File

È possibile salvare il contenuto di un documento in uno o più file in formato elettronico. Per registrare qualsiasi tipo di file in formato elettronico, è possibile collegare il file in questione a una revisione documento alla quale è associato lo stato In fase di elaborazione. Il tipo di documento associato alla revisione determina se i file vengano assegnati con revisioni, ferma restandone la disponibilità. I file devono trovarsi in directory registrate in LN dall'amministratore del sistema e alle quali si fa riferimento con il termine aree. Ai tipi di file, definiti per tutti i file registrati in ODM, viene assegnato un tipo di documento.

I file consentono di gestire informazioni sul documento e devono essere collegati alle revisioni del documento pertinenti. Non è possibile collegare un file alle revisioni di più documenti.

Le operazioni eseguibili sui file, ad esempio operazioni di modifica, visualizzazione, stampa, annotazione, gestione e-mail, spostamento, copia, archiviazione, estrazione e annullamento estrazione, dipendono dalle autorizzazioni accordate all'utente e dallo stato della revisione documento alla quale è collegato il file. Quando si modifica una revisione documento già rilasciata, tutti i file e le copie fisiche a essa collegati vengono collegati alla nuova revisione non appena si sceglie l'opzione Copia contenuto revisione documento dal menu Visualizzazioni, Riferimenti o Azioni. Nella finestra Copia collegamenti revisioni documenti nella nuova revisione scegliere Sì per attivare il processo di copia.