Sachkontenabgleich (alte Funktionalität)

Für den Sachkontenabgleich gelten folgende Grundregeln:

• Sie können die Funktion "Kontenabgleich Hauptbuch" für Konten ausführen:

  • Bei denen es sich um Bestandskonten oder Erfolgskonten handelt,
  • die als abgleichbare Konten definiert sind. Im Programm Kontenplan (tfgld0508m000) muss das Kontrollkästchen Abgleich für das Konto markiert sein.
  • die nicht für Integrationsbuchungen verwendet werden
• Der Sachkontenabgleich kann nur für Buchungen auf demselben Konto ausgeführt werden.
• Die abzugleichenden Buchungen können unterschiedliche Buchungswährungen haben.
• Sie können einen Sachkontenabgleich für journalisierte Buchungen ausführen.
• Der Abgleich von Buchungen kann rückgängig gemacht werden, selbst wenn die Abgleichsbuchungen bereits journalisiert sind.

Beim Abgleichen von Sachkonten können folgende Situationen vorliegen:

• Zwischen den Summen der Haben- und Soll-Beträge der gewählten Buchungen besteht kein Unterschied, oder der Unterschied liegt innerhalb der Währungstoleranz. Die Buchungen werden abgeglichen.
• Die Summen der Haben- und Soll-Beträge unterscheiden sich mindestens um den Toleranzprozentsatz und/oder Toleranzbetrag. Die Buchungen können nicht abgeglichen werden.
• Der Unterschied zwischen den Summen der Haben- und Soll-Beträge liegt innerhalb der Abgleichtoleranz in Prozent und unter dem Betrag der Abgleichtoleranz. Die Buchungen können mit einer Abgleichsbuchung für den Differenzbetrag abgeglichen werden.

Folgende Situationen können vorliegen:

• Der Restbetrag in jeder der Hauswährungen ist Null oder liegt innerhalb der Währungstoleranz.

• Der Restbetrag in mindestens einer Hauswährung ist ungleich Null. Dies kann an Wechselkursänderungen zwischen den Buchungsdaten der abzugleichenden Buchungen liegen. Es bestehen zwei Möglichkeiten:

  • Die Unterschiede in den Hauswährungen bleiben auf dem Hauptbuchkonto erhalten.
  • Um die Konten in den Hauswährungen auszugleichen, wird eine zweite Buchung für die Differenzbeträge in den Hauswährungen erstellt. Die Buchung erfolgt direkt auf Basis des Differenzbetrags, ohne Wechselkursberechnungen.

• Sonstige Debitoren- und Kreditorenkonten
  Auf diesem Konto werden Forderungen und Verbindlichkeiten erfasst, die nicht direkt mit der normalen Geschäftstätigkeit in Verbindung stehen. Dies können z. B. Ausgaben sein, die rückerstattet werden und bei denen die endgültige Buchung bei der Erfassung noch nicht geklärt ist. Dieser Datensatz wird auch verwendet, um Bestellungen zu erfassen, die für Dritte vorgenommen wurden und nicht auf dem Erfolgskonto gebucht werden dürfen.
• Vorläufige Konten
  Ein Konto, auf dem Vorgänge erfasst werden, die keinem bestimmten Konto zugeordnet werden können. Solche Konten dürfen jedoch nicht in der Bilanz erscheinen. Wenn z. B. die Bankkonten abgestimmt werden, um den Saldo des Firmenkontos mit dem der Bank in Übereinstimmung zu bringen, werden die nicht zuordenbaren Kontobewegungen (z. B. Zahlungseingänge von Kunden) auf dem Bank-Kontoauszug auf das vorläufige Konto gebucht.
• Interne Transferkonten
  Diese Verrechnungskonten werden bei praktischen und überwachten Kontobewegungen verwendet, beispielsweise bei der Umbuchung von Kassenbestand an das Bankkonto. Zusätzlich werden solche Konten für Transaktionen verwendet, die mehrere Buchungsjournale erfordern. Interne Konten dürfen nicht in der Bilanz erscheinen.
• Firmeninterne Forderungskonten
  Diese firmeninternen Konten werden bei geleisteten Waren und Diensten belastet und bei erhaltenen Waren und Dienstleistungen erkannt. Die Konten der verschiedenen Filialen einer Firma müssen ausgeglichen sein und dürfen nicht in der Bilanz erscheinen.
• Konto Gehaltsvorschüsse
  Auf diesem Konto werden Vorschüsse belastet, die auf den Gehaltskonten gutgeschrieben werden, von denen sie gezahlt werden.
• Gruppenkonten
  Auf diesen Konten werden befristete Geldüberweisungen zwischen Firmen derselben Gruppe erfasst.

So richten Sie den Abgleich von Sachkonten ein:

1. Im Programm Kontenplan (tfgld0508m000):

   • Markieren Sie für die Konten, für die ein Sachkontenabgleich ausgeführt werden soll, das Kontrollkästchen Abgleich. Die Konten müssen vom Typ Bestandskonto oder Erfolgskonto sein und dürfen nicht für Integrationsbuchungen verwendet werden.
   • Markieren Sie für jedes abgleichbare Konto die Abgleichfolge (Voreinstellung). Blenden Sie das Programm Abgleich-Nummernkreis nach Sachkonto (tfgld1517m000) ein.
   • Legen Sie im Programm Abgleich-Nummernkreis nach Sachkonto (tfgld1517m000) den Nummernkreis fest, der zum Erstellen von Belegnummern für die generierten Abgleichsbuchungen verwendet wird.
2. Bauen Sie die Sachkontenhistorie bei Bedarf im Programm Historie für Kontenabgleich Hauptbuch neu aufbauen (tfgld1218m000) neu auf.

3. Legen Sie im Programm Firmenparameter (tfgld0503m000) folgende Daten fest:

   • Das Abgleichkonto Gesetzlich und das Abgleichkonto Frei definierbar. Je nachdem, ob das Sachkonto ein gesetzliches oder frei definierbares Konto ist, wird eine Seite der Abgleichsbuchungen auf das gesetzliche oder frei definierbare Abgleichkonto gebucht.
   • Abgleichtoleranz (Prozent)
   • Abgleichtoleranz (Betrag)
   • Buchungsschlüssel Abgleich

   • Legen Sie im Feld Parameter Manueller Abgleich fest:

     • ob Sie einen unvollständigen Abgleich zulassen, bei dem anschließend eine kleine Währungsdifferenz in mindestens einer Hauswährung verbleibt
     • ob Sie Buchungen erstellen, die auf den Differenzbeträgen in den Hauswährungen nach dem Abgleich basieren
     • ob Sie Buchungen in verschiedenen Buchungswährungen abgleichen
     • die Hauswährung für die Abgleichsbuchung bei abweichenden Buchungswährungen

So führen Sie einen Abgleich von Sachkonten aus:

• Automatisch: im Programm Kontenabgleich Hauptbuch - Automatisch (tfgld1216m000). Die Buchungen müssen eine Buchungsreferenz haben. Damit Abgleichsbuchungen erstellt werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Buchungen generieren.

• Manuell: im Programm Kontenabgleich Hauptbuch - Manuell (tfgld1516m000). In diesem Programm können Sie die Buchungen markieren, die Sie abgleichen möchten. Sie können in diesem Programm auch Buchungen abgleichen, die nicht durch eine Buchungsreferenz verknüpft sind.
• Wenn die markierten Buchungen ausgeglichen sind, können Sie im Menü LN auf Abgleich ohne Buchung klicken. Wenn die Summen der Haben- und Soll-Beträge der markierten Buchungen unterschiedlich sind, können Sie auf Abgleich mit Buchung klicken.
  • Wenn Sie auf Abgleich mit Buchung klicken, startet das Programm Abgleichsbuchungen Hauptbuch erstellen - manuell (tfgld1217m000).
  • Im Programm Abgleichsbuchungen Hauptbuch erstellen - manuell (tfgld1217m000) können Sie das Abgleichkonto, die Unterkonten und verschiedene andere Daten der Abgleichsbuchung erfassen.
  • Um eine Abgleichsbuchung für die verbleibenden Differenzen in den Hauswährungen zu erstellen, markieren Sie das Kontrollkästchen Differenzen buchen.

• In folgenden Programmen können Sie manuell erfasste Buchungen vor dem Journalisieren abgleichen:

  • Sachkontobuchungen: im Programm Sachkontobuchungsbelege (tfgld0618m000)
  • Einkauf, Verkauf und Bankbuchungspositionen, in dem Programm.
  Wenn Sie in diesen Programmen Buchungen auf einem abgleichbaren Sachkonto erstellen, können Sie im Menü Zusatzoptionen Kontenabgleich Hauptbuch auswählen, um das Programm Kontenabgleich Hauptbuch - Manuell (tfgld1516m000) zu starten. In diesem Programm können Sie Buchungen abgleichen sowie die Soll- und Haben-Buchungen auf dem Konto anzeigen.