Proces fakturowaniaOrganizacje często zapewniają transport towarów, które sprzedają klientom, a także transport towarów, które kupują od dostawców. W obu przypadkach transport towarów jest zlecany przewoźnikowi. Przewoźnik otrzymuje za transport towarów ustaloną kwotę. Aby pokryć koszty przewozu, które należy zapłacić przewoźnikowi, organizacje mogą wysłać fakturę do klienta lub dostawcy. W module Fakturowanie przewozów faktury mogą być utworzone zarówno dla wewnętrznych, jak i zewnętrznych kontrahentów. Dla wewnętrznych kontrahentów faktury przewozowe tworzy się w module Fakturowanie wewnętrzne. Więcej informacji w temacie: – Fakturowanie wewnętrzne i zewnętrzne przewozu. Większość organizacji posiada umowy ze swoimi klientami oraz dostawcami na temat tego, jaką kwotą zostaną obciążeni za transport: pełną kwotą jaką przewoźnik ich obciążył, ustaloną stawką specjalną lub w ogóle. W pakiecie Przewóz kwota zafakturowanych kosztów transportu dla kontrahenta jest określana za pomocą metody fakturowania zdefiniowanej dla kontrahenta. Więcej informacji: Sposoby fakturowania. Faktury za koszty przewozu opierają się na zleceniach przewozu. Aby utworzyć faktury, dane fakturowania tych zleceń muszą być zwolnione do pakietu Fakturowanie. W pakiecie Fakturowanie następuje utworzenie faktur oraz ich wysyłka do kontrahentów. Zwolnienie danych zleceń przewozu/zleceń sprzedaży do pakietu Fakturowanie Zwolnienie danych fakturowania zlecenia sprzedaży może być wykonane w pakiecie Sprzedaż. Przy zwalnianiu faktury sprzedaży do pakietu Fakturowanie z obliczoną kwotą linii (szczegółowej) zlecenia sprzedaży, LN może również zwolnić fakturę przewozową do pakietu Fakturowanie. Fakturowanie łączy wtedy fakturę zlecenia z fakturą przewozową i wysyła pojedynczą fakturę. Aby LN zwolnił informacje o fakturze przewozowej razem z informacjami o fakturowaniu sprzedaży, należy wybrać pole wyboru Włącz koszty frachtu w sesji Zwolnienie zleceń/harmonogramów sprzedaży do fakturowania (tdsls4247m000). W przeciwnym razie należy zwolnić informacje przewozowe za pomocą sesji Zwolnienie do fakturowania (fmfri0210m000) lub Informacje fakturowania (fmfri0110m000). Jeżeli zlecenie przewozu zostało utworzone dla zlecenia sprzedaży, to zlecenie przewozu można zwolnić przed pierwotnym zleceniem sprzedaży. W takich przypadkach pakiet Sprzedaż tworzy fakturę dla ceny sprzedawanych towarów, a pakiet Przewóz tworzy fakturę dla kosztów przewozu. Uwaga Nie jest możliwe zwolnienie danych fakturowania bezpośrednio dla zleceń innego pochodzenia, ale można zwolnić dane fakturowania ze zlecenia przewozu utworzonego z tych zleceń. Dzieje się tak dlatego, gdyż nie istnieją żadne opcje fakturowania dla tych zleceń. Fakturowanie przewozów obsługiwane przez pakiety Przewóz lub Serwis Fakturowanie przewozów może być obsługiwane przez pakiety Przewóz lub Serwis. W przypadku pakietu Serwis faktura w sesji Informacje fakturowania (fmfri0110m000) posiada status Nieużywane. Więcej informacji w temacie: – Możliwe wartości Zwolnienie zleceń przewozu do pakietu Fakturowanie Zlecenia przewozu, które mają być zwolnione do pakietu Fakturowanie muszą posiadać przynajmniej status Wysłane. Dzięki temu możliwe jest przeliczenie kosztów przewozu w przypadku różnicy pomiędzy ilością wysłaną i ilością zamówioną. Więcej informacji o przeliczaniu kosztów przewozu w temacie Korekta kwoty faktury. Ponadto zlecenia przewozu o statusie niższym niż Wysłane mogą zostać łatwo anulowane lub modyfikowane (fakturowanie tego typu zleceń może okazać się bezcelowe). Zlecenia przewozu można zwolnić zbiorczo w sesji Zwolnienie do fakturowania (fmfri0210m000). Można również zwolnić pojedyncze linie zlecenia przewozu do pakietu Fakturowanie w sesji Informacje fakturowania (fmfri0110m000). Fakturowanie na podstawie kosztów przewozowych lub stawek klienta Jeżeli fakturowanie jest uruchamiane z poziomu zlecenia przewozu, to zlecenie przewozu można zwolnić do fakturowania, o ile jego status to Wysłane lub też powyżej statusu Wysłane. Zlecenie przewozu otrzymuje status Wysłane:
Fakturowanie na podstawie Kosztów przewozu (z możliwością aktualizacji) W przypadku różnic pomiędzy kwotą kosztu przewozu z faktury kontrahenta i faktycznie poniesionymi kosztami transportu, ta metoda fakturowania pozwala na wysłanie kolejnej faktury do kontrahenta obciążającej go daną różnicą. Fakturowanie na podstawie faktury przewoźnika Jeżeli fakturowanie opiera się na fakturze przewoźnika, to możliwe jest obciążenie kontrahenta różnicą pomiędzy kwotą kosztów przewozu zafakturowaną zanim faktura przewoźnika była znana, a kwotą faktury przewoźnika. Po otrzymaniu i zaakceptowaniu faktury przewoźnika w module Zobowiązania, LN przekazuje rzeczywiste koszty przewozu z faktury przewoźnika do pakietu Przewóz oraz aktualizuje wysyłki i załadunki lub klastry zleceń przewozu o rzeczywiste koszty przewozu. LN aktualizuje także zlecenia przewozu, z których pochodzą załadunki, wysyłki lub klastry, o koszty rzeczywiste. Koszty rzeczywiste wysyłek i załadunków lub klastrów są w tym celu rozdzielane pomiędzy zlecenia przewozu, na których opierają się wysyłki i załadunki lub klastry. Aby włączyć fakturowanie oparte na fakturze przewoźnika:
Fakturowanie na podstawie szacowanych kosztów ostatecznie zakończonych Jeżeli fakturowanie nie opiera się na fakturze przewoźnika z powodu np. transportu towarów ze strony organizacji użytkownika, to można również zafakturować kontrahentowi zaktualizowane kwoty kosztów, o ile po wysłaniu faktury kosztów transportu do klienta koszty te rzeczywiście okazały się inne niż te na fakturze. Aby zaktualizować koszty przewozu w przypadku fakturowania, które nie jest oparte na fakturze przewoźnika, należy zmienić kwoty w wysyłkach lub klastrach wg potrzeby oraz w menu odpowiednim w sesji Klastry zleceń przewozu (fmfoc3100m000) lub Załadunki (fmlbd4100m000) (należy wybrać Ustaw koszt rzeczywisty--> Ostateczne). Opcja ta jest dostępna, o ile załadunek lub klaster posiada status Zakończone. Więcej informacji w temacie: – Ostateczne Aby fakturowanie nie było oparte na fakturze przewoźnika, należy w sesji Klastry zleceń przewozu (fmfoc3100m000) lub w sesji Załadunki (fmlbd4100m000) odznaczyć pole wyboru Faktura przewoźnika. Zwolnienie zaktualizowanych kosztów przewozu do pakietu Fakturowanie Po ustawieniu szacowanych kosztów na Ostateczne lub po aktualizacji kosztów przewozu o kwotę z faktury przewoźnika z modułu Zobowiązania, należy zwolnić zaktualizowane koszty przewozu do pakietu Fakturowanie, gdzie zostaną one dalej przetworzone oraz zafakturowane do kontrahenta. W pakiecie Fakturowanie następuje dalsze przetwarzanie kosztów rzeczywistych oraz tworzenie i wysyłanie faktur do kontrahenta. Należy zwrócić uwagę, że zaktualizowane koszty rzeczywiste są zwalniane do pakietu Fakturowanie tylko, gdy różnica z jakimikolwiek poprzednio zwolnionymi kosztami przewozu jest większa od różnicy określonej w sesji Parametry fakturowania przewozu (fmfri0100m000). W sesji Parametry fakturowania przewozu (fmfri0100m000) można określić marże w polu Jeżeli większe niż oraz w polu Jeżeli kwota większa niż. Uwaga Jeśli fakturowanie odbywa się za pomocą metody Koszty frachtu i Koszty frachtu (z aktualizacją), to kontrahenci wewnętrzni zawsze fakturowani są wraz z kosztami rzeczywistymi przewozu. Koszt plus oraz koszty dodatkowe to dwa różne pojęcia. Koszty dodatkowe to dodatkowe usługi wykonywane przez przewoźnika, za które należy zapłacić. Marża w kosztach przewoźnika jest dodawana do faktury, o ile zaznaczone jest pole wyboru Dodatk. proc. lub pole wyboru Dodatk. kwota w sesji Kontrahent 'faktura-do' (tccom4112s000).
| |||