Riconciliazione - Concetti e considerazioni relative alla progettazione

Prima di passare all'implementazione, è necessario valutare attentamente l'impostazione dello schema di mappatura dell'integrazione dei dati di riconciliazione. È possibile progettare un'impostazione efficiente e informativa solo dopo un'attenta analisi della mappatura di integrazione e delle possibilità di riconciliazione e dopo un'analisi accurata dei processi aziendali.

In questo argomento vengono descritti i concetti che regolano la gestione delle transazioni di integrazione e i componenti specifici della riconciliazione e dell'analisi, oltre ad alcune linee guida generali relative all'impostazione.

Un tipo di documento di integrazione rappresenta un tipo di transazione di integrazione in Contabilità. Ai fini dell'analisi finanziaria e della riconciliazione, i tipi di documento di integrazione identificano il tipo di transazione.

In Gestione operazioni ogni transazione di integrazione è rappresentata dalla relativa combinazione dell'origine della transazione operativa e della transazione finanziaria. Nel modulo Contabilità/Logistica di Dati comuni le combinazioni di origine della transazione e transazione finanziaria vengono convertite in tipi di documento di integrazione. La transazione Ordine di vendita/Prelievo, ad esempio, viene convertita nel tipo di documento di integrazione con la descrizione Ordine di vendita/Prelievo.

LN offre tipi di documento di integrazione predefiniti per tutte le possibili transazioni di integrazione e per tutte le transazioni che è necessario identificare durante l'analisi finanziaria e la riconciliazione. A ciascun tipo di documento di integrazione è associato il componente transazione corrispondente. Ad esempio, ai tipi di documento di integrazione per le diverse transazioni Ordine di vendita è associato il componente della transazione Ordine di vendita.

Nello schema di mappatura dell'integrazione è possibile mappare un tipo di documento di integrazione a uno o più conti contabili e dimensioni. In genere, la colonna dare e la colonna avere di una transazione di Gestione operazioni vengono registrate in conti contabili distinti.

Poiché un gruppo di riconciliazione riflette il tipo di conto contabile, ogni tipo di documento di integrazione è collegato a due gruppi di riconciliazione, uno per la colonna dare e uno per la colonna avere.

La maggior parte dei tipi di documento di integrazione viene utilizzata solo per la registrazione dei dati di riconciliazione, ad esempio il tipo di documento di integrazione Saldi di apertura. Questi tipi di documento di integrazione non possono essere mappati e la casella di controllo Usa in schema mappatura nella sessione Tipi documento di integrazione (tfgld4557m000) risulta pertanto deselezionata.

Un gruppo di riconciliazione rappresenta il tipo di conto contabile utilizzato per le transazioni di integrazione e, in tal modo, rappresenta un gruppo di conti contabili di integrazione in relazione ai quali è possibile eseguire il processo di riconciliazione. Un gruppo di riconciliazione è costituito dalla combinazione di un'area e di una sottoarea di riconciliazione, ad esempio Accantonamento fatture/Ordine di acquisto.

A ogni gruppo vengono collegati uno o più tipi di documento di integrazione. Nello schema di mappatura dell'integrazione i tipi di documento di integrazione vengono mappati ai conti contabili e alle dimensioni.

Ogni tipo di documento di integrazione è collegato a due gruppi di riconciliazione, uno per la colonna dare e uno per la colonna avere. È possibile visualizzare i tipi di documento di integrazione relativi a un gruppo di riconciliazione nella sessione Tipi documenti di integrazione per Gruppo di riconciliazione (tcfin0115m000).

Nella sessione Gruppi di riconciliazione (tcfin0120m000) è possibile visualizzare e completare i dettagli dei gruppi di riconciliazione generati immettendo i dettagli richiesti dall'organizzazione per la riconciliazione e l'analisi finanziaria. Per ulteriori informazioni, vedere Dettagli dei gruppi di riconciliazione.

È possibile utilizzare gli elementi di riconciliazione per strutturare i report e le altre presentazioni dei dati di riconciliazione e per semplificare l'interpretazione di tali dati. Altri esempi di elementi di riconciliazione sono il numero di documento dell'ordine, il magazzino e il Business Partner 'Origine vendita'. Un gruppo di riconciliazione può contenere fino a cinque elementi, ognuno dei quali rappresenta un attributo del componente della transazione.

Quando si visualizzano le transazioni di riconciliazione, è possibile ordinarle in base all'elemento di riconciliazione e trovare transazioni con valori specifici degli elementi di riconciliazione. È inoltre possibile generare report basati sugli elementi di riconciliazione e su combinazioni di elementi.

Nella sessione Gruppi di riconciliazione (tcfin0120m000) è possibile assegnare a un gruppo di riconciliazione fino a cinque elementi. La selezione degli elementi di riconciliazione dipende dai processi aziendali e dai requisiti di reportistica.

Gli elementi di riconciliazione devono essere assegnati con estrema attenzione e, dopo aver impostato i dati di riconciliazione, tali elementi devono essere modificati solo se necessario.

L'assegnazione degli elementi di riconciliazione è particolarmente importante, ad esempio per il gruppo di riconciliazione Scorte, poiché i componenti della transazione a debito non coincidono con quelli della transazione a credito. Non è possibile accettare queste transazioni di riconciliazione per ID del componente della transazione e selezionare la casella di controllo Solo dare e avere in pareggio. Se tuttavia si scelgono gli elementi di riconciliazione come base per l'accettazione, è possibile accettare le transazioni per cui le transazioni a debito e a credito sono in pareggio. Nel report le transazioni a debito e a credito vengono stampate per codice articolo.

Pur non essendo identici, gli elementi di riconciliazione presentano alcune similarità con gli elementi di mappatura. Questi ultimi rappresentano infatti un livello più dettagliato rispetto agli elementi di riconciliazione.

Un elemento di mappatura rappresenta una caratteristica di una transazione logistica, in altri termini un componente della transazione che è possibile mappare a un conto contabile o a una dimensione. Un elemento di riconciliazione è una caratteristica comune delle transazioni di integrazione (documenti di integrazione) di un gruppo di riconciliazione, che è possibile utilizzare per l'analisi e la riconciliazione dei dati. In altri termini, un elemento di riconciliazione collega gli elementi di mappatura corrispondenti di diversi componenti della transazione.

I codici interni degli elementi di mappatura non coincidono ma, a livello fisico, l'articolo ordine di produzione, l'articolo scorte e l'articolo ordine di vendita possono corrispondere allo stesso articolo. Per tutte queste transazioni, l'elemento di riconciliazione corrispondente è Articolo (codice interno 014000000000).

Se si mappano a un conto contabile specifico solo gli elementi con lo stesso elemento di riconciliazione corrispondente, durante la riconciliazione il saldo risultante del conto può equivalere a zero.

Se si mappano elementi con diversi elementi di riconciliazione corrispondenti allo stesso conto contabile, il processo di riconciliazione è più complesso. Nella maggior parte dei casi, il saldo risultante di un conto non sarà pari a zero, mentre può esserlo quello di un gruppo di conti contabili a cui vengono mappate le transazioni.