Soort actuele calculatie gebruiken

U kunt met calculatiesoorten schakelen tussen top-down calculaties en bottom-up calculaties. In eerste instantie wordt de projectcalculatie bepaald aan de hand van een top-down structuur, aangezien er geen gedetailleerde informatie over projectkosten beschikbaar is.

Als onderdeel van de calculatie maakt u eerst een schatting van de kosten van het project. Vervolgens maakt u een (haalbare) offerte voor de klant aan. U kunt dit kostenbedrag gebruiken om de calculatie toe te kennen aan de betrokken afdelingen.

Een klant vraagt bijvoorbeeld om een schatting van de kosten voor het laten fabriceren van een luxe jacht. De scheepswerf evalueert de offerteaanvraag. De verkoopprijs wordt bepaald op ongeveer 65 miljoen EUR. Om het jacht te bouwen, moet u samenwerken met de afdelingen Projectmanagement (PM) en Constructie. De PM-afdeling wordt gevraagd om een nieuw ontwerp te maken op basis van een bestaande CAD-tekening van een schip, wat 9 miljoen EUR kost. De afdeling Constructie heeft ongeveer 50 miljoen EUR nodig om het jacht te kunnen bouwen. Voor het decor van het jacht wordt een onderaannemer ingeschakeld.

Geef de volgende calculaties op in de sessie Calculatieversies (tpest1100m000):

Top-down calculatie (meestal gedefinieerd in een later stadium van het calculatieproces):

Definieer een bedrag van 60 miljoen EUR voor de top. Het gedistribueerde bedrag is 60 miljoen EUR.

01, 02 en 03 worden gekoppeld als child-activiteiten van de top.

Om een calculatie aan te maken is het structuurelement met een top-down soort actuele calculatie (LET) vereist. In de sessie Structuurdelen (tpest1120m000) kunt u de calculatiesoort vastleggen als Top-down of Bottom-up. De soort actuele calculatie (LET) van een structuurelement bepaalt de methode waarop de calculatie wordt berekend; u kunt ook de calculatiesoort wijzigen.

Voer uw top-down calculatie in de sessie Calculatieregels (tpest2100m000) in, zoals het regelnummer, de activiteit, de omschrijving, de calculatiesoort, het regelniveau en het bedrag in EUR.

Structuurdeel 03, regel 25 is uitbesteed aan een ander bedrijf. Er wordt een offerteaanvraag naar de onderaannemer verzonden, maar u schat de kosten in op 1 miljoen EUR.

U moet gedetailleerde calculatieregels opgeven en u moet de volledige calculatiestructuur vastleggen. Voor child-activiteiten, waarvoor meer bottom-up gegevens beschikbaar zijn, wordt de optie voor soort actuele calculatie (LET) Bottom-up gebruikt:

Het structuurelement 011 is gekoppeld aan 01. De structuurelementen 021, 022 en 023 zijn gekoppeld aan 02. Op basis van de koppeling blijft parent-activiteit 02 (Schip bouwen) een top-down activiteit vanwege de verwachte overheadkosten.

In het voorbeeld wordt een top-down calculatie gebruikt en worden bedragen toegekend. De twee interne afdelingen die bij dit project betrokken zijn, hanteren echter hun eigen calculaties voor de bouw van het jacht. Op basis van hun evaluatie kunnen zij een meer gedetailleerde berekening uitvoeren. Geef deze regels en de bijbehorende gegevens in de calculatieversie op.

Als u naar de details van activiteit 011 kijkt, wordt er een top-down totaal van 5 miljoen EUR verwacht. Als u de twee bottom-up detailregels van 011 echter bij elkaar optelt, komen de kosten voor dat gedeelte van het schip uit op 3 of 5 miljoen EUR, afhankelijk van het regelniveau. Als u alle vereiste calculatieregels hebt opgegeven, kunt u de totalen aggregeren en de calculatiebedragen bekijken voor de soort actuele calculatie (LET). Raadpleeg sessie Calculatieregels (tpest2100m000) voor de formules.

Als de soort actuele calculatie (LET) in de sessie Structuurdelen (tpest1120m000) Bottom-up is, kunt u calculatietotalen berekenen voor de niveausoorten Totaal en Details. Als de soort actuele calculatie (LET) voor een structuurelement Top-down is, kunt u geen aggregatie uitvoeren voor niveausoorten, maar kunt u hiermee de consistentie van de top-down regels controleren.

In de sessie Gebruikersprofielen (tppdm0101s000) kunt u de instellingen voor een consistentiecontrole vastleggen. U kunt ook vastleggen of de controle van de sessie Consistentie top-down calculatie verifiëren (tpest2220m000) voor elk veld of voor elke record wordt uitgevoerd. Als u de niveauveldsoorten gebruikt die in de sessie Calculatieregels (tpest2100m000) zijn ingevoerd, wordt de controle in onderstaande volgorde uitgevoerd:

Voor een bottom-up regel zijn slechts twee niveausoorten mogelijk: Totaal en Details. Voer de kosten per eenheid in en tel ze op. In de sessie Structuurdelen (tpest1120m000) kunt u bepalen welke niveausoort moet worden gebruikt voor de bottom-up calculatie. Op basis van de waarden op de velden Kostenniveau en Verkoopniveau wordt bepaald welke regels worden geaggregeerd voor kosten of verkopen. Op basis van de niveausoort van het veld Overzetten wordt bepaald welke calculatieregels die aan de vastgelegde niveausoort zijn gekoppeld, worden overgezet naar de begroting. Als de niveausoort Totaal is, worden alle calculatieregels met de niveausoort Totaal overgezet naar de projectbegroting.

Als u op Totalen aggregeren in de sessie Calculatieregels (tpest2100m000) klikt, wordt het totaalbedrag van de structuurelementen van de soort actuele calculatie (LET) berekend op basis van de calculatieregels. Het bedrag wordt weergegeven op de verschillende totalenvelden van de soort actuele calculatie (LET). Als u de bottom-up calculatie gebruikt, is de berekening ook afhankelijk van de instellingen van de niveausoort in de sessie Structuurdelen (tpest1120m000). De soort actuele calculatie (LET) van structuurdeel 011 bijvoorbeeld is Top-down en er zijn drie top-down regels voor 011 en twee bottom-up regels. Daarom worden alleen de top-down regels in de berekening van de soort actuele calculatie (LET) gebruikt.

In de sessie Calculatieregels (tpest2100m000) worden de berekeningen van calculatieregeltotalen weergegeven. Bijvoorbeeld: de soort actuele calculatie (LET) is 60 miljoen EUR; het weergegeven bedrag is gebaseerd op de instelling van de weergave. Wanneer de instelling van de weergave topstructuurdeel is, wordt op het veld voor het top-down totaalbedrag de waarde 60 miljoen euro weergegeven.

De berekening van de bottom-up structuur is anders. De bedragen van de structuurelementen worden bij elkaar opgeteld (011 + 023 + 022 = 5 + 15 + 1 = 21 miljoen EUR) en de veldsoort Kostenniveau wordt gebruikt om de geselecteerde bedragen te bepalen.

Voor de bottom-up calculaties kunt u ook een totaal berekenen met de niveausoort Details. Als de niveausoort op het veld Kostenniveau in de sessie Structuurdelen (tpest1120m000) op Details is gezet, is het resultaat als volgt: 3 + 1 + 0 + 15 + 0,5 = 19,5 miljoen euro.

Als u kijkt naar de bottom-up regels van 011, is er een verschil in het bedrag. Het bedrag van de totalenregel is een bedrag bij benadering, terwijl op de detailregels de exacte taakuren worden aangegeven. Als het veld Kostenniveau op Details is gezet, komt het totaal voor 011 uit op 3 miljoen EUR, op basis van de combinatie van 2,7 en 0,3 miljoen die zijn ingesteld voor 011.

U kunt het totaal van de soort actuele calculatie (LET) en het kostentotaal gebruiken om verschillende calculaties (opnieuw) te berekenen voordat u een offerte verstuurt. Het doel hiervan is een kostencalculatie aan te maken. Met dezelfde calculatie kunt u een verkoopcalculatie presenteren met het vereiste detailniveau.