| | Proces zatwierdzania wniosków zakupuZanim wniosek zakupu może zostać przekształcony na zlecenie zakupu lub zapytanie ofertowe (RFQ), musi zostać zatwierdzony przez zatwierdzającego lub listę zatwierdzających. Zatwierdzający to odpowiedni pracownik lub dział upoważniony do zatwierdzania wniosków przedłożonych przez zamawiających. Zatwierdzający może zatwierdzić lub odrzucić wniosek zakupu. Określanie listy zatwierdzających W sesji Zatwierdzający (tdpur2105m000) można obsługiwać listę ważnych zatwierdzających (pojedynczych osób lub działów), aby określić hierarchię w strukturze zatwierdzania. Przed dodaniem do listy zatwierdzających, należy zdefiniować następujące dane podstawowe: - Należy określić pracowników i w sesjach Pracownicy - dane ogólne (tccom0101m000) i Działy (tcmcs0565m000).
- Ponieważ osoba pełniąca rolę zatwierdzającego może należeć tylko do jednego działu, należy w sesji Pracownicy - dane ogólne (tccom0101m000) określić domyślne działy dla pracowników.
- Data obowiązywania i data ważności dla zatwierdzającego muszą być ważne oraz muszą być zweryfikowane w sesji Pracownicy - dane ogólne (tccom0101m000). Także pole Zatwierdzający, jak określono w sesji Zatwierdzający (tdpur2105m000), musi mieć ważne pola Data obowiązywania i Data ważności.
Uwaga - Pole Dział w sesji Zatwierdzający (tdpur2105m000) jest polem obowiązkowym. Jeżeli zatwierdzający jest zaznaczony w polu Zatwierdzający sesji Zatwierdzający (tdpur2105m000), to musi on należeć do wybranego działu zatwierdzającego.
- Tylko działy zatwierdzające, będące działami zakupów oraz indywidualni zatwierdzający z działu zakupów mogą ostatecznie zatwierdzić wniosek zakupu.
Należy użyć sesji Wydruk zatwierdzających (tdpur2405m000), aby wydrukować listę zatwierdzających. Zatwierdzanie lub odrzucanie wniosków zakupu Kiedy wniosek zakupu jest przedłożony do zatwierdzenie, w oparciu o połączoną listę zatwierdzeń z sesji Zatwierdzający (tdpur2105m000), rekordy zatwierdzania są wprowadzane do sesji Postęp zatwierdzania wniosków zakupu (tdpur2506m000). Zazwyczaj, w procesie zatwierdzania wykonywane są następujące kroki: - Pierwszy rekord zatwierdzenia wypełnia Zatwierdzający i Dział zatwierdzający z nagłówka wniosku. Jeżeli zatwierdzający posiada nadrzędną osobę zatwierdzającą w liście zatwierdzających, to następny rekord zatwierdzenia jest wstawiony przy pomocą tego nadrzędnego zatwierdzającego. Kompletne drzewo zatwierdzających jest wstawione w oparciu o nadrzędnych zatwierdzających w liście zatwierdzających. Te rekordy zatwierdzenia mają status czeka na zatwierdzenie.
- Kiedy pierwszy zatwierdzający zatwierdza lub odrzuca wniosek, to status rekordu zatwierdzenia zmienia się z Czeka na zatwierdzenie na Zatwierdzone lub Odrzucone. Kiedy wniosek jest zatwierdzony przez pierwszego zatwierdzającego, to pola Zatwierdzający i Dział zatwierdzający w nagłówku wniosku są aktualizowane za pomocą zatwierdzającego oraz działu zatwierdzającego następnego rekordu zatwierdzenia/następnego zatwierdzającego.
- Kiedy wszyscy zatwierdzający na liście zatwierdzających zatwierdzili wniosek, to status wniosku został zmieniony z Czeka na zatwierdzenie na Zatwierdzone. Jeżeli rekord zatwierdzenia o statusie Czeka na zatwierdzenie jest nadal dostępny w sesji Postęp zatwierdzania wniosków zakupu (tdpur2506m000), oznacza to, że następny zatwierdzający musi nadal ocenić wniosek, a status wniosku pozostaje Czeka na zatwierdzenie.
Uwaga - W sesji Postęp zatwierdzania wniosków zakupu (tdpur2506m000), która także pojawia się jako zakładka w sesji Wniosek zakupu (tdpur2600m000), zatwierdzający mogą przeglądać, czy wnioski są im przedłożone do zatwierdzania.
- Pole Uprawnienia zatwierdz. w sesji Parametry wniosków zakupu (tdpur0100m200) określa sposób, w jaki używana jest lista zatwierdzających w procesie zatwierdzania wniosków zakupu.
- Przed zatwierdzeniem wniosku zakupu, zatwierdzający mogą przeglądać linie wniosku na zakładce Linie wniosku sesji Wniosek zakupu (tdpur2600m000) i zaznaczyć pole wyboru Odrzucone, jeżeli chcą odrzucić konkretną linię wniosku.
- W sesji Wnioski zakupu (tdpur2501m000) pole wyboru Dozwolone częściowe odrzucenie określa, czy wniosek zakupu Zatwierdzone może zawierać odrzucone linie wniosków.
- Jeżeli wniosek jest odrzucony przez zatwierdzającego, to zamawiający może modyfikować wniosek zakupu. Kiedy wniosek o statusie zmodyfikowany jest ponownie przedłożony do zatwierdzenia, to w sesji Postęp zatwierdzania wniosków zakupu (tdpur2506m000) jest wstawiony dodatkowy rekord zatwierdzenia dla zatwierdzającego, który odrzucił wniosek. Ten rekord zatwierdzenia ma status Czeka na zatwierdzenie.
- Jeżeli pole wyboru Wyjątek budżetu jest zaznaczone dla jednej lub wielu linii wniosku, wniosek nie może być zatwierdzony. Pierwszy wyjątek budżetu musi być obsłużony.
| |