Processo di approvazione delle richieste di acquisto

Prima che una richiesta di acquisto possa essere convertita in un ordine di acquisto o in una richiesta di offerta (RFQ), è necessario che la richiesta di acquisto venga approvata da un ratificatore o da un elenco di ratificatori. Un ratificatore è un impiegato o un reparto valido autorizzato alla ratifica delle richieste inviate. I ratificatori possono approvare o respingere le richieste.

Impostazione dell'elenco dei ratificatori

Nella sessione Ratificatori (tdpur2105m000) è possibile gestire un elenco di ratificatori di richieste validi (impiegati o reparti) e definire una gerarchia nella struttura di approvazione.

Prima di aggiungere nominativi all'elenco di ratificatori, definire i seguenti dati principali:

  1. Definire gli impiegati e i reparti nelle sessioni Impiegati - Generale (tccom0101m000) e Reparti (tcmcs0565m000).
  2. Poiché un singolo ratificatore può appartenere a un solo reparto, definire i valori predefiniti del reparto di un impiegato nella sessione Impiegati - Generale (tccom0101m000).
  3. La data di validità e la data di scadenza del ratificatore devono essere valide e verificate nella sessione Impiegati - Generale (tccom0101m000). Al Ratificatore specificato nella sessione Ratificatori (tdpur2105m000) devono inoltre essere assegnate una Data di validità e una Data di scadenza valide.
Nota
  • Il campo Centro di lavoro della sessione Ratificatori (tdpur2105m000) è di tipo obbligatorio. Se viene selezionato nel campo Ratificatore della sessione Ratificatori (tdpur2105m000), un ratificatore deve appartenere al reparto ratificatori selezionato.
  • Soltanto i reparti ratificatori corrispondenti a un ufficio acquisti e i singoli ratificatori dell'ufficio acquisti sono autorizzati a eseguire l'approvazione finale su una richiesta di acquisto.

Per stampare l'elenco ratificatori, utilizzare la sessione Stampa ratificatori (tdpur2405m000).

Approvazione o rifiuto delle richieste di acquisto

Quando una richiesta di acquisto viene inoltrata per l'approvazione, in base all'elenco di ratificatori collegato della sessione Ratificatori (tdpur2105m000), vengono inseriti record di approvazione nella sessione Avanzamento approvazione richieste di acquisto (tdpur2506m000).

Nel processo di approvazione in genere vengono effettuate le seguenti operazioni:

  1. Nel primo record di approvazione vengono inseriti il Ratificatore e il Reparto ratificatori specificati nell'intestazione della richiesta. Se per il ratificatore è presente un ratificatore padre nell'elenco dei ratificatori, viene inserito un ulteriore record di approvazione con tale ratificatore padre. L'intero albero di ratificatori viene inserito in base ai ratificatori padre presenti nell'elenco. Questi record di approvazione hanno lo stato approvazione in sospeso.
  2. Quando il primo ratificatore approva o rifiuta la richiesta, lo stato del record di approvazione passa da Approvazione in sospeso ad Approvato oppure Rifiutato. Quando la richiesta viene approvata dal primo ratificatore, i campi Ratificatore e Reparto ratificatori nell'intestazione della richiesta vengono aggiornati con il ratificatore e il reparto ratificatori del record di approvazione/ratificatore successivo.
  3. Quando tutti i ratificatori del relativo elenco approvano la richiesta, lo stato di quest'ultima passa da Approvazione in sospeso ad Approvato. Se un record di approvazione con stato Approvazione in sospeso è ancora disponibile nella sessione Avanzamento approvazione richieste di acquisto (tdpur2506m000), a indicare che un ratificatore successivo deve ancora giudicare la richiesta, lo stato di quest'ultima rimane impostato su Approvazione in sospeso.
Nota
  • Nella sessione Avanzamento approvazione richieste di acquisto (tdpur2506m000), visualizzata anche come scheda nella sessione Richiesta di acquisto (tdpur2600m000), i ratificatori possono vedere se sono state loro inoltrate delle richieste per l'approvazione.
  • Il campo Autorizzazioni per approvazione della sessione Parametri richieste di acquisto (tdpur0100m200) determina la modalità di utilizzo dell'elenco di ratificatori nel processo di approvazione delle richieste di acquisto.
  • Prima di approvare una richiesta di acquisto, i ratificatori possono esaminarne le righe nella scheda Righe richiesta della sessione Richiesta di acquisto (tdpur2600m000) e selezionare la casella di controllo Rifiutato se desiderano rifiutare una riga specifica.
  • Nella sessione Richieste di acquisto (tdpur2501m000) la casella di controllo Consenti rifiuto parziale determina se una richiesta di acquisto con stato Approvato può includere righe che sono state rifiutate.
  • Se una richiesta di acquisto viene rifiutata da un ratificatore, può essere modificata da un richiedente. Quando una richiesta con stato Modificato viene inoltrata di nuovo per l'approvazione, nella sessione Avanzamento approvazione richieste di acquisto (tdpur2506m000) viene inserito un ulteriore record di approvazione relativo al ratificatore che ha rifiutato la richiesta. Questo record di approvazione ha lo stato Approvazione in sospeso.
  • Se la casella di controllo Eccezione budget è selezionata per una o più righe della richiesta, quest'ultima non può essere approvata. È innanzitutto necessario gestire l'eccezione di budget.

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