文書管理

文書には物理的ファイルやハードコピーが含まれています。ハードコピーは、文書改訂に添付できます。文書にハードコピーが添付されていない場合は、その文書は論理エンティティであり、他の文書のグループ化に使用します。

文書改訂により、文書のライフサイクル状況の追跡が可能です。文書が作成されると、文書改訂がデフォルトで作成されます。文書改訂は、文書 ID と文書タイプにより、一意に識別されます。

概念段階から完成段階までの文書のライフサイクル。文書ライフサイクルには、｢設計中｣、｢送出済｣、｢承認済｣、｢リリース済｣、｢取下げ済｣、｢期限切れ｣、｢不合格｣ など、さまざまな段階があります。

LN 管理者は、文書管理構成に関連する次のタスクを実行する必要があります。

文書タイプは、すべての文書に割り当てられます。各文書タイプには、その文書タイプのすべての文書に適用される改訂モードが割り当てられます。文書マスクおよび文書改訂マスクは、文書タイプによって異なる場合があります。文書タイプにより、文書改訂に添付されるハードコピーやファイルに対して改訂を割り当てるべきかどうかが決まります。会社が保管する文書タイプの例としては、安全規則、組立説明書、配線図、保守説明書、図面文書、標準文書などがあります。

文書の内容は、1 つ以上の電子ファイルに保存できます。どのタイプの電子ファイルも、その電子ファイルを状況が設計中の文書改訂にリンクすることで登録できます。文書改訂の文書タイプにより、ファイルに改訂がある場合はその改訂とともに割り当てられるかどうかが決まります。このファイルには、LN 管理者により LN に登録されたディレクトリに存在します。

ODM へのファイルのインポートが可能になったことにより文書管理機能が強化され、ユーザはレガシシステムのファイルを ODM にインポートすることができます。すべてのインポートファイルを単一の ODM 文書にリンクするか、またはファイルごとに個別の ODM 文書にリンクすることができます。さらに、ODM 文書をサービスオーダ、購買オーダ、設計品目などの LN エンティティにリンクできます。

文書や文書コンテンツは、紙やポリエステルフィルムなどの形で、ハードコピーとして保存することができます。ハードコピーは、使いやすさや要件に応じて特定の保管場所に保存します。ハードコピーの定義には、保管媒体と保管場所の指定が含まれます。