Erstellen von Berichten

Im Programm Berichte (tffst1500m000) richten Sie eine Berichtszeilenstruktur ein; dazu verwenden Sie über- und untergeordnete Berichtszeilen sowie Gruppensummencodes (GSCs). Sie können zwei Arten von Berichten einrichten: Finanzberichte und konsolidierte Berichte.

Mit Hilfe verschiedener Programme können Sie Berichte kopieren, Sachkonten in Berichtszeilen oder Unterkonten in Berichtszeilen kopieren. Um von den Berichtsdaten per Drill-Down zu der ursprünglichen LN-Buchung gelangen zu können, müssen Sie mit dem Bericht ein Anhanglayout ("Annexure") verknüpfen.

Hinweis

Statt die hier beschriebenen Schritte auszuführen, können Sie einen konsolidierten Bericht auch schneller erstellen, wie unter Erstellen eines konsolidierten Berichts aus einem Finanzbericht beschrieben.

So erstellen Sie Finanzberichte oder konsolidierte Berichte:
Schritt 1. Erstellen des Kopfs für einen Finanzbericht oder konsolidierten Bericht
  1. Klicken Sie im Programm Berichte (tffst1500m000) auf Neu. Das Programm Berichte (tffst1600m000) wird aufgerufen.

  2. Legen Sie unter Berichtsdaten die folgenden Daten fest:

    • Einen Code und eine Bezeichnung
    • Die Berichtsart: Finanzbericht oder konsolidierter Bericht
    • Die Art des Buchführungssystems
    • Den Code des entsprechenden Berichtslayouts, das Sie im Programm Berichtslayouts (tffst0110m000) angelegt haben.

  3. Legen Sie unter Währungsdaten die folgenden Daten fest:

  4. Falls zutreffend, legen Sie unter Anhangdaten die folgenden Einstellungen fest:

    • Den Code des entsprechenden Berichtslayouts für Anhänge ("Annexure"), das Sie im Programm Berichtslayouts (tffst0110m000) angelegt haben.
    • Falls erforderlich, ändern Sie die Einstellung im Feld Buchungen verarbeiten, die festlegt, wie Berichtsdaten abgefragt werden.
Schritt 2. Definieren der Berichtszeilen

In einem Finanzbericht oder konsolidierten Bericht müssen Sie Berichtszeilen für die in den Bericht einzuschließenden Elemente festlegen.

So definieren Sie eine Berichtszeile:

  1. Klicken Sie im Programm Berichte (tffst1600m000) auf der Registerkarte Berichtszeilen auf Neu.

  2. Legen Sie die folgenden Einstellungen fest:

  3. Speichern Sie die Position.

  4. Öffnen Sie die Position optional, um weitere Daten festzulegen, z. B.:

Verwendung von Berichtszeilenarten

Bei der Einrichtung von Berichtszeilen können Sie die folgenden Berichtszeilenarten verwenden:

  • Wert

    Berichtszeilen, die Beträge aus den verknüpften Sachkonten und/oder Unterkonten oder Gründen für Cash-Flow anzeigen, wenn der GSC 0 (null) ist. Wenn der GSC größer als null ist, werden die Summen der verknüpften untergeordneten Berichtszeilen angezeigt. Wenn dieser Wert markiert ist, müssen Sie außerdem angeben, ob es sich um Soll oder Haben handelt. Dadurch wird festgelegt, ob Beträge im Falle eines Soll/Haben-Werts mit einem Minuszeichen gedruckt werden.

    Ein Beispiel finden Sie unter Beispiel für Berichtszeilenart Wert.

  • Text

    Die Berichtszeilenart für das Hinzufügen von Text zu einem Bericht. Dazu müssen Sie ein Berichtslayout auswählen, dessen Feld Position des Zeilentextes einen Wert > 0 hat. Diese Text-Berichtszeilenart lässt sich auf zwei Arten verwenden:

    • Mit Text

      Wählen Sie im entsprechenden Menü den Befehl Text-Editor und geben Sie den gewünschten Text ein. Dabei können Sie verschiedene Variablen verwenden; wählen Sie dazu im entsprechenden Menü des Textbereichs "Texteinblendung starten". Um den Text der Text-Berichtszeilen zu drucken, markieren Sie im Programm Berichtsdaten drucken (tffst1450m000) das Kontrollkästchen Text für Text-Berichtszeilen drucken.

    • Ohne Text

      Hier wird nur eine Berichtszeile mit einer Bezeichnung definiert. Dies kann sinnvoll sein, wenn die Bezeichnung einer Berichtszeile länger als eine Zeile ist oder wenn Sie über einer Liste von Berichtszeilen einen Kopftext benötigen.

      Beispiel

      [...]

      Das Drucken der oben gezeigten Berichtszeilen führt zu folgenden Ergebnissen:

      [...]

  • Verhältniszahl

    Wenn Sie diese Berichtszeilenart auswählen, müssen Sie die Verhältniszahl im Programm Verhältniszahlen (tffst6100m000) definieren ( Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichten von Verhältniszahlen). Die für jede Spalte zu verwendende Verhältniszahl definieren Sie im Programm Verhältniszahlenspezifikationen für Berichtszeilen nach Spalte (tffst1124m000). Dieses Programm lässt sich im entsprechenden Menü des Programms Berichte (tffst1600m000) aufrufen, wenn auf dem Register Berichtszeilen die Verhältniszahl-Berichtszeile ausgewählt ist.

  • Rundung

    Sie können für jede einzelne Spalte festlegen, wie Werte gerundet werden sollen. Diese Rundungen können zu Rundungsdifferenzen führen. Daher können Sie für jede Berichtszeile eine Zeile vom Typ "Rundung" definieren. Um das Konto für Rundungsdifferenzen einem Bereich von Berichtszeilen zuzuordnen, klicken Sie auf dem Register Berichtszeilen im entsprechenden Menü auf Berichtszeile für Rundungsdifferenz zuweisen. Dadurch wird das Programm Konto für Rundungsdifferenzen Berichtszeilenbereich zuordnen (tffst1220m200) gestartet.

  • Gewinn/Verlust

    Sie können festlegen, ob in dem Bericht Währungsgewinne und -verluste berücksichtigt werden sollen. In diesem Fall kann für jede Berichtszeile eine Gewinn-/Verlust-Berichtszeile definiert werden. Für diese Berichtszeile aufgelaufene Gewinne und Verluste werden auf dieses Konto gebucht. Um dieses Konto einem Bereich von Berichtszeilen zuzuordnen, klicken Sie auf dem Register Berichtszeilen im entsprechenden Menü auf GuV-Konto zuordnen. Dadurch wird das Programm GuV-Konto Berichtszeilenbereich zuordnen (tffst1220m300) gestartet.

  • Abschluss

    Sie können für jede einzelne Spalte festlegen, dass sie ausgeglichen werden muss. Die Differenz zwischen den Gesamtbeträgen Soll und Haben (jeweils auf Ebene 0) wird auf eine Berichtszeile des Typs Abschluss gebucht.

Schritt 3. Verknüpfen von Berichtszeilen
  • Verknüpfen von Sachkonten und/oder Unterkonten oder Gründen für Cash-Flow

    Bei Berichten des Typs Finanzbericht müssen Berichtszeilen des Typs Wert und mit GSC 0 (null) mit Sachkonten und/oder Unterkonten oder Gründen für Cash-Flow verknüpft werden. Sie können dabei mehrere Bereiche mit einer einzelnen Berichtszeile verknüpfen. Zwei Optionen stehen zur Verfügung:

    • Verknüpfen von Sachkonten oder Gründen für Cash-Flow mit Berichtszeilen
      1. Wählen Sie auf der Registerkarte Berichtszeilen die Berichtszeile aus. Klicken Sie im entsprechenden Menü derselben Registerkarte auf Sachkonten nach Berichtszeile. Das Programm Spezifikationen nach Berichtszeile (tffst1521m000) wird gestartet.
      2. Legen Sie die Bereiche fest, die Sie mit der Berichtszeile verknüpfen wollen.
    • Verknüpfen von Sachkonten oder Gründen für Cash-Flow mit Berichtszeilen und Spalten
      Sie können Bereiche von Sachkonten und Unterkonten mit einer bestimmten Spalte verbinden. Außerdem werden bei einer Einrichtung nach Berichtszeile und nach Spalte die pro Berichtszeile definierten Bereiche ignoriert.
      1. Wählen Sie auf der Registerkarte Berichtszeilen die Berichtszeile aus. Klicken Sie im entsprechenden Menü derselben Registerkarte auf Sachkonten nach Berichtszeile und Spalte. Das Programm Spezifikationen nach Berichtszeile und -spalte (tffst1122m000) wird gestartet.
      2. Legen Sie die Bereiche fest, die Sie mit der Berichtszeile verknüpfen wollen.
  • Verknüpfen fixer Werte

    Mitunter müssen Sie in einem Bericht Werte aufführen, die nicht im Hauptbuch enthalten sind, z. B.:

    • Salden aus einem Jahr, das in LN nicht vorliegt
    • die Anzahl der Mitarbeiter zur Berechnung von Verhältniszahlen wie dem Erlös pro Mitarbeiter

    Oder Sie möchten den allgemeinen Wert dieser Verhältniszahl in Ihrer Branche zum Vergleich heranziehen.

    In diesem Fall ist keine Verknüpfung mit Sachkonten und/oder Unterkonten erforderlich. Stattdessen können Sie den fixen Wert einfügen:

    1. Wählen Sie auf der Registerkarte Berichtszeilen die Berichtszeile aus. Klicken Sie im entsprechenden Menü derselben Registerkarte auf Berichtszeilenwert nach Spalte. Das Programm Berichtszeile/Spaltenspezifikationen (tffst1123m000) wird gestartet.
    2. Fügen Sie die fixen Werte für die entsprechenden Berichtszeilen und Spalten hinzu. Wählen Sie optional Wert änderbar, um den Wert vor der Verarbeitung der Berichtsdaten noch ändern zu können.
  • Verknüpfen von Berichtszeilen

    Bei Berichten des Typs konsolidierter Bericht müssen Berichtszeilen des Typs Wert und mit GSC 0 (null) mit Berichtszeilen verknüpft werden. Sie können dabei mehrere Bereiche mit einer einzelnen Berichtszeile verknüpfen.

    1. Wählen Sie auf der Registerkarte Berichtszeilen die Berichtszeile aus. Klicken Sie im entsprechenden Menü derselben Registerkarte auf Berichtszeilen nach konsolidierter Berichtszeile. Das Programm Berichtszeilen nach konsolidierter Berichtszeile (tffst1127m000) wird gestartet.
    2. Legen Sie die Bereiche fest, die Sie mit der Berichtszeile verknüpfen wollen.

Verwendung vorhandener Sachkonten, Unterkonten oder Berichtsstrukturen

Statt die Berichtszeilenstruktur von Grund auf neu zu definieren, können Sie vorhandene Sachkonten- oder Unterkonten strukturen als Ausgangspunkt für eine Berichtszeilenstruktur verwenden. Dazu stehen die folgenden Programme zur Verfügung:

Schritt 4. Prüfen von Finanzberichten

Um zu überprüfen, ob in einem Finanzbericht Verknüpfungen zu Sachkonten oder Unterkonten fehlen oder doppelt auftreten, steht Ihnen das Programm Bericht prüfen (tffst1250m000) zur Verfügung. Um dieses Programm zu starten, wählen Sie im Programm Berichte (tffst1600m000) einen Finanzbericht aus; klicken Sie anschließend im entsprechenden Menü auf Bericht prüfen. Um zu prüfen, ob Sie alle erforderlichen Sachkonten verknüpft haben, markieren Sie das Kontrollkästchen Alle nicht verwendeten Sachkonten drucken.

Schritt 5. Berichtsspalten (bei Verwendung einer externen Berichtsanwendung zum Druck der Berichte zu überspringen)

Der Bericht wird in Form von Spalten ausgegeben. Auf der Registerkarte Berichtsspalten können Sie Spalten hinzufügen und ändern. Achten Sie darauf, genau so viele Spalten zu definieren, wie im verwendeten Berichtslayout festgelegt sind.

Legen Sie für jede Spalte die folgenden Daten fest:

  • Spaltenbezeichnung

    Geben Sie Text ein oder wählen Sie Variablen aus dem Programm Textvariablen (tffst0800m000) aus.

  • Spaltenart

    Wenn Sie Prozentsatz für Berichtszeilen markiert haben, achten Sie darauf, dass die Berichtszeilen auf der Registerkarte Berichtszeilen im Feld Berichtszeile für 100 % einen Wert haben.

  • Wenn die Spaltenart Betrag/Menge lautet, eine Formel.
  • Rundungsverfahren
  • die Art und Weise, wie Beträge im Finanzbericht angezeigt werden sollen
  • Bedingungen, die die zu ignorierenden Werte festlegen, z. B. alle Beträge kleiner als 0,05.
Schritt 6. Definieren von Formelelementen

  • Starten Sie für Berichte des Typs Finanzbericht auf der Registerkarte Berichtsspalten über das entsprechende Menü das Programm Berichtspaltenreferenzen (tffst1111m000), mit dem Sie die Variablen der Formel für den Finanzbericht festlegen können.

    Legen Sie für jede Variable in der Formel Folgendes fest:

    • Spaltenreferenz
    • Variabler oder fixer Jahres-/Periodenbereich

      Wenn Sie Fix auswählen, müssen Sie im Abschnitt Periodendaten das Jahr und die Periode hinzufügen. Von da an werden dieses Jahr und diese Periode verwendet. Um ein anderes Jahr und eine andere Periode zu verwenden, müssen Sie diese Berichtseinstellung ändern.

      Wenn Sie Variable auswählen, können Sie das Jahr und die Periode bei der Verarbeitung des Finanzberichts auswählen. In den Feldern Periodenverschiebung können Sie bei Bedarf für eine bestimmte Spalte eine Anzahl der Jahre oder Perioden angeben. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Von Periode - Korrektur Periodenverschiebung.

  • Starten Sie für Berichte des Typs konsolidierter Bericht auf der Registerkarte Berichtsspalten über das entsprechende Menü das Programm Konsolidierter Bericht - Spaltenreferenzen (tffst1112m000), mit dem Sie die Variablen der Formel für den konsolidierten Bericht festlegen können.

    Legen Sie für jede Variable in der Formel Folgendes fest:

Schritt 7. Ändern des Berichtsstatus in Genehmigt

LN führt die folgenden Prüfungen durch:

  • Wurde das verknüpfte Layout generiert?
  • Existiert mindestens eine Spalte?
  • Wurden alle Variablen definiert?
  • Wurde mindestens eine Berichtszeile definiert?
  • Wurden alle erforderlichen Gewinn-/Verlustkonten definiert?
  • Enthalten die Berichtszeilen vom Typ "Verhältniszahl" Werte?
  • Entspricht die Währung der einzelnen Verhältniszahlen der Berichtswährung?

Hinweis

  • Erst wenn alle oben aufgeführten Prüfungen erfolgreich abgeschlossen wurden, kann der Bericht auf Genehmigt gesetzt werden.
  • Nur genehmigte (oder feste) Berichte lassen sich verarbeiten oder drucken.

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