Procedura per l'ordine di acquisto

La procedura relativa all'ordine di acquisto comprende l'intera procedura amministrativa per l'acquisto di merci o servizi.

Tale procedura è costituita dalle fasi seguenti:

Istruzione 1. Creazione degli ordini di acquisto

Gli ordini di acquisto possono essere creati nella sessione Ordine di acquisto - Righe (tdpur4100m900), come riportato di seguito:

  • In modo automatico, da diverse origini, ad esempio Pianificazione aziendale, Vendite ed Assistenza
  • Copiandoli da un ordine esistente nella sessione Copia ordine di acquisto (tdpur4201s000)
  • In modo manuale
Istruzione 2. Approvazione degli ordini di acquisto

Nella procedura relativa agli ordini di acquisto, il passaggio obbligatorio dopo la creazione degli ordini di acquisto è costituito dall'approvazione degli ordini di acquisto. Le attività della procedura possono iniziare quando un utente approva l'ordine.

Istruzione 3. Stampa degli ordini di acquisto

Una volta registrato e approvato, l'ordine di vendita può essere stampato e inviato al Business Partner 'Destinazione vendita' come conferma di ordine. La sessione Stampa ordini di acquisto (tdpur4401m000) è obbligatoria solo se si comunica l'ordine di acquisto al Business Partner 'Origine vendita' per posta o tramite EDI (Electronic Data Interchange). Se la comunicazione degli ordini di acquisti avviene per telefono, questo passaggio è facoltativo.

Una volta stampato, è ancora possibile modificare l'ordine di acquisto.

Istruzione 4. Inoltro degli ordini di acquisto a Magazzino

Dopo che il Business Partner 'Origine vendita' è stato informato dell'ordine di acquisto e quest'ultimo è stato approvato, è possibile inoltre l'ordine a Magazzino nella sessione Inoltro ordini di acquisto a Magazzino (tdpur4246m000). A questo punto, il reparto che si occupa del magazzino è a conoscenza delle merci previste.

Quando gli ordini di acquisto vengono inoltrati al magazzino, vengono eseguite diverse attività nel modulo Ordini di magazzino, a partire dalla creazione dell'ordine di magazzino nella sessione Ordini di magazzino (whinh2100m000). Le attività eseguite nel modulo Ordini di magazzino dal tipo di ordine di magazzino collegato al tipo di ordine di acquisto.

Per collegare un tipo di ordine di magazzino a un tipo di ordine di acquisto, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Collegare le attività a una procedura di immagazzinamento nella sessione Attività per Procedura (whinh0106m000).
  2. Collegare una procedura di immagazzinamento a un tipo di ordine di magazzino nella sessione Tipi di ordine di magazzino (whinh0110m000)
  3. Collegare il tipo di ordine di magazzino nella sessione Tipi ordine di acquisto (tdpur0194m000).

Non è obbligatorio inoltrare gli ordini di acquisto per gli articoli di costo e i servizi a Magazzino. Questo dipende dall'impostazione della casella di controllo Inoltra a Magazzino disponibile nella sessione Articoli - Acquisti (tdipu0101m000). Le consegne dirette non vengono mai inoltrate al magazzino.

Istruzione 5. Ricevimento delle merci acquistate

È possibile registrare i ricevimenti delle merci acquistate in Magazzino o Approvvigionamento.

  • Magazzino
    Se l'ordine di acquisto viene inoltrato a Magazzino, la procedura di ricevimento è inclusa nella procedura di ingresso e nella procedura di ispezione nel modulo Gestione scorte.

    Quando i ricevimenti vengono registrati in Magazzino, i dati relativi al ricevimento vengono restituiti ad Approvvigionamento. Questi dati possono essere visualizzati nelle seguenti sessioni:

    • Ordini di acquisto - Panoramica ricevimenti (tdpur4531m000)
    • Ricevimenti acquisti (tdpur4106m000)
  • Approvvigionamento
    Per gli articoli non di magazzino che non sono stati inoltrati a Magazzino, è possibile registrare i ricevimenti nelle sessioni Ordine di acquisto - Righe da ricevere (tdpur4501m400) e Ricevimenti acquisti (tdpur4106m000).

Se un ricevimento è stato confermato nella sessione Ricevimenti acquisti (tdpur4106m000), non è più possibile modificarne i dati in questa sessione. I dati specifici di un ricevimento possono comunque essere modificati nella sessione Ricevimento acquisto corretto (tdpur4106s100).

Dopo il ricevimento delle merci è possibile modificare i relativi prezzi e sconti. Utilizzare la sessione Modifica prezzo e sconti dopo il ricevimento (tdpur4122m000) per gestire i prezzi e gli sconti.

Istruzione 6. Pagamento delle merci acquistate

Per gestire il pagamento delle merci acquistate, è necessario utilizzare il modulo Contabilità fornitori (ACP). È possibile eseguire questo processo soltanto se il package Contabilità è implementato.

Nella procedura relativa all'ordine di acquisto, il Business Partner non deve inviare necessariamente una fattura. Al contrario, è possibile utilizzare l'autofatturazione per generare automaticamente le fatture per le merci acquistate.

L'autofatturazione viene in genere utilizzata se si dispone di:

  • Un contratto con il Business Partner di importo equivalente al prezzo delle merci da acquistare.
  • Un accordo con il Business Partner in base al quale il pagamento delle merci verrà effettuato senza ricevere una relativa fattura.

L'autofatturazione è controllata dai seguenti campi della sessione Ordini di acquisto (tdpur4100m000) o Righe ordini di acquisto (tdpur4101m000):

  • Autofatturazione
    Se si seleziona questa casella di controllo, è possibile generare una fattura per ciascun ricevimento di riga di ordine. Nella società finanziaria a cui è collegato l'ufficio acquisti è possibile selezionare le righe di ordine e generare le fatture nella sessione Generazione fatture di acquisto sottoposte ad autofatturaz. (tfacp2290m000).
  • Fatturazione dopo

    Questo campo può essere impostato su uno dei seguenti valori:

    • Ispezione
      Le autofatture possono essere create solo per la quantità totale ricevuta e approvata, dopo che tutte le ispezioni sono state completate per un ricevimento specifico.
    • Ricevimento
      Un'autofattura può essere creata immediatamente per la quantità totale ricevuta. Se dopo un'ispezione una certa quantità viene rifiutata, nella sessione Generazione fatture di acquisto sottoposte ad autofatturaz. (tfacp2290m000) viene creata una fattura per la quantità rifiutata. Tale fattura comprenderà una quantità negativa.
Istruzione 7. Elaborazione degli ordini di acquisto

Al termine della procedura relativa all'ordine di acquisto, tutti gli ordini di acquisto devono essere elaborati nella sessione Elaborazione ordini acquisto consegnati (tdpur4223m000). Gli ordini di acquisto elaborati vengono trasferiti dal database ordinario al database dello storico.

Nota

In questa sessione è possibile visualizzare le righe ordine di acquisto che richiedono l’attenzione dell’addetto agli acquisti ed eseguire su di esse le azioni appropriate:

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