Gestão do documento

Os documentos contêm arquivos físicos ou Cópias impressas. As cópias físicas podem ser anexadas a uma revisão do documento. Um documento é uma entidade lógica se não houver cópias físicas anexadas a ele e for usado para agrupar outros documentos.

A revisão do documento permite rastrear o status do ciclo de vida dele. Revisões de documentos são criadas por padrão quando um documento é criado. A revisão do documento é identificada de forma exclusiva por um ID e tipo de documento.

O ciclo de vida de um documento, do estágio de conceito ao de conclusão. O ciclo de vida de um documento envolve diversas fases, como Em desenvolvimento, Enviado, Aprovado, Liberado, Revogado, Vencido e Rejeitado.

O administrador do LN deve executar as seguintes tarefas relacionadas à configuração da gestão do documento:

Atribuída a todo documento. A cada tipo de documento é atribuído um modo de revisão aplicável a todos os documentos desse tipo. A máscara de documento e a máscara de revisão do documento podem depender do tipo de documento. Os tipos de documentos determinam se devem ser atribuídas revisões às cópias físicas e aos arquivos anexados às revisões de documentos. Exemplos do tipo de documentos que uma companhia mantém podem incluir regulamentos de segurança, documentos de montagem, diagramas de fiação, instruções de manutenção, documentos de desenho e documentos normalizados.

É possível salvar o conteúdo de um documento em um ou mais arquivos eletrônicos. Para registrar qualquer tipo de arquivo eletrônico, é possível vincular o arquivo eletrônico a uma revisão do documento com o status Em desenvolvimento. O tipo da revisão do documento determina se os arquivos são atribuídos com revisões, se houver. Os arquivos devem residir em diretórios registrados no LN pelo administrador do LN.

A capacidade de importar arquivos para ODM melhora a funcionalidade de gestão do documento, permitindo que o usuário importe os arquivos de um sistema legado para ODM. É possível vincular todos os arquivos importados a um único documento ODM ou vincular cada um dos arquivos a um documento ODM exclusivo. Além disso, é possível vincular documentos ODM a entidades do LN, como ordens de serviço, ordens de compra, itens de engenharia e assim por diante.

Um documento e o conteúdo dele podem ser armazenados como cópia física em papel, película de poliéster, e assim por diante. As cópias físicas são armazenadas em um local específico, dependendo da facilidade de uso e das necessidades. A definição de uma cópia física inclui a especificação do meio de armazenamento e do local.