| | Processus d'approbation des demandes d'achatPour qu'une demande d'achat puisse être convertie en commande fournisseur ou en appel d'offres, elle doit être approuvée par un approbateur ou une liste d'approbateurs. Un approbateur est un employé ou un département compétent autorisé à approuver les demandes d'achat soumises. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter des demandes d'achat. Spécification de la liste d'approbateurs La session Approbateurs (tdpur2105m000) vous permet de gérer une liste d'approbateurs valides de demande d'achat (individus ou départements) et de définir une hiérarchie dans la structure d'approbation. Avant d'ajouter des entrées dans la liste d'approbateurs : - Définissez les employés et les département dans les sessions Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000) et Départements (tcmcs0565m000).
- Une personne ayant le statut d'approbateur ne peut être rattachée qu'à un seul service. Vous devez donc définir les paramètres par défaut du service de cet employé dans la session Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000).
- La date d'application et la date d'expiration de l'approbateur doivent être conformes et vérifiées dans l'enregistrement de l'employé, dans la session Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000). Le Approbateur, tel que spécifié dans la session Approbateurs (tdpur2105m000), doit également avoir un Date d'application et un Date d'expiration valides.
Remarque - Le champ Département dans la session Approbateurs (tdpur2105m000) est obligatoire. Lorsque vous sélectionnez un approbateur dans le champ Approbateur de la session Approbateurs (tdpur2105m000), il doit être rattaché au service correspondant sélectionné.
- Seuls les départements approbateurs qui sont des services des achats et les approbateurs individuels du service des achats sont autorisés à donner l'approbation finale aux demandes d'achats.
Pour imprimer la liste d'approbateurs, utilisez la session Impression des approbateurs (tdpur2405m000). Approbation ou rejet des demande d'achats Lorsqu'une demande d'achat est soumise pour approbation, sur la base de la liste d'approbations liée depuis la session Approbateurs (tdpur2105m000), les enregistrements d'approbation sont insérés dans la session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000). En général, les étapes suivantes sont réalisées dans le processus d'approbation : - Le premier enregistrement d'approbation est complété avec l'Approbateur et le Département approbateur de l'en-tête de la demande d'achat. Si l'approbateur a un approbateur parent dans la liste d'approbateurs, un enregistrement d'approbation suivant est inséré avec cet approbateur parent. L'arborescence complète d'approbateurs est insérée sur la base des approbateurs parents dans la liste d'approbateurs. Les enregistrements d'approbation ont le statut En attente d'approbation.
- Lorsque le premier approbateur approuve ou rejette la demande d'achat, l'enregistrement d'approbation passe du statut En attente d'approbation à Approuvé ou Rejeté. Quand la demande d'achat est approuvée par le premier approbateur, les champs Approbateur et Département approbateur sur l'en-tête de la demande d'achat sont mis à jour avec l'approbateur et le département approbateur du prochain enregistrement d'approbation/prochain approbateur.
- Quand la demande d'achat est approuvée par les approbateurs de la liste d'approbateurs, la demande d'achat passe du statut En attente d'approbation à approuvé. Si un enregistrement d'approbation avec le statut En attente d'approbation est toujours disponible dans la session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000), ce qui signifie qu'un prochain approbateur doit encore juger la demande d'achat, le statut de la demande d'achat reste En attente d'approbation.
Remarque - Dans la session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000), qui apparaît aussi comme un onglet dans la session Demande d'achat (tdpur2600m000), les approbateurs peuvent voir si des demandes d'achat leur sont soumises pour approbation.
- Le champ Autorisations d'approbation dans la session Paramètres des demandes d'achat (tdpur0100m200) détermine comment la liste d'approbations est utilisée dans le processus d'approbation de demande d'achat.
- Avant d'approuver la demande d'achat, les approbateurs peuvent réviser les lignes de demande dans l'onglet Lignes demandes d'achat de la session Demande d'achat (tdpur2600m000) et cocher la case Rejeté s'ils souhaitent rejeter une ligne de demande spécifique.
- Dans la session Demandes d'achat (tdpur2501m000), la case Autoriser un rejet partiel détermine si une demande d'achat Approuvé peut inclure des lignes de demande d'achat rejetées.
- Si une demande d'achat est rejetée par un approbateur, un demandeur peut modifier la demande d'achat. Lorsqu'une demande d'achat de statut modifié est soumise de nouveau à l'approbation, un enregistrement d'approbation supplémentaire est inséré dans la session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000) pour l'approbateur qui a rejeté la demande. Cet enregistrement d'approbation a le statut En attente d'approbation.
- Si la case Exception budget est cochée pour une ou plusieurs lignes de la demande d'achat, cette demande ne peut pas être approuvée. car l'exception doit d'abord être traitée.
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