Przydzielanie wydatków pracowników do płatności zaliczkowych
Jeżeli pracownikowi wypłacana jest zaliczka, np. w celu pokrycie kosztów podróży, to takie wydatki można przypisać do płatności zaliczkowej.
Zwykle mają miejsce następujące zdarzenia:
- Pracownik prosi o zaliczkę.
- Kierownik zatwierdza prośbę.
- Firma wypłaca zaliczkę pracownikowi.
- Pracownik wydaje (część) kwoty podczas wyjazdu służbowego.
- Pracownik zwraca rachunki.
- Kierownik zatwierdza wydatki.
- Pracownik zwraca zatwierdzone rachunki oraz pozostałą gotówkę firmie.
Aby przypisać zaliczkowe płatności do wydatków, w sesji Przypisanie płatności nieprzydziel./zaliczkowych do faktur (tfcmg2106s000) należy kliknąć opcję Nowe, a w polu Typ przypisania należy zaznaczyć opcję Wydatek. Następnie można wprowadzić szczegóły w sesji Wprowadzanie kwot płatności do przypisania (tfcmg2119s000).
Następujące reguły mają zastosowanie:
- Należy zdefiniować kontrahenta dla płatności oraz zaliczkowych wpływów. Można zdefiniować jednego lub kilku kontrahentów oraz używać ich do zaliczek oraz wydatków wielu pracowników. Można także zdefiniować kontrahenta dla każdego pracownika. Dla kontrahenta należy zdefiniować przynajmniej role 'faktura-od' oraz 'płatność-do'.
- Wydatki muszą być księgowane na koncie księgowym typu Wynikowe, które nie jest używane jako konto zbiorcze, konto integracyjne lub przeznaczone dla środków trwałych.
- Kodem podatku dla operacji musi być Podatek pojedynczy, a Typ podatku nie może mieć wartości Przeniesione.
Przykład – księgowania
Pracownik otrzymuje zaliczkę w wysokości 1000 USD na wydatki związane z podróżą. Pracownik zwraca rachunki na kwotę 600 USD oraz 400 USD pozostałej gotówki. Skutkuje to następującymi księgowaniami:
| Rejestracja zaliczkowej płatności dla pracownika |
|---|
| Debet | Płatność zaliczkowa | 1000 |
| Kredyt | Gotówka | 1000 |
| Przypisanie wydatków do zaliczkowej płatności |
|---|
| Debet | Koszty | 600 |
| Kredyt | Płatność zaliczkowa | 600 |
| Rejestracja wpływu gotówki zwróconej przez pracownika |
|---|
| Debet | Gotówka | 400 |
| Kredyt | Wpływ zaliczkowy | 400 |
| Połączenie zaliczkowego wpływu z zaliczkową płatnością. |
|---|
| Debet | Wpływ zaliczkowy | 400 |
| Kredyt | Płatność zaliczkowa | 400 |