Procedura zlecenia zakupu

Procedura zlecania zakupu obejmuje całą administrację zakupem towarów i usług.

Procedura zlecania zakupu zawiera następujące kroki:

Krok 1. Tworzenie zlecenia zakupu

W sesji Linie zlecenia zakupu (tdpur4100m900) zlecenia zakupu mogą być tworzone w następujący sposób:

Krok 2. Zatwierdzanie zleceń zakupu

Zatwierdzenia zlecenia zakupu jest obowiązkowym etapem procedury zlecania zakupu, który musi zostać wykonany po utworzeniu zleceń zakupu. Wykonywanie procedury zlecenia czynności można rozpocząć po zatwierdzeniu zlecenia sprzedaży.

Krok 3. Drukowanie zleceń zakupu

Po zapisaniu i zatwierdzeniu zlecenia można je wydrukować i wysłać do kontrahenta 'zakup-od' jako potwierdzenie. Sesja Wydruk zleceń zakupu (tdpur4401m000) jest obowiązkowym krokiem jedynie wtedy, gdy zlecenie zakupu jest przekazywane do kontrahenta pocztą lub za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI). Jeżeli informacje zlecenia przekazywane są za pomocą telefonu, ten krok jest dostępny, ale niekonieczny.

Po wydrukowaniu zlecenia zakupu nadal można je modyfikować.

Krok 4. Zwolnienie zlecenia zakupu do pakietu Magazynowanie

Po poinformowaniu kontrahenta 'zakup-od' o zatwierdzeniu zlecenia zakupu można zwolnić to zlecenie zakupu do pakietu Magazynowanie w sesji Zwolnienie zleceń zakupu do WH (tdpur4246m000). W rezultacie dział magazynowania jest informowany o oczekiwanych towarach.

Gdy zlecenia zakupu są zwolnione do magazynu, kilka czynności zostaje zainicjowanych w module Zlecenia magazynowe, zaczynając od tworzenia zlecenia magazynowego w sesji Zlecenia magazynowe (whinh2100m000). Czynności w module Zlecenia magazynowe ą zależne od typu zlecenia magazynowego, połączonego z typem zlecenia zakupu.

Aby połączyć typ zlecenia magazynowego z typem zlecenia zakupu:

  1. Należy najpierw powiązać czynności z procedurą magazynowania w sesji Czynności wg procedury (whinh0106m000).
  2. Można połączyć procedurę magazynowania z typem zlecenia magazynowego w sesji Typ zlecenia magazynowego (whinh0110m000).
  3. Należy połączyć typ zlecenia magazynowego w sesji Typy zlecenia zakupu (tdpur0194m000).

Zwalnianie zleceń zakupu do pakietu Magazynowanie nie jest obowiązkowe w przypadku zleceń zawierających pozycje kosztowe lub serwisowe. Zależy to od ustawienia pola wyboru Zwolnienie do obsługi magazynowej w sesji Pozycja - zakup (tdipu0101m000). Dostawy bezpośrednie nigdy nie są zwalniane do gospodarki magazynowej.

Krok 5. Odbiór zakupionych towarów

Można zapisać przyjęcia zakupionych towarów w pakiecie Magazynowanie lub Zakupy.

  • Magazynowanie
    Jeżeli zlecenie zakupu jest zwolnione do pakietu Magazynowanie, procedura przyjęcia jest zawarta w procedurze przyjęcia i procedurze kontroli w module Obsługa zapasów (INH).

    Gdy przyjęcia są zapisywane w pakiecie Magazynowanie, dane przyjęcia są raportowane wstecz do pakietu Zakupy. Można przeglądać te dane w poniższych sesjach:

    • Zlecenia zakupu - przegląd przyjęć (tdpur4531m000);
    • Przyjęcia zakupów (tdpur4106m000).
  • Zakupy
    Dla pozycji nie będących pozycjami zapasu, które nie są zwalniane do pakietu Magazynowanie, można rejestrować przejęcia w sesjach Zlecenie zakupu - linie do odbioru (tdpur4501m400) i Przyjęcia zakupów (tdpur4106m000).

Po potwierdzeniu przyjęcia w sesji Przyjęcia zakupów (tdpur4106m000) nie można zmieniać danych przyjęcia w tej sesji. Jednakże, zawsze można zmienić określone dane przyjęcia w sesji Korekta przyjęcia zakupu (tdpur4106s100).

Ceny i rabaty dla towarów mogą zostać zmienione po otrzymaniu towarów. Do obsługi cen i rabatów służy sesja Zmiana ceny i rabatu po przyjęciu (tdpur4122m000).

Krok 6. Płatność za zakupione towary

Do zarządzania płatnościami za zakupione towary należy użyć modułu Zobowiązania (ACP). Można wykonać ten proces tylko, jeżeli pakiet Finanse jest wdrożony.

W procedurze zakupu kontrahent nie musi wysyłać faktury. Zamiast tego, można użyć funkcji samofakturowanie, aby automatycznie wygenerować faktury za zakupione towary.

Samofakturowanie jest używane, gdy ma się:

  • kontrakt z kontrahentem, obejmujący cenę towarów jakie się kupuje;
  • umowę z kontrahentem, któremu płaci się za towary, nie otrzymując za nie faktury.

Samofakturowanie jest kontrolowane przez pola Zlecenia zakupu (tdpur4100m000) i Linie zlecenia zakupu (tdpur4101m000) w sesjach:

  • Samofakturowanie
    Jeżeli zostanie zaznaczone to pole wyboru, faktura może być utworzona dla każdej linii zlecenia przyjęcia. W firmie finansowej, z którą powiązany jest dział zakupu, można wybrać linie zlecenia i utworzyć faktury w sesji Tworzenie samoobciążających faktur zakupu (tfacp2290m000).
  • Faktura po

    To pole:

    • Kontrola
      Samoobciążające faktury mogą być tworzone dla w całości zatwierdzonej ilości, po zakończeniu wszystkich kontroli dla konkretnego przyjęcia.
    • Przyjęcie
      Samoobciążająca się faktura może być utworzona natychmiastowo, dla całkowitej ilości otrzymanej. Jeżeli po kontroli niektóre ilości są odrzucone, w sesji Tworzenie samoobciążających faktur zakupu (tfacp2290m000) faktura jest utworzona dla ilości odrzuconej. Faktura ta zawiera ilości ujemne.
Krok 7. Przetwarzanie zleceń zakupu

Kończąc procedurę zlecenia zakupu, wszystkie zlecenia zakupów muszą zostać przetworzone w sesji Przetwarzanie zrealizowanych zleceń zakupu (tdpur4223m000). Przetworzone zlecenia zakupu są przekazywane z normalnej bazy danych do bazy historii.

Uwaga

Można użyć tych sesji, aby przeglądać linie zlecenia zakupu, wymagające uwagi kupca oraz by wykonać odpowiednie czynności na tych liniach:

Powiązane tematy