CRM-contactpersonen en activiteiten synchroniseren naar Microsoft Exchange

CRM biedt de volgende synchronisatiefunctionaliteit:

  • Contactpersonen kunnen vanuit LN worden gesynchroniseerd naar Microsoft Exchange.
  • Activiteiten van de soorten Call en Afspraak kunnen als kalender-events worden gesynchroniseerd tussen LN en Microsoft Exchange. Kalenders worden in beide richtingen gesynchroniseerd.
Parameters en basisgegevens synchronisatie

Als u contactpersonen en activiteiten wilt synchroniseren, moet u eerst de volgende parameters en basisgegevens definiëren:

  • Schakel het selectievakje Contactpersonen synchroniseren in de sessie Parameters COM (tccom0000s000) in als u de synchronisatie van contactpersonen wilt inschakelen. Indien dit selectievakje is ingeschakeld, moet u ook ISO-codes opgeven in de sessies Landen (tcmcs0510m000) en Talen (tcmcs0146m000).
  • Schakel het selectievakje Activiteiten synchroniseren in de sessie Parameters COM (tccom0000s000) in als u de synchronisatie van kalenders wilt inschakelen.
  • Configureer Exchange Synchronizer in de sessie Synchronisatie-instellingen MS Exchange (ttaad2140m000).
  • Geef in de sessie Synchronisatiegebruikers MS Exchange (ttaad2141m000) de gebruikers op waarvoor contactpersonen en kalenders moeten worden gesynchroniseerd.
NB

Om activiteiten te synchroniseren voor deelnemers van de soort Medewerker (opgegeven in de sessie Deelnemer (tccom6105m000)), moet het volgende van toepassing zijn op de medewerker:

  • Het veld Gebruiker is ingevuld in de sessie Medewerkers - Algemene gegevens (tccom0101m000).
  • Het veld E-mail is ingevuld in de sessie Medewerkers - Medewerkersbeheer (bpmdm0101m000). Het e-mailadres moet identiek zijn, inclusief hoofdletters en kleine letters, aan het e-mailadres dat is opgegeven in het Windows-domein.
  • Het E-mailadres in de sessie Synchronisatiegebruikers MS Exchange (ttaad2141m000) is gelijk aan het veld E-mail in de sessie Medewerkers - Medewerkersbeheer (bpmdm0101m000). Het e-mailadres moet identiek zijn, inclusief hoofdletters en kleine letters, aan het e-mailadres dat is opgegeven in het Windows-domein.

Er kunnen alleen uitnodigingen voor een activiteit worden verzonden naar de kalenders van deelnemers als de Organisator van de activiteit (zoals opgegeven in de sessie Deelnemer (tccom6105m000)) ook is gedefinieerd in de sessie Synchronisatiegebruikers MS Exchange (ttaad2141m000). De reden hiervoor is dat MS Exchange de uitnodigingen voor de organisator genereert.

Exchange Synchronizer

In de webapp LN UI Administration kan de Exchange Synchronizer worden gestart en beëindigd voor een LN CRM-omgeving.

Wanneer de Exchange Synchronizer wordt gestart, worden de volgende stappen voltooid:

  1. De Synchronizer maakt verbinding met LN.
  2. De instellingen die zijn gedefinieerd in de sessies Synchronisatie-instellingen MS Exchange (ttaad2140m000) en Synchronisatiegebruikers MS Exchange (ttaad2141m000) worden naar de Synchronizer gestuurd.
  3. De Synchronizer start de synchronisatie van contactpersonen en activiteiten

Voor meer informatie, zie Infor LN UI Administration Guide.

Contactpersonen synchroniseren

Contactpersonen uit LN worden gesynchroniseerd naar Microsoft Exchange via een pull-mechanisme. De Synchronizer wordt geactiveerd middels een pull-interval. Dit interval bestaat uit een getal en een tijdseenheid, bijvoorbeeld 1 uur of 7 dagen. Wanneer de Synchronizer wordt geactiveerd, worden voor elke gebruiker waarvoor synchronisatie vereist is, contactpersonen waarvoor het selectievakje Synchroniseren in de sessie Contactpersoon (tccom1640m000) is ingeschakeld en waarvan gegevens zijn gewijzigd sinds de laatste synchronisatierun, opgehaald uit LN. Deze contactpersonen worden gesynchroniseerd naar Microsoft Exchange.

Kalenders synchroniseren

Kalenders worden ook gesynchroniseerd middels een pull-mechanisme dat is gebaseerd op een pull-interval. Wanneer de Synchronizer wordt geactiveerd, worden voor elke gebruiker waarvoor synchronisatie vereist is, alle huidige of toekomstige kalender-events uit zowel LN als Microsoft Exchange opgehaald. De Synchronizer gebruikt het pull-mechanisme niet om events uit het verleden te synchroniseren.

NB

Naast het pull-mechanisme, wordt voor de synchronisatie van kalenders ook een push-mechanisme ondersteund. Als het selectievakje Push-synchronisatie inschakelen in de sessie Synchronisatie-instellingen MS Exchange (ttaad2140m000) is ingeschakeld en een kalender-event wordt aangemaakt, gewijzigd of verwijderd in Microsoft Exchange of LN, wordt een push-bericht naar de Synchronizer verzonden. Dit bericht activeert de synchronisatie van de betreffende kalender-event.

Kalender-event is afkomstig van LN

Voor activiteiten die zijn aangemaakt in LN en die moeten worden gesynchroniseerd, zijn de volgende selectievakjes in de sessie Activiteiten (tccom6100m000) ingeschakeld:

Wanneer de Synchronizer wordt geactiveerd, worden de kalenders gesynchroniseerd voor de deelnemers die aan de activiteit zijn gekoppeld en waarvoor het selectievakje Uitnodigen in de sessie Deelnemer (tccom6105m000) ingeschakeld is.

NB

Als de kalender-event nog niet bestaat in Microsoft Exchange, wordt het selectievakje Gesynchroniseerd uitgeschakeld, maar wordt het selectievakje Verzonden naar Synchronizer in de sessie Deelnemer (tccom6105m000) ingeschakeld.

Wanneer de kalender-event voor de deelnemer is aangemaakt in Microsoft Exchange, wordt het selectievakje Gesynchroniseerd in de sessie Deelnemer (tccom6105m000) ingeschakeld.

Kalender-event is afkomstig van Microsoft Exchange

Kalender-events die zijn aangemaakt in Microsoft Exchange en die moeten worden gesynchroniseerd naar LN, maar die nog niet bestaan in LN, moeten ook worden aangemaakt in LN. Daarom wordt in de sessie Afspraak (tccom6600m100) de kalender-event aangemaakt als een activiteit van het type Afspraak waaraan deelnemers zijn gekoppeld.

Het volgende is van toepassing op de gegenereerde afspraak:

  • In de sessie Activiteiten (tccom6100m000) wordt het selectievakje Aangemaakt door Infor LN uitgeschakeld en het selectievakje Synchroniseren ingeschakeld.
  • Het e-mailadres van de gebruiker waarvoor synchronisatie is vereist, bepaalt of in de sessie Deelnemer (tccom6105m000) een deelnemer wordt ingesteld op Medewerker, Contactpersoon of Overig.
  • In de sessie Deelnemer (tccom6105m000) wordt het selectievakje Gesynchroniseerd ingeschakeld en het selectievakje Verzonden naar Synchronizer uitgeschakeld.

Gerelateerde onderwerpen