Offerteaanvraagprocedure

U kunt de offerteaanvraagprocedure gebruiken om bieders (kopen-van relaties) te vragen om een offerte voor goederen en services. U kunt de ontvangen respons op offerteaanvragen (biedingen) vergelijken om de offerte die het best aansluit bij uw behoeften te selecteren.

De volgende offerteaanvraagprocedures zijn beschikbaar:

  • Handmatige offerteaanvraagprocedure
    Gebruik deze procedure om handmatig offerteaanvragen aan te maken en naar bieders te sturen. U kunt de bieders waarnaar u een offerteaanvraag wilt versturen, handmatig selecteren of op basis van de lijst van goedgekeurde leveranciers.
  • Procedure voor het genereren van offerteaanvragen
    Gebruik deze procedure om automatisch offerteaanvragen te genereren en naar bieders te sturen. Het aanmaken van offerteaanvragen en de toewijzing aan bieders wordt uitgevoerd in een van de sessies voor genereren.

Gebruik de handmatige offerteaanvraagprocedure als u een offerteaanvraag wilt aanmaken voor één artikel. Als u een offerteaanvraag voor verschillende artikelen en/of artikelgroepen wilt aanmaken, is de automatische procedure beter geschikt.

De offerteaanvraagprocedure omvat de volgende fasen:

  1. Offerteaanvragen aanmaken en verzenden aan bieders
  2. Respons van bieders ontvangen, erover onderhandelen en respons vergelijken en selecteren
NB

Op een offerteaanvraagregel mag de artikelcode leeg zijn. Dit betekent dat de aanvrager een bieding voor een nieuw artikel kan aanvragen. Wanneer een responsregel die aan de offerteaanvraagregel is gekoppeld, de status Geaccepteerd heeft, is de artikelcode verplicht.

Offerteaanvragen aanmaken en verzenden
Stap 1.  Offerteaanvraag (tdpur1600m000)

U kunt de sessie Offerteaanvraag (tdpur1600m000) gebruiken om:

Stap 2.  Bieders offerteaanvragen (tdpur1505m000)/ Bieders aan offerteaanvragen toevoegen (tdpur1221m000)

Deze stap is alleen van toepassing op de handmatige offerteaanvraagprocedure. In de procedure voor het genereren van offerteaanvragen worden de gegenereerde offerteaanvragen direct gekoppeld aan de geselecteerde bieders.

In de handmatige offerteaanvraagprocedure kunt u bieders als volgt aan offerteaanvragen koppelen:

Op het tabblad Bieders in de sessie Offerteaanvraag (tdpur1600m000) kunt u zien welke bieders zijn gekoppeld aan de offerteaanvraag.

Stap 3.  Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000)

Als de offerteaanvraag is aangemaakt en er bieders aan zijn gekoppeld, moet u de offerteaanvraag afdrukken in de sessie Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000) en verzenden aan de bieders.

Respons op offerteaanvragen ontvangen, erover onderhandelen en respons vergelijken en selecteren
Stap 1.  Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000)

Van een bieder ontvangen respons op offerteaanvragen kan worden opgegeven in de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000). Een respons op een offerteaanvraag bevat een of meer responsregels.

Stap 2.  Onderhandelingen offerteaanvragen (tdpur1606m000)

Optioneel kunt u onderhandelen over de respons van de bieder en uw tegenvoorstellen opgeven in de sessie Onderhandelingen offerteaanvragen (tdpur1606m000).

De meest recente informatie over responsonderhandelingen, inclusief prijzen, kortingen en datums, wordt gesynchroniseerd met de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000). Informatie over tegenvoorstellen wordt niet gesynchroniseerd.

Stap 3.  Respons offerteaanvragen vergelijken (tdpur1600m100)

U kunt de respons op offerteaanvragen vergelijken en classificeren via de sessies Offerteaanvraagregel, Bieder offerteaanvraag en Respons offerteaanvraag.

In de sessie Respons offerteaanvragen vergelijken (tdpur1600m100) kunnen de responsregels met de status Gereageerd, In onderhandeling of Geaccepteerd worden vergeleken en geclassificeerd. Deze sessie helpt u om de beste respons voor conversie te selecteren. U kunt een analyse uitvoeren op een afzonderlijke regel of op alle regels van de offerteaanvraag.

De responsregels worden vergeleken en geclassificeerd op basis van:

  • Objectieve en subjectieve criteria, indien een criteriumset is opgegeven voor de offerteaanvraag.
  • Prijzen en bedragen. In prijzen en bedragen kunnen ook logistieke kosten (bieder en derde partij) worden opgenomen.

NB: Hoewel er geen criteriumset vereist is voor een vergelijking op basis van prijzen en bedragen, kunt u ook prijzen opgeven als criteria in een criteriumset.

Stap 4.  Offerteaanvragen converteren (tdpur1202m000)

Na het accepteren van een responsregel, waarvoor u de status instelt op Geaccepteerd, kunt u de sessie Offerteaanvragen converteren (tdpur1202m000) gebruiken om de responsregel te converteren naar een inkooporder, inkoopcontract of prijsboek.

Voor een geselecteerde responsregel kunt u deze sessie als volgt starten:

  • Door op Offerteaanvragen converteren te klikken in het menu Beeld, Referenties of Acties van de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000). Deze opdracht is alleen beschikbaar als het veld Omzettingsactie is ingesteld op Converteren en het veld Soort conversie is opgegeven in de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000).
  • Door op Converteren en vervolgens op Converteren naar order, Converteren naar contract of Converteren naar prijsboek te klikken in het Beeld, Referenties of Acties menu van de sessies Respons offerteaanvr. vergelijken op basis van set criteria (tdpur1511m000), Respons op offerteaanvragen vergelijken op basis van prijzen (tdpur1511m100), Respons offerteaanvraag vergelijken obv crit.set per bieder (tdpur1511m200) of Respons offerteaanvraag vergelijken obv bedragen per bieder (tdpur1511m300).
Stap 5.  Offerteaanvragen verwijderen (tdpur1205m000)/ Niet-geconverteerde respons offerteaanvragen verwerken (tdpur1223m000)

Gebruik de sessie Offerteaanvragen verwijderen (tdpur1205m000) voor het verwijderen van offerteaanvragen die zijn vervallen, waarvoor geen respons is ontvangen of die nooit aan een bieder zijn gekoppeld.

Gebruik de sessie Niet-geconverteerde respons offerteaanvragen verwerken (tdpur1223m000) voor de verwerking van responsregels waarvoor de Omzettingsactie Negeren is of het verwijderen van responsregels waarvoor de Omzettingsactie Verwijderen... is.

NB

U kunt de vorige stappen ook uitvoeren met de sessie Offerteaanvraag (tdpur8310m000).

Gerelateerde onderwerpen