Rozliczanie i zatwierdzanie faktur zakupu

	Rozliczanie i zatwierdzanie faktur zakupu Rozliczanie faktur zakupu jest jednym z kroków procedury faktur zakupu. Po pełnym rozliczeniu faktury można ją zatwierdzić. Uwaga W strukturze wielofirmowej można skonfigurować wielofirmowe rozliczanie faktur zakupu. Faktura związana ze zleceniami zakupu może być rozliczona z: wpływami zamówionych towarów; zleceniami zakupu. Faktura pow.z kosztami z wyład. może być rozliczona z liniami przyjęcia kosztów z wyładunkiem. Faktura związana ze zleceniami frachtu może być rozliczona ze zleceniami przewozu. Można przetwarzać faktury zakupu na dwa sposoby: ręcznie przetworzyć indywidualne faktury zakupu; rozliczyć i zatwierdzić zakresy faktur zakupu w ramach zadania w tle. Uwaga Jeżeli harmonogram wpływów jest połączony z warunkami płatności faktury, zalecane jest wykonanie opisanej czynności raczej na liniach harmonogramu wpływów, a nie na fakturze. Faktura zakupu może być użyta albo w procedurze rozliczania z wpływami, albo w procedurze rozliczania ze zleceniami. Przykładowo jeżeli podczas automatycznego rozliczania częściowo rozliczono fakturę zakupu z wpływami, nie można ręcznie rozliczyć pozostałej kwoty faktury z linią zlecenia zakupu. Ponadto linie zlecenia zakupu mogą być użyte albo w procedurze rozliczania z wpływami, albo w procedurze rozliczania ze zleceniami. W rezultacie w celu rozliczenia faktury zakupu z wielokrotnymi liniami zlecenia należy użyć tej samej procedury rozliczeniowej dla wszystkich linii zlecenia. Aby uniknąć problemów, można użyć tej samej procedury rozliczeniowej we wszystkich przypadkach. Jeśli używane są uzgodnienia płatności, LN może rozliczyć tylko linie faktury z liniami zlecenia zakupu, jeśli te mają takie same uzgodnienia płatności. Rozliczanie faktur zakupu Można rozliczyć pojedyncze faktury zakupu oraz faktury przewozowe na następujące sposoby: Automatycznie LN automatycznie rozlicza zarejestrowane faktury zakupu z określonym zleceniem zakupu, dowodem wysyłkowym, załadunkiem lub wysyłką. Jeżeli faktura może być tylko częściowo rozliczona, można ręcznie rozliczyć pozostałą nieprzydzieloną kwotę. Ręcznie Można ręcznie rozliczyć faktury, jeżeli powiązany numer zlecenia, dowód wysyłkowy, załadunek lub wysyłka nie są znane lub jeżeli rozliczona ma być faktura z wieloma zleceniami. W zadaniu Można rozliczyć i zatwierdzić zakres faktur o statusie Zarejestrowane w ramach zadania w tle. Zatwierdzanie faktur zakupu Jeżeli nieprzydzielona kwota faktury wynosi zero lub znajduje się w przedziale tolerancji, faktura zostaje całkowicie rozliczona i możliwe jest jej zatwierdzenie. Aby zatwierdzić fakturę, należy ją wybrać oraz w odpowiednim menu kliknąć Zatwierdź w jednej z następujących sesji: Wprowadzanie faktur zakupu (tfacp2600m000); Rozliczanie/Zatwierdzanie faktur zakupu (tfacp2107m000). Po poprawnym zatwierdzeniu faktury otrzymuje ona status Zatwierdzone, a LN tworzy kilka zapisów w module Księga główna. Jeżeli faktura jest zablokowana, LN zapyta, czy powód blokady może być usunięty. Zatwierdzanie faktur do zapłaty Oprócz zatwierdzenia faktur do przetwarzania można oddzielnie zatwierdzić faktury zakupu i faktury kosztowe do zapłaty. W sesji Parametry ACP (tfacp0100m000) można wybrać typy faktur, dla których trzeba zatwierdzić płatność. Jeżeli wymagane jest zatwierdzenie płatności, uprawniony użytkownik musi zatwierdzić fakturę zakupu w sesji Uprawnienia do faktur zakupu (tfacp1142m000). Tylko faktury zatwierdzone do zapłaty mogą zostać wybrane w sesji Wybór faktur do zapłaty (tfcmg1220m000) modułu Zarządzanie środkami pieniężnymi. Więcej informacji w temacie Uprawnienia do płatności w module Zobowiązania. Zatwierdzanie różnic cenowych oraz dodatkowych kosztów W przypadku próby zatwierdzenia faktury LN sprawdza, czy istnieje jakaś różnica pomiędzy kwotą zlecenia a kwotą faktury. Przed zakończeniem zatwierdzenia należy najpierw przetworzyć różnice: Różnice cenowe spowodowane przez zmianę ceny jednostkowej lub różnicę pomiędzy kursami walut z daty zlecenia i daty faktury. Jeżeli różnica cenowa przekracza marginesy tolerancji, uprawniony użytkownik musi zatwierdzić różnicę cenową przed zatwierdzeniem faktury. Dodatkowe koszty, takie jak koszty przewozu, które nie zostały uwzględnione w zleceniu. Aby utworzyć operację dodatkowych kosztów, kliknąć opcję Dodaj koszty w odpowiednim menu sesji Rozliczanie/Zatwierdzanie faktur zakupu (tfacp2107m000). Uruchomi się sesja Linie operacji rozliczonej faktury zakupu (tfacp1133s000), w której można utworzyć operację dla tych dodatkowych kosztów. Jeżeli różnica cenowa przekracza marginesy tolerancji, uprawniony użytkownik musi zatwierdzić różnicę cenową przed zatwierdzeniem faktury. Więcej informacji w temacie Autoryzacja różnic cenowych oraz dodatkowych kosztów. Aktualizacja ceny zakupu pozycji Po zatwierdzeniu ostatnia cena zakupu oraz średnia cena zakupu dla rozliczonych linii wypływów lub rozliczonych linii zlecenia są uaktualniane dla zleconej pozycji w sesji Pozycja - zakup (tdipu0101m000). Aby zapobiec aktualizacji ceny zakupu pozycji: Wybierz rekord linii zlecenia w sesji Rozliczanie linii zlecenia zakupu (tfacp2541m000). W odpowiednim menu wybierz opcję Rozlicz linię zlecenia ze zmienionymi danymi. Uruchomi się sesja Rozliczanie faktury z linią zlecenia (tfacp2150s000). Odznacz pole wyboru Aktualizacja średniej/ ostatniej ceny zakupu. Dane ceny zakupu pozycji nie zostaną zaktualizowane. Po otrzymaniu ostatniej faktury dotyczącej linii przyjęcia można zaznaczyć pole wyboru Aktualizacja średniej/ ostatniej ceny zakupu. Dane pozycji zostaną zaktualizowane, a różnice cenowe obliczone. Korekta faktur zakupu Można użyć następujących metod, aby skorygować zakończone i niezakończone faktury zakupu: Noty kredytowe Należy użyć noty kredytowej, aby skorygować kwotę faktury. Nota kredytowa może być powiązana z pojedynczą fakturą lub wieloma fakturami. Więcej informacji w temacie Noty kredytowe. Korekty faktur zakupu Należy utworzyć fakturę korygującą w celu korekty szczegółów faktury innych niż kwota faktury, np. kontrahenta 'płatność-do', daty dokumentu lub kursu wymiany. Więcej informacji w temacie Korekty faktur zakupu. Wyświetlanie dziennika błędów Aby wyświetlić komunikaty o błędach, które są wynikiem procesu rozliczania oraz zatwierdzania, należy uruchomić sesję Dziennik błędów (tfacp2580m000). Jeżeli najpierw zaznaczono fakturę w sesji Rozliczanie/Zatwierdzanie faktur zakupu (tfacp2107m000), LN wyświetli tylko te komunikaty o błędach, które są powiązane z wybraną fakturą. Dziennik błędów zawiera wszystkie komunikaty o błędach, które są wynikiem procesu rozliczania oraz zatwierdzania w następujących sesjach: Wprowadzanie faktur zakupu (tfacp2600m000) w przypadku użycia poniższych poleceń w odpowiednim menu: Zatwierdź; Cofnij zatwierdzenie; Rozliczenie. Rozliczanie/Zatwierdzanie faktur zakupu wg zakresu (tfacp2280m000); Rozliczanie/Zatwierdzanie faktur zakupu (tfacp2107m000). Dziennik błędów zawiera tylko komunikaty o błędach. Na raporcie przetwarzania LN drukuje komunikaty potwierdzenia pochodzące z sesji Rozliczanie/Zatwierdzanie faktur zakupu wg zakresu (tfacp2280m000), np. dotyczące poprawnego rozliczenia faktur. Dziennik błędów zawiera tylko błędy, które nie zostały jeszcze rozwiązane. Jeżeli uruchomiono sesję Rozliczanie/Zatwierdzanie faktur zakupu wg zakresu (tfacp2280m000) dla operacji z określonego zakresu, LN doda nowe komunikaty błędów oraz usunie rozwiązane błędy z dziennika błędów. Można użyć sesji Usuwanie dziennika błędów (tfacp2280m001) do ręcznego usunięcia komunikatów z dziennika błędów. Należy usunąć tylko komunikaty o błędach, których LN nie mógł usunąć automatycznie. Przykładowo można użyć sesji Usuwanie dziennika błędów (tfacp2280m001) do usunięcia komunikatów o błędach, które są skutkiem niepowodzenia cofnięcia zatwierdzenia faktury. Uwaga Następujące procedury automatycznie usuwają komunikaty o błędach z dziennika błędów: Jeżeli rozwiązano błędy, a następnie powtórzono rozliczanie oraz zatwierdzanie, LN usunie rozwiązane komunikaty o błędach. Jeżeli zarchiwizowano i/lub usunięto faktury zakupu, LN archiwizuje i/lub usuwa powiązane komunikaty o błędach. Powiązane tematy Automatyczne rozliczanie faktur zakupu; Ręczne rozliczanie faktur zakupu; Rozliczanie i zatwierdzanie faktur zakupu w zadaniu; Przetwarzanie faktur zakupu; Rozliczanie wielozakładowych faktur zakupu; Uzgodnienia płatności; Procedura płatności automatycznej lub ciągłej; Uprawnienia do faktur zakupu; Korekty faktur zakupu; Harmonogramy płatności – przegląd.