Przetwarzanie roszczenia dostawcy

Roszczenia dostawcy można rejestrować, recenzować i przetwarzać. Roszczenie może bazować na takich dokumentach, jak faktury, zlecenia serwisowe, zlecenie zakupu, a nawet harmonogramy zakupów. Linie roszczenia można rejestrować ręcznie lub skopiować z innego dokumentu. Po zarejestrowaniu i przedłożeniu roszczenia można je zatwierdzić, odrzucić lub anulować.

Rejestracja roszczenia dostawcy

W nagłówku roszczenia można określić, czy roszczenie jest zaspokajane przy pomocy noty kredytowej (otrzymywanej od dostawcy), czy faktury (wysyłanej do dostawcy), wybierając odpowiednia opcję w polu Procedura faktury roszczenia sesji Roszczenie dostawcy (tscmm2600m000).

Można określić, czy linia roszczenia powinna zostać rozliczona poprzez zwrot kosztów (na podstawie zatwierdzonej kwoty w linii roszczenia), czy poprzez materiały (na podstawie pozycji i ilości określonych w liniach roszczenia). W tym celu w polu Sposób roszczenia sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000) należy wybrać opcję Zwróć koszty materiałów lub opcję Zwróć koszty.

Roszczenie dostawcy można utworzyć:

  • ręcznie: wartości nagłówka i linii roszczenia można określić ręcznie;
  • z roszczenia klienta: można przenieść (linię) roszczenie klienta celem utworzenia (linii) roszczenia dostawcy. Więcej informacji w temacie Tworzenie żądania roszczenia dostawcy z roszczenia klienta;
  • z dokumentu zakupu: roszczenie można zarejestrować w oparciu o dokumenty, takie jak faktury, zlecenia serwisowe, zlecenia zakupu lub harmonogramy zakupów. Dane dokumentu zakupu są określone w nagłówku roszczenia w sesji Roszczenie dostawcy (tscmm2600m000). Dane te można również skopiować z dokumentu zakupu używając opcji Kopiuj z dokumentu zakupu w odpowiednim menu.
  • z linii (materiału, robocizny lub innego kosztu) zlecenia serwisowego: podczas wykonywania zlecenia serwisowego jedna lub więcej linii kosztu może być wynikiem wadliwych pozycji zakupionych od jednego lub wielu dostawców. Linie te można wybrać i przenieść do sesji Żądania roszczeń dostawcy (tscmm1114m000) w celu utworzenia roszczenia dostawcy. Więcej informacji w temacie Tworzenie żądań roszczeń dostawcy z linii kosztu zlecenia serwisowego/linii zwrotu kosztów usługi;
  • z linii zwrotu kosztów zlecenia usługi: podczas wykonywania zlecenia usługi jedna lub więcej linii kosztu może być wynikiem wadliwych pozycji zakupionych od jednego lub wielu dostawców. Linie te można wybrać i przenieść do sesji Żądania roszczeń dostawcy (tscmm1114m000) w celu utworzenia roszczenia dostawcy. Więcej informacji w temacie Tworzenie żądań roszczeń dostawcy z linii kosztu zlecenia serwisowego/linii zwrotu kosztów usługi;
Uwaga

Roszczenie dostawcy można zarejestrować ręcznie i na podstawie dokumentu odniesienia zakupu. Nagłówek jest tworzony ręcznie, a linie są kopiowane z dokumentu odniesienia zakupu.

Przedłożenie roszczenia dostawcy

Roszczenie należy przedłożyć po zarejestrowaniu. Po przedłożeniu roszczenia status jego nagłówka zmienia się na Czeka na zatwierdzenie. Linie roszczenia mogą teraz być Zatwierdzone, Odrzucone, Zmodyfikowane lub Anulowane.

Uwaga

W niektórych przypadkach Status linii, przed otrzymaniem wartości Czeka na zatwierdzenie, to Czeka na zatwierdzenie - kosztorysy lub Czeka na zwrot materiału.

Zatwierdzenie kosztorysu

Po przedłożeniu roszczenia i sprawdzeniu pola Użyj kosztorysów w sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000) tworzona jest linia kosztorysu, a linia roszczenia otrzymuje status Czeka na zatwierdzenie - kosztorysy. Przed zatwierdzeniem roszczenia musi zostać zatwierdzony kosztorys. Jeżeli nie zatwierdzono kosztorysu, pole Ilość zatwierdzona i pole Kwota zatwierdzona sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000) nie mogą być modyfikowane.

Uwaga

Jeżeli to pole wyboru jest odznaczone, linia kosztorysu jest usuwana, a roszczenie otrzymuje status Czeka na zatwierdzenie.

Wysyłka wadliwych części do dostawcy

Jeżeli materiał musi zostać zwrócony do dostawcy przed zatwierdzeniem roszczenia, w sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000) należy zaznaczyć pole wyboru Wymagany zwrot materiału. W sesji Dostawy roszczeń dostawcy (tscmm2112m000) tworzona jest linia dostawy roszczenia dostawcy. Po przedłożeniu roszczenia tworzone jest zlecenie warsztatowe, a Status linii roszczenia zmienia się na Czeka na zwrot materiału.

Jeżeli pole Przyjmij RMA w sesji Dostawy roszczeń dostawcy (tscmm2112m000) ma wartość Do przyjęcia, drukowany jest dokument RMA (uprawnień do zwrotu materiału). RMA musi jednak zostać otrzymane przez wysyłką pozycji. Aby otrzymać RMA należy skorzystać z opcji Przyjęte RMA w odpowiednim menu bądź przycisku Przyjęte RMA w sesji Dostawy roszczeń dostawcy (tscmm2112m000) lub sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000).

Czynność dla pozycji – pola Czynność zatwierdzania (dla zatwierdzonego materiału) i pola Czynność odrzucania (dla odrzuconego materiału) w sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000) można użyć do określenia sposobu obsługi zwróconego wadliwego materiału przez dostawcę. Dostawca może wykonać dla pozycji następujące czynności: Zatrzymaj i odbierz własność, Zwróć do klienta lub Zezłomuj. Po zwrocie wadliwej pozycji przez dostawcę tworzona jest linia przyjęcia roszczenia dostawcy.

Zakończenie linii dostawy magazynowej wadliwych pozycji

Jeżeli dla sesji Dostawy roszczeń dostawcy (tscmm2112m000) utworzono zlecenie magazynowe, ale nie jest możliwa dostawa wszystkich pozycji, zlecenie magazynowe dla pozostałych pozycji można zakończyć, aby umożliwić przetworzenie roszczenia dostawcy bez wysyłki wszystkich wadliwych materiałów.

Zakończenie linii dostawy magazynowej zrefundowanych materiałów

Jeżeli dla sesji Przyjęcia roszczeń dostawcy (tscmm2113m000) utworzono zlecenie magazynowe, ale nie otrzymano wszystkich pozycji, zlecenie magazynowe dla pozostałych pozycji można zakończyć, aby umożliwić przetworzenie roszczenia dostawcy bez przyjmowania wszystkich wadliwych materiałów.

Zatwierdzania roszczenia

Istnieje możliwość zatwierdzenia nagłówka roszczenia lub pojedynczych linii roszczenia. Po zatwierdzeniu linii roszczenia otrzymuje ona status Zatwierdzone. Po przetworzeniu (zatwierdzeniu lub odrzuceniu) wszystkich linii nagłówek otrzymuje status Zatwierdzone. Jeżeli odrzucona została jedna bądź więcej linii, sprawdzane jest pole Częściowo zatwierdzone w nagłówku sesji Roszczenia dostawcy (tscmm2100m000).

Jeżeli w sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000) pole Sposób roszczenia ma wartość Zwróć koszty materiałów, tworzone jest zlecenie magazynowe w celu przyjęcia materiału zastępczego od dostawcy.

Uwaga

Do (linii) roszczenia dostawcy można również przenieść linie roszczenia klienta z polem Sposób roszczenia o wartości Zwróć koszty materiałów.

Na podstawie opcji wybranej dla pola Połączone z w sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000) zatwierdzone kwoty roszczenia są rejestrowane jako przychód roszczenia w gwarancji dostawcy pozycji seryjnej, ze statusem Aktywne, dla instalacji w nagłówku roszczenia dostawcy.

Przesyłanie faktury

Jeżeli roszczenie zostało zatwierdzone, a w sesji Roszczenia dostawcy (tscmm2100m000) pole Procedura faktury roszczenia ma wartość Na podstawie faktury, należy wysłać fakturę do klienta.

Nota kredytowa

Jeżeli roszczenie zostało zatwierdzone, a w sesji Roszczenia dostawcy (tscmm2100m000) pole Procedura faktury roszczenia ma wartość Na podstawie noty kredytowej, faktura noty kredytowej musi zostać otrzymana od dostawcy. Nota kredytowa może zostać połączona z liniami roszczenia po jej otrzymaniu w module Zobowiązania.

Rozliczanie linii roszczenia

Po zatwierdzeniu roszczenia status linii roszczenia jest aktualizowany na Rozliczone, wyłącznie w następujących przypadkach:

  • Jeżeli w sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000) pole Procedura faktury roszczenia ma wartość Na podstawie noty kredytowej, a pole Sposób roszczenia ma wartość Zwróć koszty, linie noty kredytowej zakupu można połączyć z linią roszczenia przy pomocy konta księgowego z zestawem integracji roszczenia klienta. Status linii roszczenia można ustawić na Rozliczone ręcznie, jeżeli obecna jest jedna połączona nota kredytowa, dla której w sesji Linie faktury roszczenia dostawcy (tscmm2115m000) zaznaczono pole wyboru Faktura końcowa. Ponadto w module Księga główna należy sfinalizować noty kredytowe zakupu powiązanego kosztu, a w module Zobowiązania należy zatwierdzić powiązane noty kredytowe zakupu powiązane ze zleceniami.
  • Jeżeli pole Procedura faktury roszczenia w sesji Linie faktury roszczenia dostawcy (tscmm2115m000) ma wartość Na podstawie faktury, SLI inicjuje utworzenie linii faktury roszczenia dostawcy w sesji Linie faktury roszczenia dostawcy (tscmm2115m000) i automatycznie nadaje jej status Rozliczone.
Odrzucenie roszczenia dostawcy

Roszczenie można odrzucić używając opcji Odrzucanie roszczenia klienta w linii lub nagłówku roszczenia w sesji Roszczenia dostawcy (tscmm2100m000). Należy podać powód odrzucenia roszczenia i (opcjonalnie) uzupełnić pole Tekst odrzucenia o dodatkowe informacje. Jeżeli w sesji Linie roszczenia dostawcy (tscmm2110m000) zaznaczono pole wyboru Wymagany zwrot materiału, tworzona jest dostawa magazynowa w celu otrzymania pozycji z roszczenia od dostawcy.

Anulowanie roszczenia dostawcy

Istnieje możliwość anulowania roszczenia, ale nie jego pojedynczych linii. Wszystkie linie roszczenia otrzymują status Anulowane.

Roszczenie można anulować, wyłącznie jeżeli nagłówek roszczenia ma Status Zmodyfikowane lub Czeka na zatwierdzenie i nie istnieją linie roszczenia o statusie Zatwierdzone lub Rozliczone.

Zamykanie i usuwanie roszczenia dostawcy

Roszczenie dostawcy zostaje zamknięte, gdy:

  • nagłówek roszczenia klienta ma status Zatwierdzone, Odrzucone lub Anulowane;
  • wszystkie linie roszczenia dostawcy mają status Rozliczone, Odrzucone lub Anulowane;
  • wszystkie linie dostawy i przyjęcia roszczenia dostawcy są ostateczne (dla roszczenia dostawcy nie istnieją otwarte zlecenia).
Uwaga

Wraz z zamknięciem roszczenia klienta status jego nagłówka zmienia się na Zamknięte. Po zamknięciu roszczenia dostawcy status jego linii pozostaje bez zmian.

Po zamknięciu roszczenia dostawcy istnieje możliwość archiwizacji roszczenia, jednak tylko jeśli w sesji Parametry zarządzania roszczeniami (tscmm0100m000) zaznaczono pole wyboru Użyj historii reklamacji.

Dostępna jest teraz opcja usuwania zamkniętych roszczeń dostawcy. Wraz z roszczeniem dostawcy usuwany jest nagłówek roszczenia dostawcy i wszystkie jego linie. Jeżeli w sesji Parametry zarządzania roszczeniami (tscmm0100m000) zaznaczono pole wyboru Użyj historii reklamacji, usunięcie jest możliwe wyłącznie po uprzednim zarchiwizowaniu roszczenia. Roszczenie dostawcy można usunąć, wyłącznie jeżeli zaakceptowane zostały wszystkie dane uzgodnień finansowych.

Powiązane tematy