Conciliar e aprovar faturas de compra

A conciliação de faturas de compra é um passo no procedimento de fatura de compra.

Após a conciliação total da fatura, é possível aprová-la.

Nota

Em uma estrutura de várias companhias, é possível configurar a conciliação de fatura de compra de várias companhias.

É possível conciliar a Fatura conciliada a ordens de compra com:

  • recebimentos das mercadorias pedidas
  • Ordens de compra

É possível conciliar a Fatura conciliada aos custos no destino com linhas de recebimento de custo no destino.

É possível conciliar a Fatura conciliada a ordens de frete com ordens de frete.

É possível processar faturas de compra de duas maneiras:

  • processar faturas de compra individuais manualmente
  • conciliar e aprovar intervalos de faturas de compra em uma tarefa de segundo plano.
Nota
  • Se houver uma programação de recebimento vinculada aos termos de pagamento da fatura, você executará as ações descritas nas linhas da programação de recebimento, e não na fatura.
  • Uma fatura de compra pode ser usada no procedimento de conciliação com recebimentos ou no procedimento de conciliação com ordens. Por exemplo, se durante a conciliação automática você tiver conciliado parcialmente uma fatura de compra com recebimentos, não será possível conciliar manualmente o valor restante da fatura com uma linha da ordem de compra.
  • Além disso, as linhas da ordem de compra podem ser usadas no procedimento de conciliação com recebimentos ou no procedimento de conciliação com ordens. Como resultado, se deseja conciliar uma fatura de compra com várias linhas de ordem, é necessário usar o mesmo procedimento de conciliação para todas as linhas de ordem.
  • Para evitar problemas, é possível usar o mesmo procedimento de conciliação em todos os casos.
  • Se você usar acordos de pagamento, o LN poderá conciliar linhas de fatura somente com linhas da ordem de compra que possuem o mesmo acordo de pagamento.

Para conciliar faturas de compra

É possível conciliar faturas de frete e faturas de compra individuais das seguintes maneiras:

  • Automaticamente

    LN automatically matches registered purchase invoices with the specified purchase order, packing slip, or load or shipment. Se a fatura puder ser somente parcialmente conciliada, será possível conciliar manualmente o valor restante não atribuído.

  • Manualmente

    Será possível conciliar manualmente as faturas se você não souber o número da ordem, nota de despacho ou carga/expedição relacionada ou se desejar conciliar a fatura com várias ordens.

  • em uma tarefa

    É possível conciliar e aprovar um intervalo de faturas com o status Registrado em uma tarefa em segundo plano.

Para aprovar faturas de compra

Se o valor não atribuído de uma fatura for zero ou dentro das tolerâncias, a fatura será totalmente conciliada e será possível aprová-la.

Para aprovar a fatura, selecione-a e clique em Aprovar, em uma destas seções do menu Visualizações, Referências o Ações:

  • Entrada de fatura de compra (tfacp2600m000)
  • Conciliar/aprovar faturas de compra (tfacp2107m000)

Quando a fatura é aprovada com sucesso, ela recebe o status Aprovado, e o LN cria várias entradas em Contabilidade. Se a fatura estiver bloqueada, o LN perguntará se o motivo da espera pode ser removido.

Para aprovar faturas para pagamento

Além de aprovar as faturas para processamento, é possível aprovar separadamente faturas de compra e faturas de custos para pagamento. Na seção Parâmetros ACP (tfacp0100m000), é possível selecionar os tipos de faturas para os quais a aprovação do pagamento é necessária.

Se a aprovação do pagamento for necessária, um usuário autorizado deverá aprovar a fatura de compra na seção Autorizar faturas de compra (tfacp1142m000). Somente as faturas aprovadas para pagamento podem ser selecionadas na sessão Selecionar faturas para pagamento (tfcmg1220m000), do módulo Tesouraria.

Para mais informações, consulte o Autorização de pagamento em Contas a pagar.

Para aprovar diferenças de preço e custos adicionais

Quando você tenta aprovar uma fatura, o LN verifica se há alguma diferença entre o valor da ordem e o valor da fatura. Antes de concluir a aprovação, é necessário processar as diferenças:

  • diferenças de preço causadas por um preço por unidade alterado ou por uma diferença entre as taxas de câmbio da moeda na data da ordem e na data da fatura. Se a diferença de preço exceder as margens de tolerância, um funcionário autorizado deverá aprovar a diferença de preço antes da aprovação da fatura.
  • custos adicionais, como custos de frete, que não foram incluídos na ordem. Para criar uma transação de custos adicionais, clique em Adicionar custos no menu Visualizações, Referências o Ações da seção Conciliar/aprovar faturas de compra (tfacp2107m000). A seção Transações de linha de declaração/fatura de compra conciliadas (tfacp1133s000) é iniciada. Nela, é possível criar uma transação para esses custos adicionais.

    Se a diferença de preço exceder as margens de tolerância, um funcionário autorizado deverá aprovar a diferença de preço antes da aprovação da fatura.

Para mais informações, consulte o Autorização de diferenças de preço e custos adicionais.

Para atualizar o preço de compra do item

Após a aprovação, o preço de compra mais recente e o preço de compra médio para as linhas de recebimento conciliadas ou para as linhas da ordem conciliadas são atualizados para o item pedido na seção Itens - Compra (tdipu0101m000).

Para impedir que o preço de compra do item seja atualizado:

  1. Selecione o registro da linha da ordem na seção Conciliar linhas de ordem de compra (tfacp2541m000).
  2. Selecione Conciliar linha de ordem com data modificada no menu Visualizações, Referências o Ações. A sessão Conciliar linha de ordem parcialmente ou com diferença de preço (tfacp2150s000) é iniciada.
  3. Desmarque a caixa de seleção Atualizar preço médio/última compra. Os dados do preço de compra do item não são atualizados. Quando a última fatura que diz respeito à linha de recebimento for recebida, será possível selecionar a caixa de verificação Atualizar preço médio/última compra. Os dados do item são atualizados e as diferenças de preço são calculadas.
Para corrigir faturas de compra

É possível usar os seguintes métodos para fazer correções em faturas de compra finalizadas e não finalizadas:

  • Notas de crédito

    Use uma nota de crédito para corrigir o valor da fatura. Uma nota de crédito pode ser relacionada a uma única fatura ou a várias faturas.

    Para mais informações, consulte o Notas de crédito.

  • Correções de fatura de compra

    É necessário criar uma correção de fatura para corrigir detalhes da fatura que não o valor da fatura (por exemplo, o parceiro de negócios credor, a data do documento ou a taxa de câmbio).

    Para mais informações, consulte o Correções de fatura de compra.

Para exibir o registro de erros

Para exibir as mensagens de erro resultantes do processo de conciliação e aprovação, inicie a seção Registro de erro (tfacp2580m000). Se você selecionar primeiro uma fatura na seção Conciliar/aprovar faturas de compra (tfacp2107m000), o LN exibirá somente as mensagens de erro relacionadas à fatura selecionada.

O registro de erros contém todas as mensagens de erro resultantes da conciliação e aprovação nestas seções:

  • Entrada de fatura de compra (tfacp2600m000) if you use these commands on the Visualizações, Referências o Ações menu:

    • Aprovar
    • Desaprovar
    • Conciliada
  • Conciliar/aprovar faturas de compra por intervalo (tfacp2280m000)
  • Conciliar/aprovar faturas de compra (tfacp2107m000)

O registro de erros contém somente mensagens de erro. LN imprime as mensagens de confirmação da sessão Conciliar/aprovar faturas de compra por intervalo (tfacp2280m000) (por exemplo, sobre faturas conciliadas com sucesso) em um relatório de processo.

O registro de erros contém somente erros que ainda não estão resolvidos. Se você executar a seção Conciliar/aprovar faturas de compra por intervalo (tfacp2280m000), o LN adicionará novas mensagens de erro e excluirá os erros resolvidos do registro de erros para as transações dentro do intervalo especificado.

É possível usar a seção Excluir registro de erros (tfacp2280m001) para excluir mensagens manualmente do registro de erros. É necessário excluir somente as mensagens de erro que o LN não pode remover automaticamente. Por exemplo, é possível usar a seção Excluir registro de erros (tfacp2280m001) para excluir mensagens de erro resultantes da desaprovação malsucedida de uma fatura.

Nota

Os processos a seguir excluem automaticamente mensagens de erro do registro de erros:

  • se você resolver os erros e repetir a conciliação e aprovação, o LN excluirá as mensagens de erro resolvidas.
  • se você arquivar e/ou excluir faturas de compra, o LN arquivará e/ou excluirá as mensagens de erro relacionadas.