Processar faturas de compra

O registro e o processamento de uma fatura de compra em Finanças consistem nestes passos:

  1. Registre o recebimento das faturas de compra (passo opcional).
  2. Confirme as faturas recebidas se necessário e registre as faturas de compra.
  3. Se houver um motivo da espera vinculado à fatura, remova-o.
  4. Realize uma das seguintes ações:

    • para faturas de custo, insira as linhas de transação.
    • para faturas de compra, concilie as faturas com as ordens de frete, ordens de compra ou recebimentos relacionados.
  5. Exiba o registro de erros e resolva os erros de conciliação.
  6. Aprove as diferenças de preço.
  7. Exiba o registro de erros e resolva os erros de aprovação.
  8. Se a aprovação de pagamento for necessária, autorize a fatura para pagamento.
Nota

Se houver uma programação de recebimento vinculada aos termos de pagamento da fatura, você executará as ações descritas nas linhas da programação de recebimento, e não na fatura. Para mais informações, consulte o Programações de pagamento - visão geral.

É possível processar faturas de compra individuais manualmente ou conciliar e aprovar intervalos de faturas de compra em um trabalho de segundo plano.

Para os lançamentos criados durante cada passo, consulte o Guia do usuário para integração financeira e transação de reconciliação.

Se usar o autofaturamento, você acordará com seus fornecedores que eles não lhe enviam faturas e gerará automaticamente as faturas de compra necessárias. O procedimento para autofaturas é semelhante ao procedimento para faturas de compra.

Status da fatura

O status da fatura reflete os diversos estágios do processo e pode ser alterado da seguinte maneira:

  1. Recebido (opcional) --> Registrado.
  2. Registrado--> Conciliado se você conciliou a fatura.
  3. Conciliado--> Aprovado
  4. Aprovado--> Conciliado se você desaprovar a fatura.

Também é possível aprovar uma fatura sem conciliá-la primeiro. Se você desaprovar a fatura, o status se tornará Registrado.

1. Receber e confirmar as faturas de compra

Antes de registrar faturas de compra recebidas, é possível, opcionalmente, registrar o recebimento na sessão Faturas de compra recebidas (tfacp1500m000). O LN configura então o status da fatura como Recebido.

Por exemplo: se vários funcionários ou departamentos devem confirmar as faturas antes do processamento destas, é possível primeiro registrar o recebimento da fatura. Para mais informações, consulte o Confirmação de faturas de compra recebidas.

2. Registrar faturas de compra

Se você registrar uma fatura de compra, o LN criará uma entrada em aberto em Contas a pagar e um lançamento em Contabilidade.

Para registrar uma fatura de compra, é possível inserir uma nova fatura de compra nessa sessão ou copiar uma fatura de compra recebida da sessão Faturas de compra recebidas (tfacp1500m000). Conclua as etapas a seguir:

  1. Inicie a sessão Transações (tfgld1101m000).
  2. Selecione ou crie um lote de transações.
  3. Adicione um registro ao lote usando um tipo de transação da categoria de transação Faturas de compra. Salve o registro.
  4. Selecione o registro e selecione Entrada da transação no menu Visualizações, Referências o Ações. A sessão Entrada de fatura de compra (tfacp2600m000) é iniciada.

  5. Realize uma das seguintes ações:

    • para inserir uma nova fatura de compra, insira os detalhes da fatura.
    • para registrar uma fatura Recebido:

      1. Selecione Copiar faturas de compra recebidas no menu Visualizações, Referências o Ações da sessão Entrada de fatura de compra (tfacp2600m000). A sessão Copiar faturas de compra recebidas (tfacp1210m000) é iniciada.
      2. Selecione a fatura a ser copiada e clique em OK. LN copia os detalhes da fatura na sessão Entrada de fatura de compra (tfacp2600m000).

Ao inserir uma fatura na sessão Entrada de fatura de compra (tfacp2600m000), o LN define o campo Status da fatura como Registrado.

Se você copiou uma fatura recebida, o LN define o status da fatura copiada como Copiado na sessão Faturas de compra recebidas (tfacp1500m000). Não é possível copiar uma fatura várias vezes.

Se você definiu um motivo da espera padrão geral ou um motivo da espera padrão para o parceiro de negócios faturador, o LN bloqueia todas as faturas de compra registradas para o processamento automático.

O modo como você continua o procedimento da fatura de compra depende do tipo de fatura selecionada no campo Tipo de fatura da sessão Entrada de fatura de compra (tfacp2600m000). Existem estes tipos de fatura:

  • Fatura de custo (faturas de compra para as quais não existem ordens de compra relacionadas)
  • Fatura conciliada a ordens de compra
  • Fatura conciliada aos custos no destino
  • Fatura conciliada a ordens de frete