Processo del reclamo fornitoreÈ possibile registrare, rivedere ed elaborare i reclami fornitore. Un reclamo può basarsi su documenti quali fatture, ordini di assistenza, ordini di acquisto e persino su programmi acquisti. È possibile registrare le righe di reclamo manualmente oppure copiarle da un altro documento. Una volta registrato e inoltrato, il reclamo può essere approvato, rifiutato o annullato. Registrazione del reclamo fornitore Nell'intestazione del reclamo è possibile specificare se il reclamo verrà saldato con una nota di accredito (ricevuta dal fornitore) o con una fattura (inviata al fornitore) selezionando l'opzione desiderata nel campo Procedura di fatturazione per reclamo della sessione Reclamo fornitore (tscmm2600m000). È possibile specificare se la riga reclamo deve essere saldata rimborsando i costi (in base all'importo approvato nella riga reclamo) oppure i materiali (in base agli articoli e alla quantità specificati nelle righe reclamo). A tal fine, selezionare l'opzione Rimborso materiali o Rimborso costi nel campo Metodo reclamo della riga reclamo nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000). È possibile creare un reclamo fornitore nei seguenti modi:
Nota È possibile registrare manualmente un reclamo fornitore e in base al documento di riferimento di acquisto. L'intestazione viene creata manualmente e le righe vengono copiate da un documento di riferimento di acquisto. Inoltro del reclamo fornitore Una volta registrato, il reclamo deve essere inoltrato. Se il reclamo è inoltrato, lo stato dell'intestazione del reclamo è impostato su Approvazione in sospeso. Le righe del reclamo possono essere nello stato Approvato, Rifiutato, Modificato o Annullato. Nota In alcuni casi, lo Stato riga diventa Stime in attesa di approvazione o In attesa di restituzione materiale prima che lo stato diventi Approvazione in sospeso. Approvazione delle stime Una volta inoltrato il reclamo, se il campo Usa stime è selezionato nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000), viene creata una riga di stima e viene aggiornato lo stato della riga del reclamo, che viene impostato su Stime in attesa di approvazione. È obbligatorio approvare le stime prima di approvare il reclamo. Se le stime non vengono approvate, non è possibile modificare la Quantità approvata e l'Importo approvato nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000). Nota Se questo campo non è selezionato, la riga di stima viene eliminata e lo stato del reclamo viene aggiornato e impostato su Approvazione in sospeso. Spedizione delle parti difettose al fornitore Se il materiale deve essere restituito al fornitore prima dell'approvazione del reclamo, è necessario selezionare la casella di controllo Restituzione materiale obbligatoria nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000) e viene creata una riga consegna del reclamo fornitore nella sessione Consegne reclami fornitori (tscmm2112m000). Quando il reclamo è inoltrato, viene creato un ordine di magazzino e lo Stato riga del reclamo viene aggiornato e impostato su In attesa di restituzione materiale. Se il campo Ricevi RMA è impostato su Da ricevere nella sessione Consegne reclami fornitori (tscmm2112m000), viene stampato un documento RMA (autorizzazione per materiali resi). Tuttavia, prima di spedire gli articoli, è necessario ricevere il documento RMA. Per ricevere il documento RMA, utilizzare l'opzione RMA ricevuto del menu Azione o il pulsante RMA ricevuto nella sessione Consegne reclami fornitori (tscmm2112m000) o nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000). Azione per articolo - È possibile utilizzare il campo Azione di approvazione (per materiale approvato) e il campo Azione di rifiuto (per materiale rifiutato) nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000) per determinare il modo in cui il fornitore deve gestire il materiale difettoso reso. Il fornitore può scegliere tra le seguenti opzioni per l'articolo: Prendi e mantieni il controllo, Restituzione a cliente o Scarto. Quando l'articolo difettoso viene restituito dal fornitore, viene creata una riga ricevimento del reclamo fornitore. Termine della riga consegna in magazzino dei materiali difettosi Se viene creato un ordine di magazzino per una sessione Consegne reclami fornitori (tscmm2112m000), ma per qualche motivo non è possibile consegnare tutti gli articoli, è possibile terminare l'ordine di magazzino dei restanti articoli per poter elaborare il reclamo fornitore senza inviare tutto il materiale difettoso. Termine di una riga ricevimento in magazzino dei materiali rimborsati Se viene creato un ordine di magazzino per una sessione Ricevimenti reclami fornitori (tscmm2113m000), ma per qualche motivo non vengono ricevuti tutti gli articoli, è possibile terminare l'ordine di magazzino dei restanti articoli per poter elaborare il reclamo fornitore senza ricevere tutti gli articoli. Approvazione del reclamo È possibile approvare l'intestazione del reclamo o le singole righe del reclamo. Se viene approvata la riga del reclamo, lo stato viene impostato su Approvato. Se vengono elaborate tutte le righe (approvate e rifiutate), lo stato dell'intestazione viene impostato su Approvato. Se una o più righe vengono rifiutate, il campo Parzialmente approvato viene selezionato nell'intestazione della sessione Reclami fornitore (tscmm2100m000). Se il campo Metodo reclamo è impostato su Rimborso materiali nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000), viene creato un ordine di magazzino per ricevere il materiale sostitutivo dal fornitore. Nota Le righe di reclamo cliente con campo Metodo reclamo impostato su Rimborso materiali possono anche essere trasferite a (righe di) reclami fornitore. In base all'opzione selezionata per il campo Associato a nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000), gli importi dei reclami approvati vengono registrati come ricavi reclamo nella garanzia fornitore dell'articolo con numero di serie, con lo stato Attivo, per l'installazione nell'intestazione del reclamo fornitore. Invio della fattura Se il reclamo è approvato e il campo Procedura di fatturazione per reclamo è impostato su Basato su fattura nella sessione Reclami fornitore (tscmm2100m000), è necessario inviare una fattura al fornitore. Nota di accredito Se il reclamo è approvato e il campo Procedura di fatturazione per reclamo è impostato su Basato su nota di accredito nella sessione Reclami fornitore (tscmm2100m000), è necessario ricevere una nota di accredito dal fornitore. Una volta ricevuta la nota di accredito in Contabilità fornitori, è possibile collegarla alla righe del reclamo. Saldo della riga del reclamo Una volta approvato il reclamo, lo stato della riga viene aggiornato e impostato su "Saldato" soltanto nei seguenti casi:
Rifiuto del reclamo fornitore L'utente può registrare il rifiuto del reclamo utilizzando l'opzione Rifiuto reclamo fornitore nella riga o nell'intestazione del reclamo della sessione Reclami fornitore (tscmm2100m000). L'utente deve specificare un motivo del rifiuto del reclamo. L'opzione è disponibile per aggiungere informazioni aggiuntive al testo del rifiuto. Se la casella di controllo Restituzione materiale obbligatoria è selezionata nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000), viene creata una consegna a magazzino per ricevere dal fornitore l'articolo richiesto. Annullamento del reclamo fornitore È possibile annullare il reclamo, ma non le singole righe reclamo; lo stato di tutte le righe reclamo è impostato su Annullato. È possibile annullare un reclamo soltanto se lo Stato dell'intestazione del reclamo è Modificato o Approvazione in sospeso e non esiste alcuna riga reclamo con lo stato impostato su Approvato o Saldato. Chiusura ed eliminazione del reclamo fornitore Un reclamo fornitore è chiuso se si verificano le seguenti condizioni:
Nota Se un reclamo fornitore è chiuso, lo stato dell'intestazione del reclamo fornitore è impostato su Chiuso. Se un reclamo fornitore è chiuso, lo stato riga delle righe reclamo fornitore non cambia. Una volta chiuso un reclamo fornitore, è disponibile l'opzione per registrare il reclamo nello storico, ma soltanto quando è selezionato il parametro Usa storico reclami nella sessione Parametri di gestione reclami (tscmm0100m000). Infine è disponibile l'opzione per eliminare i reclami fornitore chiusi. Quando un reclamo fornitore viene eliminato, l'intestazione e tutte le righe del reclamo fornitore vengono eliminate. Se la casella di controllo Usa storico reclami del parametro è selezionata nella sessione Parametri di gestione reclami (tscmm0100m000), è possibile eliminare un reclamo soltanto dopo averlo registrato nello storico. È possibile eliminare un reclamo fornitore soltanto dopo aver accettato tutti i dati di riconciliazione finanziaria.
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