Porządkowanie danych

Usuwanie rekordów jest skutecznym sposobem na poprawę wydajności i redukcję wzrostu danych. Wadą usuwania rekordów jest to, że dane nie są dłużej dostępne, jednakże zazwyczaj nie wszystkie rekordy potrzebują zapisu.

Przykładowo, czynności linii są przechowywane przez magazyn. Zwykle nie ma potrzeby, aby zachować te rekordy. Dlatego też, po zamknięciu zlecenia magazynowego, czynności linii mogą być usunięte. Podręcznik użytkownika - Archiwizacja ERP LN opisuje sesje, w których można usunąć stare dane. Inne dane, takie jak pozycje i kontrahenci, mogą być przeglądane raz na jakiś czas, po czym można usunąć te dane, które nie są już potrzebne.

Dla każdej tablicy kontraktu i zlecenia, dostępna jest sesja do archiwizacji i usunięcia starych zleceń. W tych sesjach, można określić kilka cech, takich jak data czy status, aby wybrać zlecenia do usunięcia. Należy uruchamiać te sesje regularnie.

Jeżeli dane muszą być dostępne do wykorzystania w przyszłości, np. do analizy lub przeglądu, ale nie są już potrzebne w bieżącej firmie, można je zarchiwizować. Oznacza to, że dane są usuwane z bieżącej firmy i przekazywane do innej firmy, tzw. firmy archiwalnej. Z punktu widzenia wydajności, archiwizacja ma taki sam wpływ jak usuwanie rekordów, ponieważ dane już nie występują w bieżącej firmie. Jednakże, dane pozostają dostępne w firmie archiwalnej, co oznacza, że ich łączna ilość nie zmienia się. Należy zwrócić uwagę, że w kilku miejscach w LN są dostępne sesje w celu archiwizacji. Z perspektywy wzrostu bazy danych, archiwizacja i usuwanie są preferowanymi opcjami.

Aby prześledzić zmiany w odniesieniu do określonych zleceń, a nie obciążać tablic zleceń rzeczywistych, można zapisać dane do tablic historii. Podczas tworzenia zlecenia, jest ono kopiowane do historii i każda aktualizacja zlecenia rzeczywistego skutkuje nowym rekordem w tablicy historii.

Istnieją procesy, które wymagają obecności danych w bieżącej firmie, takich jak statystyki zakupu i sprzedaży oraz uzgodnienia w Sprzedaż i Zakupy. Aby odciążyć tablice zleceń transakcyjnych, procesy te wykorzystują tablice historii, zatem dane mogą być usunięte z tablic zleceń transakcyjnych we wczesnym etapie. W innym miejscu, takim jak Magazynowanie, aby śledzić określone zlecenie magazynowe można użyć rejestrowania historii.

Należy zwrócić uwagę, że jeżeli użyto rejestrowania historii, należy archiwizować i usuwać dane z tablic historii na bieżąco. Dla większości danych, może być to wykonane natychmiast po zarejestrowaniu. Dla danych takich jak historia zleceń sprzedaży i zakupu, moment usuwania i archiwizacji zależy od innych procedur organizacyjnych, np. uzgadniania.

Należy usuwać dane z bieżącego środowiska na bieżąco. Jeżeli są one nadal wymagane do dalszej analizy, należy je zarchiwizować. W razie potrzeby, należy używać jedynie rejestrowania historii. Dane powinny być archiwizowane tak szybko, jak to możliwe, oraz usuwane z bieżącego środowiska.