Logistieke gegevens archiveren

Voordat u gegevens archiveert, moet u diverse taken voltooien om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk records op de juiste manier worden gearchiveerd. Eén algemene regel is altijd van toepassing: archiveer geen gegevens als het boekjaar niet volledig is afgesloten.

Via de opties onder Verwijdering blokkeren in de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000) wordt bepaald hoe en wanneer logistieke gegevens kunnen worden gearchiveerd. U moet een balans vinden tussen enerzijds de belangrijke mogelijkheid om gegevens te auditen vanaf de financiële mutatie tot en met de logistieke mutatie en anderzijds de flexibiliteit om gegevens in logistiek te verwijderen. Voor meer informatie, zie de gebruikershandleiding afstemmingen en analyses (U8942* NL).

In het algemeen kunt u historische gegevens alleen verwijderen of archiveren als deze volledig zijn verwerkt in LN. Met de archiveringssessie wordt gecontroleerd of een record de juiste status heeft en of alle vorige stappen in de procedure zijn uitgevoerd voordat de gegevens worden verwijderd uit de operationele tabellen. Zodoende worden geen gegevens verwijderd die nog niet volledig zijn verwerkt, waardoor inconsistenties zouden kunnen ontstaan.

Deze sessies zullen vaak een onderdeel van uw normale dagelijkse bedrijfsprocessen uitmaken; in dat geval hoeft u deze sessies niet uit te voeren.

Voordat u gegevens archiveert, moet u controleren of de gegevens in uw bedrijf consistent en niet corrupt zijn. In dat geval moet u de gegevens repareren voordat u deze archiveert.

Voor optimale resultaten moet u ook verschillende controlerapporten uitvoeren. U kunt deze rapporten gebruiken om de resultaten van een specifieke archiveringssessie te bekijken. Hetzelfde rapport met dezelfde selectie moet hetzelfde resultaat opleveren wanneer dit wordt uitgevoerd in het archiefbedrijf.

Maak een schermafbeelding van de afdruksessie als u de afdrukselectie wilt onthouden.