel, die worden gebruikt bij het toekennen van de facturen aan inkooporders of inkoopontvangsten. Wanneer geen inkooporder of pakbon is gedefinieerd op een factuurregel die is gerelateerd aan een order, worden de inkooporder en de pakbon van de factuurkop gebruikt om de factuurregel toe te kennen. Het artikel dat op de factuurregels is opgegeven, wordt alleen gebruikt om regels toe te kennen aan inkooporders en ontvangsten met dezelfde artikelcode.

U kunt inkoopfacturen op twee manieren toekennen:

  • Factuurregels kunnen rechtstreeks worden toegekend aan inkooporders en ontvangsten, of
  • Op grond van de factuurregels de order, de pakbon en het artikel bepalen om de factuur toe te kennen aan inkooporders en ontvangsten.
Factuurregels rechtstreeks toekennen aan inkooporders en ontvangsten

De hoeveelheid van de factuurregel, de prijs per eenheid en het netto regelbedrag worden gebruikt bij het toekennen van de factuurregel aan inkooporders en ontvangsten. De factuurregel kan automatisch worden toegekend met een prijsverschil. U kunt in Infor LN geen factuurregels toekennen aan inkooporders en ontvangsten als de prijsverschillen groter zijn dan de waarden op de velden Margepercentage voor toekennen aan prijsverschil en Margebedrag voor toekennen aan prijsverschil in de sessie Instellingen autom. toekennen per factureren-door relatie (tfacp0107m000) of groter zijn dan de waarde op het veld Marge prijsverschil ontvangen facturen in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000). Op basis van de waarde die is opgegeven op het veld Procedure voor automatisch toekennen in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000), worden de factuurregels toegekend aan hetzij de inkooporder, hetzij de inkoopontvangst.

  • Aan inkooporder toekennen

    • Inkooporderregels met hetzelfde artikel als de factuurregel, dezelfde inkooporder of dezelfde pakbon als de factuurregel of factuurkop worden toegekend aan de factuurregel. De toegekende hoeveelheid is het minimum van de beschikbare hoeveelheid van de factuurregel die niet is toegekend. De toegekende hoeveelheid mag niet groter zijn dan het verschil tussen de hoeveelheid van de inkooporderregel en de hoeveelheid artikelen die tijdens inspecties is afgekeurd.

    • Aan inkoopontvangst toekennen

      Inkooporderontvangsten met hetzelfde artikel als de factuurregel, dezelfde inkooporder of dezelfde pakbon als de factuurregel of factuurkop worden toegekend aan de factuurregel. De toegekende hoeveelheid is het minimum van de beschikbare hoeveelheid van de factuurregel die niet is toegekend. De toegekende hoeveelheid mag niet groter zijn dan het verschil tussen de hoeveelheid van de inkoopontvangst en de hoeveelheid van de artikelen die tijdens inspecties is afgekeurd.

    Wanneer de factuurregels rechtstreeks aan de inkooporders en ontvangsten worden toegekend, is de factuur gedeeltelijk of volledig toegekend. Als de factuurregels niet rechtstreeks kunnen worden toegekend, blijft de factuur niet-toegekend.

  • Factuur toekennen aan inkooporders en ontvangsten

    Factuurregels die niet rechtstreeks zijn toegekend aan inkooporders en ontvangsten, worden in deze stap geselecteerd voor toekenning. De entiteiten, zoals het artikel, de inkooporder en de pakbon, van de factuurregels worden gebruikt om de factuurregels toe te kennen aan inkooporders en ontvangsten. Als voor factuurregels geen inkooporder en pakbon is opgegeven, worden de facturen toegekend aan de hand van de inkoopordergegevens en pakbongegevens die zijn opgegeven in de factuurkop. Wanneer inkooporders en ontvangsten kunnen worden toegekend, worden de beschikbare en goedgekeurde ontvangen hoeveelheden toegekend. In Infor LN kunt u de facturen van dit type toekennen op basis van de instellingen voor toekenning in de sessie Instellingen autom. toekennen per factureren-door relatie (tfacp0107m000). Er zijn twee soorten instellingen:

    • Het verschil tussen het totale nettobedrag van factuurregel en het totale toe te kennen orderbedrag moet binnen de gedefinieerde marges vallen, of
    • Volledige autorisatie voor toekennen aan prijsverschil moet van toepassing zijn voor Factuurbedrag hogerdan toegekend bedrag:volledige autorisatie of Factuurbedrag lagerdan toegekend bedrag:volledige autorisatie.

    Bij automatische toekenning is het verschil tussen het totale nettobedrag van de factuurregel en het totale toegekende orderbedrag een prijsverschil dat automatisch als een additionele kostenregel wordt geboekt.

Inkoopfacturen goedkeuren

Als het niet-toegekende bedrag van een factuur gelijk is aan nul of binnen de marges valt, is de factuur volledig toegekend en kunt u de factuur goedkeuren.

Als u de factuur wilt goedkeuren, selecteert u de factuur en klikt u in het menu Beeld, Referentie en/of Acties op Goedkeuren in een van de volgende sessies:

  • Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000)
  • Inkoopfacturen verwerken (tfacp2107m000)

Wanneer de factuur met succes is goedgekeurd, krijgt de factuur de status Gefiatteerd en maakt LN verschillende boekingen aan in het Grootboekadministratie. Als de factuur geblokkeerd is, vraagt LN of de blokkeringsreden kan worden verwijderd.

Facturen fiatteren voor betaling

Facturen kunnen worden goedgekeurd voor verwerking, maar u kunt daarnaast inkoopfacturen en kostenfacturen fiatteren voor betaling. In de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) kunt u de factuursoorten selecteren waarvoor fiattering voor betaling vereist is.

Als fiattering voor betaling vereist is, moet een geautoriseerde gebruiker de inkoopfactuur fiatteren in de sessie Inkoopfacturen fiatteren (tfacp1142m000). Alleen facturen die zijn gefiatteerd voor betaling, kunnen worden geselecteerd in de sessie Facturen selecteren voor betaling (tfcmg1220m000) van de module Liquiditeitenbeheer.

Voor meer informatie, zie Betalingsbevoegdheid in Crediteurenadministratie.

Prijsverschillen en extra kosten goedkeuren

Wanneer u een factuur probeert goed te keuren, controleert LN of er een verschil is tussen het orderbedrag en het factuurbedrag. Voordat u de goedkeuring kunt voltooien, moet u de verschillen verwerken:

  • Prijsverschillen kunnen worden veroorzaakt door een gewijzigde prijs per eenheid of door een verschil tussen de valutakoersen op de orderdatum en de factuurdatum. Als het prijsverschil de toegestane marges overschrijdt, moet een geautoriseerde medewerker het prijsverschil goedkeuren. Pas daarna kunt u de factuur fiatteren.

  • Extra kosten zijn kosten als transportkosten, die niet in de order waren opgenomen. Om een mutatie voor extra kosten aan te maken, klikt u op Kosten in het menu Beeld, Referentie en/of Acties van de sessie Inkoopfacturen verwerken (tfacp2107m000). De sessie Mutaties toegekende inkoopfacturen/overzichtregels (tfacp1133s000) wordt gestart. In die sessie kunt u een mutatie aanmaken voor deze extra kosten.

    Als het prijsverschil de toegestane marges overschrijdt, moet een geautoriseerde medewerker het prijsverschil goedkeuren. Pas daarna kunt u de factuur fiatteren.

Voor meer informatie, zie Prijsverschillen en extra kosten goedkeuren.

De inkoopprijs van een artikel bijwerken

Na de ontvangst worden voor het bestelde artikel de meest recente inkoopprijs en de gemiddelde inkoopprijs voor de toegekende ontvangstregels of de toegekende orderregels bijgewerkt in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000).

Voorkomen dat de inkoopprijs van het artikel wordt bijgewerkt:

  1. Selecteer de orderregelrecord in de sessie Inkooporderregels toekennen (tfacp2541m000).
Inkoopfacturen corrigeren

U kunt de volgende methoden gebruiken om correcties aan te brengen in gejournaliseerde en niet-gejournaliseerde inkoopfacturen:

  • Creditnota's

    Gebruik een creditnota om het factuurbedrag te corrigeren. Een creditnota kan betrekking hebben op één factuur of meerdere facturen.

    Voor meer informatie, zie Creditnota's.

  • Inkoopfactuurcorrecties

    U moet een factuurcorrectie aanmaken als u andere factuurgegevens dan het factuurbedrag, zoals de betalen-aan relatie, de documentdatum of de wisselkoers, wilt corrigeren.

    Voor meer informatie, zie Inkoopfactuurcorrecties.

Het foutenlogbestand weergeven

Als u de foutberichten wilt weergeven die het resultaat zijn van het toekennings- en goedkeuringsproces, start u de sessie Foutenlogbestand (tfacp2580m000). Als u eerst een factuur selecteert in de sessie Inkoopfacturen verwerken (tfacp2107m000), geeft LN alleen de foutberichten weer die zijn gerelateerd aan de geselecteerde factuur.

Het foutenlogbestand bevat alle foutberichten die het resultaat zijn van toekenningen en goedkeuringen in deze sessies:

  • Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) als u de volgende opdrachten gebruikt in het menu Beeld, Referentie en/of Acties:

    • Goedkeuren
    • Goedkeuring annuleren
    • Afletteren
  • Selectie inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2280m000)
  • Inkoopfacturen verwerken (tfacp2107m000)

Het foutenlogbestand bevat alleen foutberichten. LN drukt de bevestigingsberichten van de sessie Selectie inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2280m000), bijvoorbeeld over toegekende facturen, af in een verwerkingsverslag.

Het foutenlogbestand bevat alleen fouten die nog niet zijn opgelost. Als u de sessie Selectie inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2280m000) uitvoert, voegt LN voor de mutaties binnen de opgegeven reeks nieuwe foutberichten toe en worden de opgeloste fouten uit het foutenlogbestand verwijderd.

U kunt de sessie Foutenlogbestand verwijderen (tfacp2280m001) gebruiken om handmatig berichten uit het foutenlogbestand te verwijderen. U hoeft alleen de foutberichten te verwijderen die LN niet automatisch kan verwijderen. U kunt bijvoorbeeld de sessie Foutenlogbestand verwijderen (tfacp2280m001) gebruiken om foutberichten te verwijderen die het resultaat zijn van een mislukte poging om de goedkeuring van een factuur ongedaan te maken.

NB

Bij de volgende processen worden foutberichten automatisch uit het foutenlogbestand verwijderd:

  • Als u fouten oplost en daarna de toekenning en goedkeuring nogmaals uitvoert, verwijdert LN de opgeloste foutberichten.
  • Als u inkoopfacturen archiveert en/of verwijdert, archiveert en/of verwijdert LN de gerelateerde foutberichten.

Gerelateerde onderwerpen