Elastyczne przetwarzanie zleceń zakupu

Można zautomatyzować proces przetwarzania zleceń zakupu. Dla każdej czynności, która jest połączona z typem zlecenia, można wskazać tryb jej wykonania: automatyczny lub ręczny.

Wykonywanie procedury zlecenia czynności można rozpocząć, gdy użytkownik zatwierdzi zlecenie. Po zatwierdzeniu zlecenia wszystkie zautomatyzowane czynności są wykonywane sukcesywnie aż do czasu, kiedy czynność zostanie zdefiniowana jako nieautomatyczna. Po ręcznym wykonaniu nieautomatycznej czynności LN wykonuje następną czynność automatyczną itd.

Aby aktywować elastyczne przetwarzanie zleceń, należy najpierw zdefiniować następujące dane:

  1. Typy zlecenia zakupu oraz czynności typu zlecenia zakupu.
  2. Domyślne urządzenia drukujące raporty (błędu) dla użytkownika.
Typy zlecenia zakupu i czynności

Należy określić typy zlecenia zakupu i połączyć czynności z tymi typami w sesji Typ zlecenia zakupu (tdpur0694m000). Należy wskazać, które czynności mają być wykonane automatycznie, a które ręcznie, poprzez zaznaczenie lub odznaczenie pola wyboru Automatyczne.

Czynności obowiązkowe

Podczas tworzenia typu zlecenia w sesji Typ zlecenia zakupu - czynności (tdpur0560m000), LN automatycznie łączy następujące czynności obowiązkowe z typem zlecenia w polu Czynność sesji Typ zlecenia zakupu - czynności (tdpur0560m000):

  • Generowanie zleceń dostawy dla podwykonawstwa (tdpur4216m000). Ta czynność jest jedyną dostępną i obowiązkową czynnością dla typu zlecenia podwykonawstwa;
  • Zwolnienie zleceń zakupu do WH (tdpur4246m000);
  • Przyjęcia zakupów (tdpur4106m000);
  • Aktualizacja zleceń sprzedaży/serwisowych o dane dostawy (tdpur4222m000). Ta czynność jest jedyną dostępną i obowiązkową w przypadku typu zlecenia dostawa bezpośrednia;
  • Przetwarzanie zrealizowanych zleceń zakupu (tdpur4223m000).
Uwaga
  • W przypadku typu zlecenia płatność za zapas konsygnacyjny czynności Zwolnienie zleceń zakupu do WH (tdpur4246m000) i Przyjęcia zakupów (tdpur4106m000) nie są połączone.
  • W przypadku typu zlecenia dostawa bezpośrednia czynność Zwolnienie zleceń zakupu do WH (tdpur4246m000) nie jest połączona.

Chociaż czynność Zwolnienie zleceń zakupu do WH (tdpur4246m000) i czynność Przyjęcia zakupów (tdpur4106m000) mogą być jednocześnie połączone z typem zlecenia jako obowiązkowe, to tylko czynność Zwolnienie zleceń zakupu do WH (tdpur4246m000) lub sesja Przyjęcia zakupów (tdpur4106m000) jest wykonywana w ramach procedury zlecenia. Dla zlecenie zakupu nie można wykonać obu czynności. Dotyczy to zleceń zakupu z pozycją kosztową (administracyjną) lub serwisową. Zlecenie zakupu jest zwalniane do pakietu Magazynowanie, jeżeli zawiera pozycję, której Typ pozycji to Kosztowa lub Serwisowa w sesji Pozycje (tcibd0501m000) i dla której pole wyboru Zwolnienie do obsługi magazynowej jest zaznaczone w sesji Pozycja - zakup (tdipu0101m000). Jeżeli pole wyboru Zwolnienie do obsługi magazynowej jest odznaczone, to należy ręcznie obsługiwać przyjęcia dla zlecenia zakupu w sesji Przyjęcia zakupów (tdpur4106m000).

Czynności opcjonalne

Aby ułatwić konfiguracji procedury elastycznego przetwarzania zleceń, oprócz czynności obowiązkowych LN dołącza również do pola Czynność poniższe czynności opcjonalne, które można usunąć ponownie w sesji Typ zlecenia zakupu - czynności (tdpur0560m000):

  • Wydruk zleceń zakupu (tdpur4401m000);
  • Tworzenie zleceń przewozu (tdpur4220m000);
  • Wydruk reklamacji (tdpur4420m000);
  • Wydruk not zwrotu (tdpur4411m000);
  • Wydruk faktur zakupu (tdpur4404m000).
Ważne

Należy się upewnić, że lista czynności, która jest połączona z typem zlecenia jest wystarczająco szeroka do obsługi wszystkich procesów, które mogą być stosowane w czasie wykonywania procedury zlecenia. Jeżeli czynność nie jest używana w danym typie zlecenia, LN automatycznie pomija/usuwa tę czynność.

Można przeglądać czynności połączone z linią (szczegółami) zlecenia zakupu i statusem czynności w poniższych sesjach:

Urządzenia domyślne

W sesji Profile użytkowników (tdpur0143m000) należy określić urządzenie domyślne służące do wydruku raportów dla danego użytkownika.

Po wprowadzeniu profilu użytkownika w sesji Profile użytkowników (tdpur0143m000), LN automatycznie wprowadza następujące sesje wydruku w sesji Urządzenia domyślne wg użytkownika (tdpur0140m000):

  • Wydruk zapytań ofertowych (tdpur1401m000);
  • Wydruk upomnień RFQ (tdpur1402m000);
  • Wydruk pisma dla odrzuconych oferentów (tdpur1410m000);
  • Wydruk potwierdzeń kontraktów zakupów (tdpur3405m000);
  • Wydruk pism kończących kontrakt zakupu (tdpur3406m000);
  • Wydruk zleceń zakupu (tdpur4401m000);
  • Wydruk not zwrotu (tdpur4411m000);
  • Wydruk reklamacji (tdpur4420m000).

Dla każdej sesji wydruku można zdefiniować urządzenie, które będzie używane do drukowania w sesji Urządzenia domyślne wg użytkownika (tdpur0140m000). Można uruchomić tę sesję, klikając Urządzenia domyślne wg użytkownika w odpowiednim menu sesji Profile użytkowników (tdpur0143m000). Domyślna wartość pola Urządzenie w sesji Urządzenia domyślne wg użytkownika (tdpur0140m000) jest pobierana z pola Urządzenie w sesji Profile użytkowników (tdpur0143m000), ale może zostać zastąpiona w sesji Urządzenia domyślne wg użytkownika (tdpur0140m000).

Ścieżka wyszukiwania urządzenia służącego do drukowania dokumentów zewnętrznych jest następująca:

  1. Z sesji Urządzenia domyślne wg użytkownika (tdpur0140m000).
  2. Z sesji Typ zlecenia zakupu - czynności (tdpur0560m000).
  3. Jeżeli nie zostanie znalezione żadne urządzenie, to należy wybrać urządzenie z wyskakującego okna.

Ścieżka wyszukiwania urządzenia służącego do drukowania dokumentów wewnętrznych jest następująca:

  1. Z sesji Profile użytkowników (tdpur0143m000).
  2. Z sesji Typ zlecenia zakupu - czynności (tdpur0560m000).
  3. Jeżeli nie zostanie znalezione żadne urządzenie, to należy wybrać urządzenie z wyskakującego okna.
Uwaga
  • Jeżeli drukowany jest raport błędów, LN zawsze używa w tym celu urządzenia wprowadzonego w polu Urządzenie sesji Profile użytkowników (tdpur0143m000). Jeżeli nie zostało wprowadzone żadne urządzenie, to należy wybrać urządzenie w wyskakującym oknie.
  • W przypadku czynności wykonywanych automatycznie, raporty przetwarzania nie są drukowane.
Status zlecenia zakupu i elastyczne przetwarzanie zleceń zakupu

Elastyczne przetwarzanie zleceń zakupu rozpoczyna się w momencie, kiedy zlecenie zakupu otrzyma status Zatwierdzone.

Zlecenia zakupu mogą zostać zaakceptowane w następujące sposoby:

  • Przez uruchomienie sesji Zatwierdzenie zleceń zakupu (tdpur4210m100), w której można dokonać akceptacji zakresu zleceń zakupu.
  • Przez zaznaczenie zlecenie zakupu i kliknięcie Zatwierdź w odpowiednim menu sesji Zlecenia zakupu (tdpur4100m000) lub sesji Zlecenie zakupu (tdpur4100m900).
Zmiany szczegółów linii zlecenia zakupu

Jeżeli linia (szczegółów) zatwierdzonego zlecenia zakupu zostanie zmodyfikowana, to status nagłówka zlecenia zmienia się na Zmodyfikowane. Zmieniona linia zamówienia zakupu jest teraz wyłączona z automatycznego wykonywania czynności zlecenia. Ponowne zatwierdzenie zlecenie jest obowiązkowe.

  • Kiedy zatwierdzona linia zlecenia zakupu zostaje zmieniona na Suma linii ze szczegółami linii, to Suma linii i szczegóły linii pozostają zatwierdzone. Powodem tego jest fakt, że nowe szczegóły linii są kopiami zatwierdzonej linii zlecenia zakupu.
  • Kiedy zostaną zatwierdzone wszystkie szczegóły linii, LN zatwierdza również Suma linii. Jeżeli zostanie cofnięte zatwierdzenie co najmniej jednego ze szczegółów linii, LN cofa również zatwierdzenie dla całej Suma linii. Te zasady stosuje się zarówno do szczegółów linii, jak i do linii zlecenia zaległego.
  • Kiedy szczegóły linii to linia zlecenia zaległego, LN automatycznie zatwierdza linię zlecenia zaległego kiedy Ilość zlecona linii zlecenia zaległego nie przekracza wartości pola Potencjalna ilość zlecenia zaległego. Wartość ta jest wyświetlana w sesji Potencjalne zlecenia zaległe zakupu (tdpur4101m700). Jeżeli ilość zlecona przekracza potencjalną ilość zlecenia zaległego lub jeżeli linia zlecenia zaległego ulegnie zmianie, to należy ręcznie wykonać zatwierdzenie linii zlecenia zaległego.
Przykład
Kolejność dla typu zleceniaCzynnośćAutomatycznie
1 Wydruk zleceń zakupu (tdpur4401m000);Tak
2 Zwolnienie zleceń zakupu do WH (tdpur4246m000)Tak
4 Przetwarzanie zrealizowanych zleceń zakupu (tdpur4223m000)Nie

 

Ponieważ Wydruk zleceń zakupu (tdpur4401m000) jest czynnością automatyczną, zlecenie zakupu jest drukowane tak szybko, jak tylko zostanie ono zatwierdzone. Następnie LN automatycznie wykonuje czynność Zwolnienie zleceń zakupu do WH (tdpur4246m000). Natomiast zlecenie zakupu musi zostać ręcznie przetworzone w sesji Przetwarzanie zrealizowanych zleceń zakupu (tdpur4223m000).

Powiązane tematy