Proces uzgodnienia

Możliwe jest wyróżnienie dwóch procesów analizy i uzgodnienia:

  • Ogólna analiza finansowa wszystkich obszarów uzgodnienia.
  • Uzgodnienie oraz analizy finansowe Dostawy niefakturowane (GRNI), reprezentowane przez obszar uzgodnienia Dostawy niefakturowane 3, zob. temat Przetwarzanie rozliczenia zakupu.

Możliwe jest przetwarzanie analiz finansowych oraz uzgodnień wg grupy uzgodnienia. Przetwarzanie analiz finansowych oraz uzgodnienia składa się z następujących kroków:

  1. Zamknij okres obrotowy, tak aby żadne nowe operacje nie mogły zostać wprowadzone.
  2. Oblicz oraz zaksięguj różnice walutowe oraz różnice zaokrągleń.
  3. Wydrukuj bilans próbny.
  4. Jeżeli to konieczne, utwórz bilans otwarcia dla uzgodnienia.
  5. Wydrukuj dane uzgodnienia.
  6. Porównaj raporty.
  7. Odtwórz historię kont księgowych, jeżeli zachodzi taka potrzeba, oraz ponownie wygeneruj raporty.
  8. Zatwierdź operacje uzgodnienia, które mogą być zbilansowane.
  9. Przeanalizuj dane.
  10. Wyświetl szczegóły operacji.
  11. Utwórz wymagane operacje korygujące.
  12. Zaksięguj operacje korygujące.
  13. Zatwierdź dane uzgodnienia.

Szczegółowe instrukcje dla tych kroków przedstawione zostały poniżej.

Proces uzgodnienia
Krok 1. Zamknięcie okresów

Zwykle uzgodnienie jest przeprowadzane dla danego okresu obrotowego. Przed rozpoczęciem procesu uzgodnienia należy użyć sesji Zamykanie okresów (tfgld1206m000) do zamknięcia okresu integracji, tak aby żadna nowa operacja nie mogła zostać wprowadzona.

Jeżeli jednak wygeneruje się oraz wydrukuje raporty uzgodnienia, LN nie sprawdza statusu okresu. Można wydrukować raporty w dowolnym momencie, niezależnie od statusu okresu.

Krok 2. Księgowanie różnic kursowych

Aby obliczyć różnice walutowe spowodowane błędami zaokrągleń oraz wahaniami kursów walutowych i zaksięgować je na odpowiednich kontach księgowych zanim przeprowadzony zostanie proces uzgodnienia, można uruchomić następujące sesje:

  • Obliczanie różnic kursowych dla kont integracji (tfgld4295m400);
  • Obliczanie różnic zaokrągleń/kursowych dla kont integracji (tfgld4295m500).

Ważne

Aby uniknąć różnic zaokrągleń, należy uruchomić sesję Obliczanie różnic zaokrągleń/kursowych dla kont integracji (tfgld4295m500), jeżeli jedno z poniższych ma zastosowanie:

  • Jeżeli stosowany jest podatek kosztowy, to należy uruchomić tę sesję dla grupy uzgodnień odchylenia tymczasowego.
  • W przypadku powiązanych zleceń zakupu należy uruchomić tę sesję dla grup uzgodnień dostaw niefakturowanych.

Należy sfinalizować paczki dla operacji różnic kursowych. Więcej informacji w temacie Konta różnic kursowych.

Krok 3. Wydruk bilansu próbnego

Należy użyć sesji Wydruk bilansu próbnego (tfgld3402m000), aby wydrukować próbny bilans dla kont księgowych integracji, których analiza ma zostać przeprowadzona.

Krok 4. Jeżeli to konieczne, należy utworzyć bilans otwarcia dla uzgodnienia.

Jeżeli zostały zarchiwizowanie operacje, które nadal mają wpływ na grupę uzgodnienia, np. operacje na zapasach, możliwe jest utworzenie sald otwarcia, w celu zlikwidowania różnic w danych uzgodnienia. Należy uruchomić sesję Bilanse otwarcia uzgodnień (tfgld4195m000).

Aby utworzyć bilanse otwarcia dla określonych obiektów funkcjonalnych oraz elementów uzgodnienia, można wybrać operację w sesji Zarządzanie operacjami - uzgodnienia finansowe (tfgld4595m000) oraz w odpowiednim menu wybrać opcję Utwórz bilans otwarcia uzgodnień.

Krok 5. Wydruk danych uzgodnienia

Należy użyć sesji Wydruk danych uzgodnienia (tfgld4495m000) lub Wydruk danych uzgodnień - prace w toku PCS (tfgld4495m300), aby wydrukować raport uzgodnienia.

Na tym etapie procesu można wydrukować standardowy raport.

  • W celu wydrukowania podsumowania na wysokim poziomie, np. wg elementu uzgodnienia, należy zaznaczyć następujące pola wyboru:

    • Drukuj raport zbiorczy;
    • Porównaj uzgodnienie z operacjami zakończonymi w GLD;
    • Pomiń zerowe salda.

  • Aby wydrukować sumy częściowe na poziomie elementu uzgodnień, na zakładce Opcje obszaru Konkretna grupa wg należy zaznaczyć jedno z poniższych pól wyboru:

    • Element uzgodnienia;
    • Kombinacja elementów uzgodnienia.

Więcej informacji w temacie Wydruk raportów uzgodnienia.

Krok 6. Należy porównać salda próbne oraz bilanse na raporcie danych uzgodnienia.

Dla kont księgowych, gdzie kwoty odpowiadają sobie, można zatwierdzić dane uzgodnienia. Kontynuacja – Krok 8 – Zatwierdzanie danych uzgodnienia.

Krok 7. Odtworzenie historii

Jeżeli kwoty na raporcie uzgodnienia nie odpowiadają kwotom na bilansie próbnym, można odtworzyć historię analizowanych kont księgowych.

Należy użyć sesji Odtworzenie historii bilansu otwarcia z operacji (tfgld3203m000) oraz zaznaczyć wszystkie trzy pola wyboru:

  • Bilans otwarcia;
  • Odtwórz historię nadrzędnego konta;
  • Odtwórz historię nadrzędnej analityki.

Należy wrócić do kroku 4 – Wydruk bilansu próbnego.

Krok 8. Zatwierdzenie danych uzgodnienia

Zatwierdzanie danych uzgodnienia dla kont księgowych, dla których nie pojawił się żaden problem. W sesji Zatwierdzanie danych uzgodnienia (tfgld4295m000) należy wybrać grupę uzgodnienia. Następnie należy zaznaczyć zakres kont księgowych, dla których trzeba zatwierdzić dane uzgodnienia.

Uwaga – musi zostać przeprowadzona analiza kont zapasów oraz kont końcowych, zanim możliwe będzie zatwierdzenie danych uzgodnienia.

Krok 9. Analiza bilansów z raportu danych uzgodnienia

Jeżeli kwoty na raporcie uzgodnienia nie odpowiadają kwotom w bilansie próbnym, możliwe jest podjęcie różnych czynności, w zależności od typu problemu oraz wymagań co do kontroli.

Należy użyć sesji Wydruk danych uzgodnienia (tfgld4495m000) do wydrukowania raportu operacji, które nie mogły zostać uzgodnione. Na tym etapie można odznaczyć pole wyboru Porównaj uzgodnienie z operacjami zakończonymi w GLD, ponieważ została już sprawdzona relacja pomiędzy danymi uzgodnienia a bilansem próbnym.

Dla kont innych niż konta zapasów i konta końcowe można zaznaczyć pole wyboru Drukuj tylko niezaakceptowane operacje. Należy zacząć od wydrukowania raportu z małą ilością szczegółów. Więcej informacji w temacie Wydruk raportów uzgodnienia.

Jeżeli różnice nie mogą być wyjaśnione w prosty sposób, w sesji Wydruk danych uzgodnienia (tfgld4495m000) można zaznaczyć następujące pola wyboru, aby wydrukować bardziej szczegółowy raport:

  • Szczegóły logistyczne;
  • Szczegóły finansowe.
Krok 10. Wyświetlenie szczegółów operacji

W sesji Zarządzanie operacjami - uzgodnienia finansowe (tfgld4595m000) można użyć różnych opcji w celu wyświetlenia szczegółów operacji.

Przykładowo w przypadku wyboru linii w odpowiednim menu można wybrać:

  • Podgląd pochodzenia operacji w celu wyświetlenia oryginalnej operacji w module Zarządzanie operacjami;
  • Pokaż transakcje integracji w celu wyświetlenia szczegółów powiązań i księgowania operacji.

Dla celów późniejszego odniesienia możliwe jest również wydrukowanie odpowiednich raportów danych logistycznych w module Zarządzanie operacjami.

Jeżeli dane finansowe są poprawne, należy kontynuować z krokiem 13 – Zatwierdzenie danych uzgodnienia.

Krok 11. Przeprowadzanie korekt

Można ręcznie utworzyć operacje korygujące dla błędnych księgowań. Więcej informacji w temacie Tworzenie korekty operacji. Ten typ korekt rozwiązuje rozbieżności w pakiecie Finanse. Nie rozwiązuje natomiast różnic pomiędzy bilansem próbnym a raportem uzgodnienia. Różnice te muszą być wyjaśnione przez eksperta.

Następnie należy powtórzyć proces uzgodnienia, rozpoczynając od kroku 9: Analiza sald na raporcie danych uzgodnienia. Możliwe jest wydrukowanie raportu uzgodnienia, który zawiera niezaksięgowane korekty.

Krok 12. Księgowanie korekt uzgodnienia

Należy użyć sesji Księgowanie korekt uzgodnienia (tfgld4295m300), aby zaksięgować operacje korekty na kontach modułu Księga główna.

Następnie należy wrócić do kroku 3 – Wydruk bilansu próbnego.

Krok 13. Zatwierdzenie danych uzgodnienia

Jeżeli nie są wymagane żadne inne korekty dla grupy uzgodnienia, w sesji Zatwierdzanie danych uzgodnienia (tfgld4295m000) należy wybrać grupę uzgodnienia. Następnie należy zaznaczyć zakres kont księgowych, dla których trzeba zatwierdzić dane uzgodnienia.

Można też zaznaczyć pole wyboru Wybór określonego obszaru funkcjonalnego, aby zatwierdzić dane uzgodnienia dla określonego obszaru funkcjonalnego lub zakresu obszarów funkcjonalnych.

Można zaznaczyć pole wyboru Tylko zbilansowany debet i kredyt w celu zatwierdzenia większości operacji. Należy wprowadzić kwoty tolerancji w każdej walucie krajowej.

Po kliknięciu opcji Przetwórz, LN sprawdza warunki oraz ustawia status operacji, które je spełniają, na Zaakceptowane. W sesji Zarządzanie operacjami - uzgodnienia finansowe (tfgld4595m000) możliwe jest przeglądanie statusu operacji oraz odznaczenie pola wyboru Zaakceptowane, jeżeli zachodzi taka potrzeba.

Jeżeli wykonano proces uzgodnienia dla kilku grup uzgodnienia, można go sfinalizować oraz przygotować dane uzgodnienia do usunięcia. Więcej informacji w temacie Zakończenie procesu uzgadniania.

Powiązane tematy