Kundenforderungsverarbeitung

Sie können von Kunden erhaltene Forderungen erfassen, prüfen und verarbeiten. Eine Forderung kann auf Belegen wie Rechnungen, Service-Aufträgen, Werkstattaufträgen und Verkaufsaufträgen basieren. Dabei kann die Forderung manuell erfasst oder auch aus einem ursprünglichen Beleg oder einer Problemmeldung übernommen werden. Nachdem eine Forderung erfasst und vorgelegt wurde, können Sie diese (teilweise) genehmigen, ablehnen oder stornieren.

Kundenforderung erfassen

Im Forderungskopf können Sie angeben, ob eine Forderung durch eine (an den Kunden gesendete) Gutschrift oder durch eine (vom Kunden erhaltene) Rechnung verrechnet werden soll. Wählen Sie dazu die gewünschte Option im Feld Forderungsrechnungsablauf des Programms Kundenforderungspositionen (tscmm1600m000) aus.

Sie können festlegen, ob die Forderungsposition durch Kostenerstattung (auf Grundlage des genehmigten Betrags in der Forderungsposition) oder durch Materialersatz (auf Grundlage des in der Forderungsposition genannten Artikels sowie der Menge) beglichen wird. Wählen Sie dazu im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) die entsprechende Option ( Material ersetzen bzw. Kosten zurückerstatten) im Feld Art der Anspruchserfüllung aus.

Eine Kundenforderung kann folgendermaßen angelegt werden:

  • Manuell: Sie können die Werte im Forderungskopf und in den Forderungspositionen manuell festlegen.
  • Aus einem Ursprungsbeleg: Sie können eine Forderung auf Basis der Belege wie Rechnungen, Service-Auftrag, Werkstattauftrag, Verkaufsauftrag oder einem VK-Lieferabruf erfassen. Die Daten des Ursprungsbelegs werden im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) im Forderungskopf angegeben. Sie können die Daten aus dem Ursprungsbeleg kopieren. Verwenden Sie dazu die Option Aus Verkaufsdokument kopieren aus dem Menü "Aktionen". Die ursprünglichen Artikel, Mengen und Verkaufspreise werden in die Forderung übernommen.
  • Aus einer Problemmeldung: Sie können eine Forderung aus einer Problemmeldung des Kunden erfassen. Der Vorgangstext aus der Problemmeldung wird in den forderungsinternen Text übernommen und die Problemmeldung wird in eine Kundenforderung umgewandelt.
Hinweis

Der Forderungskopf wird aus einer Problemmeldung generiert oder manuell angelegt. In beiden Fällen ist es möglich, die Forderungspositionen anhand eines Ursprungsbelegs zu generieren.

Kundenforderung vorlegen

Nach dem Erfassen müssen Sie die Forderung vorlegen. Wenn die Forderung vorgelegt wurde, wechselt der Status des Forderungskopfs in Genehmigung steht aus. Die Forderungspositionen können jetzt genehmigt, abgelehnt, geändert oder storniert werden.

Hinweis

Manchmal wechselt der Positionsstatus zuerst in Kalkulationsgenehmigung steht aus, Materialrücklieferung steht aus, Lieferantengenehmigung steht aus, bevor die Position den Status Genehmigung steht aus erhält.

Kalkulierte Kosten genehmigen

Wenn die Forderung vorgelegt wird und das Feld Kalkulationen verwenden im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) ist markiert, wird der Positionsstatus der Forderung in Kalkulationsgenehmigung steht aus geändert. Dann ist es erforderlich, zuerst die Kalkulationen zu genehmigen, bevor die Forderung genehmigt werden kann. Wenn die Kalkulationen nicht genehmigt sind, können die Felder Genehmigte Menge und Genehmigter Betrag im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) nicht geändert werden.

Hinweis

Wenn das Feld nicht markiert ist, wird der Positionsstatus der Forderung (falls im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) das Kontrollkästchen Materialrückgabe erforderlich markiert ist) in Materialrücklieferung steht aus geändert, ansonsten in Genehmigung steht aus.

Defektes Teil vom Kunden erhalten und zurückgeben

Wenn das Material vom Kunden zurückgegeben werden muss, bevor die Forderung genehmigt werden kann, müssen Sie im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) das Kontrollkästchen Materialrückgabe erforderlich markieren. Im Programm Kundenforderungen - Wareneingänge (tscmm1113m000) wird daraufhin eine Eingangsposition für die Kundenforderung angelegt. Wenn die Forderung vorgelegt wurde, wird ein Lagerauftrag angelegt und der Forderungsstatus wechselt in Materialrücklieferung steht aus. Es wird ein Lagerauftrag angelegt, um den Artikel in den kundeneigenen Bestand zu vereinnahmen.

Wenn der Artikel eingeht, wird ein Lagerauftrag angelegt, um das defekte Teil an den Kundendienst zu liefern. Das Teil muss an den Kundendienst geliefert werden, bevor die Forderung Genehmigt oder Abgelehnt werden kann.

Beim Kundendienst wird das defekte Teil einer Prüfung unterzogen. Es wird automatisch eine Prüfung angelegt, wenn die Messart zum Zeitpunkt der Lieferung an den Kundendienst angegeben wird. Weitere Prüfungen können manuell hinzugefügt werden. Alle Prüfungen müssen beendet oder abgelehnt worden sein, bevor die Forderung genehmigt wird.

Maßnahme für Artikel: Mithilfe der Felder Aktion für genehmigte Mengen und Aktion für abgelehnte Mengen im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) können Sie den Status der vom Kunden erhaltenen Artikel angeben:

  • Im Firmeneigentum: Der Artikel wird als Firmeneigentum an das Lager zurückgesendet.
  • An Kunden zurückgeben: Der Artikel wird als Kundeneigentum an das Lager zurückgesendet. Wenn der Artikel an das Lager zurückgegeben wird, wird ein neuer Lagerauftrag angelegt, um den Artikel an den Kunden zurückzusenden.
  • Ausschuss: Der Artikel wird nicht an das Lager zurückgegeben und kann verschrottet werden.
An Kunden zurückgeben

Wenn der Artikel an den Kunden zurückgegeben wird, wird im Programm Kundenforderung - Lieferungen (tscmm1112m000) eine Lieferposition für die Forderung angelegt. Das Feld Materialart wird auf Rückgabematerial gesetzt, um anzuzeigen, dass die Lieferposition dazu dient, den Artikel aus der Forderung an den Kunden zurückzusenden.

Lagereingang des defekten Teils beenden

Sie können die Wareneingänge für die Forderungsposition beenden, wenn die Forderung den Status Materialrücklieferung steht aus aufweist und die defekten Teile nicht (vollständig) eingegangen sind. Offene Einlagerungsauftragspositionen werden gelöscht.

Forderung genehmigen

Sie können den Forderungskopf oder einzelne Forderungspositionen genehmigen. Nachdem eine Forderungsposition genehmigt wurde, wechselt ihr Status in Genehmigt. Wenn alle (genehmigten oder abgelehnten) Positionen verarbeitet sind, wechselt der Kopfstatus in Genehmigt. Wurden eine oder mehrere Positionen abgelehnt, wird im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) das Feld Teilgenehmigt im Kopf markiert.

Wenn das Feld Warenrückgabegenehmigung drucken im Programm Kundenforderungen - Wareneingänge (tscmm1113m000) auf Zu drucken gesetzt ist, wird ein RMA-Beleg (RMA = Return Material Authorization, deutsch: Warenrückgabegenehmigung) gedruckt.

Wenn das Kontrollkästchen Warenrückgabegenehmigung drucken für die Service-Art markiert ist, wird die Warenrückgabegenehmigung als Teil des Genehmigungsschritts gedruckt.

Wenn im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) das Kontrollkästchen Service-Prüfung erforderlich markiert ist, erstellt und verarbeitet LN eine Service-Prüfung, bevor die Forderung genehmigt oder abgelehnt werden kann.

Wenn im Programm Kundenforderung - Lieferungen (tscmm1112m000) das Feld Materialart auf Material ersetzen gesetzt ist, wird eine Lieferposition angelegt (mit der ein Lagerauftrag verbunden ist), um das neue Material an den Kunden zu senden.

Basierend auf der Option, die für das Feld Zugeordnet zu im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) ausgewählt ist, werden die genehmigten Forderungsbeträge für die Installation aus dem Kopf der Kundenforderung als Forderungskosten unter einer ID-Artikel-Garantie mit dem Status "Aktiv" erfasst. Wenn das Feld Zugeordnet zu auf "Vertrag" gesetzt ist, wird im Programm Vertragskostendeckung - Übersicht (tsctm4580m000) ein zusätzlicher Datensatz angelegt.

Rechnungseingang

Wenn die Forderung genehmigt wurde und im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Rechnung gesetzt ist, muss vom Kunden eine Rechnung eingehen. Sie müssen aus dem Menü "Zusatzoptionen" die Option "Zur Rechnungsverknüpfung genehmigen" auswählen. Der Status der Forderungsposition wird auf "Zur Rechnungsverknüpfung genehmigt" gesetzt. Die im Modul Kreditorenbuchhaltung eingehende Rechnung kann jetzt mit der Forderungsposition verknüpft werden.

Gutschrift

Wenn die Forderung genehmigt wurde und im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Gutschrift gesetzt ist, wird im Paket "Fakturierung" als Ausgangsrechnung eine Gutschrift erstellt.

Material ersetzen

Wenn die Forderung genehmigt wurde und im Programm Kundenforderungsgenehmigung (tscmm1110m100) ist das Feld Art der Anspruchserfüllung auf Material ersetzen gesetzt, wird im Programm Kundenforderung - Lieferungen (tscmm1112m000) eine Lieferposition für die Kundenforderung angelegt. Neues Material wird als Entschädigung für den Kunden entnommen. Der Lagerauftrag für diese Lieferposition wird angelegt, wenn die Forderung genehmigt wird. Wenn im Programm Parameter Forderungsverwaltung (CMM) (tscmm0100m000) das Kontrollkästchen Feste Bestandsreservierungen erforderlich markiert ist, werden die festen Bestandsreservierungen aktualisiert, wenn der Lagerauftrag angelegt wird.

Forderungsposition wird verrechnet

Nachdem eine Forderung genehmigt wurde, wechselt der Status der Forderungsposition nur dann in "Verrechnet", wenn:

Falls im Programm Kundenforderungsgenehmigung (tscmm1110m100) als Art der Anspruchserfüllung Kosten zurückerstatten eingestellt wurde:

  • Wenn das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Rechnung gesetzt wurde und die Art der Anspruchserfüllung für die Position Kosten zurückerstatten lautet, können unter Verwendung eines Sachkontos mit eingerichteter Kundenforderungsintegration Eingangsrechnungspositionen mit der Forderungsposition verknüpft werden. Sie können den Status der Forderungsposition manuell auf Verrechnet setzen, wenn eine verknüpfte Rechnungsposition vorhanden ist, für die im Programm Kundenforderung - Rechnungspositionen (tscmm1115m000) das Kontrollkästchen Endgültige Rechnung markiert ist. Zusätzlich müssen die verbundenen Eingangskostenrechnungen im Hauptbuch journalisiert und die verbundenen Eingangsrechnungen, die mit Aufträgen verknüpft sind, im Modul Kreditorenbuchhaltung genehmigt werden.
  • Die Rechnung wird in SLI angelegt, wenn im Programm Kundenforderung - Rechnungspositionen (tscmm1115m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Gutschrift gesetzt ist und SLI die VK-Gutschrift erstellt hat. SLI löst im Programm Kundenforderung - Rechnungspositionen (tscmm1115m000) die Erstellung der Rechnungsposition für die Kundenforderung aus und setzt den Status automatisch auf Verrechnet.

Falls im Programm Kundenforderungsgenehmigung (tscmm1110m100) als Art der Anspruchserfüllung Material ersetzen eingestellt wurde:

  • lautet der Status der verbundenen Materialposition im Paket Lagerwirtschaft "Sendung bestätigen".
  • wird die verbundene Materialposition beendet.
Kundenforderung ablehnen

Sie können die Forderung mithilfe der Option "Kundenforderung ablehnen" für die Forderungsposition oder den Forderungskopf im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) ablehnen. Sie müssen den Grund für die Ablehnung der Forderung angeben und können optional den Ablehnungstext ausfüllen. Wenn im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) das Kontrollkästchen Materialrückgabe erforderlich markiert ist, wird eine Lagerlieferung angelegt, um den eingegangenen Artikel an den Kunden zurückzusenden.

Kundenforderung stornieren

Sie können die Forderung nur dann stornieren, wenn:

Der Status des Forderungskopfes Geändert oder Genehmigung steht aus lautet und:

  • im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) das Feld Art der Anspruchserfüllung auf Kosten zurückerstatten gesetzt ist,
    • im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Gutschrift gesetzt ist und die verbundene Rechnungsposition im Paket Finanzwesen noch nicht journalisiert wurde, oder
    • im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Rechnung gesetzt ist und die verbundene Position im Paket Finanzwesen gelöscht werden kann,
  • im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) das Feld Art der Anspruchserfüllung auf Material ersetzen gesetzt ist.
    • Die verbundenen Lagerauftragsposition(en) und geplanten Bestandsbuchungen können im Paket "Lagerwirtschaft" weiterhin geändert werden.
Kundenforderung abschließen und löschen

Eine Kundenforderung ist abgeschlossen, wenn:

  • der Kopfstatus der Kundenforderung Genehmigt, Abgelehnt oder Storniert lautet
  • der Positionsstatus aller Kundenforderungspositionen Verrechnet, Abgelehnt oder Storniert lautet
  • alle Liefer- und Eingangspositionen der Kundenforderung endgültig sind (es sind keine offenen Aufträge für die Kundenforderung mehr vorhanden)

Wenn eine Kundenforderung abgeschlossen wird, bekommt der Forderungskopf den Status "Abgeschlossen", der Status der Kundenforderungspositionen ändert sich nicht.

Nachdem eine Kundenforderung abgeschlossen wurde, ist die Option verfügbar, die Forderung in die Historie zu buchen. Dies gilt aber nur, wenn im Programm Parameter Forderungsverwaltung (CMM) (tscmm0100m000) der Parameter Forderungshistorie verwenden gesetzt ist.

Am Ende steht die Option zur Verfügung, die abgeschlossenen Kundenforderungen zu löschen. Wenn eine Kundenforderung gelöscht wird, werden der Kopf der Forderung und alle ihre Positionen gelöscht. Wenn im Programm Parameter Forderungsverwaltung (CMM) (tscmm0100m000) der Parameter Forderungshistorie verwenden gesetzt ist, kann die Forderung erst gelöscht werden, nachdem sie in die Historie gebucht wurde.

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