Abgleichen und Genehmigen von Eingangsrechnungen

Der Abgleich von Eingangsrechnungen ist ein Schritt des Verfahrens, das Eingangsrechnungen durchlaufen.

Wenn die Rechnung vollständig abgeglichen ist, kann sie genehmigt werden.

Hinweis

In einer Mehrfirmenstruktur können Sie einen Eingangsrechnungsabgleich für mehrere Firmen einrichten.

Sie können mit Bestellungen verbundene Rechnungen abgleichen mit:

  • Lastschriften für die bestellten Waren
  • Bestellungen

Mit Anschaffungsnebenkosten verbundene Rechnungen können Sie mit Wareneingangspositionen des Typs Anschaffungsnebenkosten abgleichen.

Mit Frachtaufträgen verbundene Rechnungen können Sie mit Frachtaufträgen abgleichen.

Sie können Eingangsrechnungen auf zwei Arten verarbeiten:

  • Manuelle Verarbeitung einzelner Eingangsrechnungen
  • Abgleich und Genehmigung ganzer Rechnungsbereiche in einem Hintergrundvorgang
Hinweis
  • Wenn mit den Zahlungsbedingungen der Rechnung ein Zahlungsschema verknüpft ist, führen Sie die oben beschriebenen Schritte für die Positionen des Zahlungsschemas durch, nicht für die eigentliche Rechnung.
  • Eine Eingangsrechnung kann entweder im Abgleich gegenüber Wareneingängen oder im Abgleich gegenüber Aufträgen verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise während eines automatischen Abgleichs eine Eingangsrechnung teilweise gegenüber Wareneingängen abgeglichen haben, können Sie den Rechnungsrestbetrag mit einer Bestellposition abgleichen.
  • Bestellpositionen können zusätzlich entweder im Abgleich gegenüber Wareneingängen oder im Abgleich gegenüber Aufträgen verwendet werden. Wenn Sie also eine Eingangsrechnung gegenüber mehreren Bestellpositionen abgleichen möchten, müssen Sie für alle Bestellpositionen dasselbe Abgleichverfahren verwenden.
  • Um Probleme zu vermeiden, können Sie dasselbe Abgleichverfahren in allen Fällen verwenden.

  • Wenn Sie Zahlungsvereinbarungen verwenden, kann LN nur Rechnungs- mit Bestellpositionen abgleichen, die dieselbe Zahlungsvereinbarung haben.

Abgleichen von Eingangsrechnungen

Sie können einzelne Eingangs- und Frachtrechnungen auf die folgenden Arten abgleichen:

  • Automatisch

    LN gleicht automatisch die erfassten Eingangsrechnungen mit der jeweiligen Bestellung, Lieferschein, Ladung oder Sendung ab. Wenn die Rechnung nur teilweise abgeglichen werden kann, können Sie den nicht zugeordneten Betrag manuell abgleichen.

  • Manuell

    Sie können Rechnungen manuell abgleichen, wenn Sie nicht die zugehörige Nummer der Bestellung, des Lieferscheins, der Ladung oder Sendung kennen oder wenn Sie die Rechnung mit mehreren Aufträgen abgleichen möchten.

  • In einem Hintergrundvorgang

    Einen Bereich erfasster Rechnungen können Sie in einem Hintergrundvorgang abgleichen und genehmigen.

Genehmigen von Eingangsrechnungen

Wenn der nicht zugeordnete Betrag einer Rechnung null beträgt oder innerhalb der Toleranzspanne liegt, ist die Rechnung vollständig abgeglichen und Sie können sie genehmigen.

Um die Rechnung zu genehmigen, wählen Sie sie aus und klicken im Menü Zusatzoptionen auf Genehmigen, und zwar in einem der folgenden Programme:

  • Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000)
  • Eingangsrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2107m000)

Wurde die Rechnung erfolgreich genehmigt, so erhält sie den Status Genehmigt. LN erstellt mehrere Einträge im Hauptbuch. Wenn die Rechnung gesperrt wurde, fragt LN, ob der Sperrgrund entfernt werden kann.

Genehmigen von Rechnungen zur Zahlung

Neben dem Genehmigen von Rechnungen zur Verarbeitung können Sie Eingangsrechnungen und Kostenrechnungen auch separat zur Zahlung genehmigen. Im Programm Parameter Kreditorenbuchhaltung (tfacp0100m000) können Sie die Rechnungsarten festlegen, für die Zahlungsgenehmigungen erforderlich sind.

Wenn die Zahlungsgenehmigung erforderlich ist, muss ein berechtigter Anwender die Eingangsrechnung im Programm Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1142m000) genehmigen. Im Programm Rechnungen für Zahlung auswählen (tfcmg1220m000) des Moduls Zahlungswesen lassen sich nur Rechnungen auswählen, die zur Zahlung genehmigt wurden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Zahlungsberechtigungen im Modul Kreditorenbuchhaltung.

Genehmigen von Preisdifferenzen und Zusatzkosten

Wenn Sie versuchen, eine Rechnung zu genehmigen, prüft LN, ob zwischen Bestellung und Rechnungsbetrag eine Differenz besteht. Vor der endgültigen Genehmigung müssen Sie die Differenzen bearbeiten:

  • Preisdifferenzen, die durch einen geänderten Preis pro Einheit oder durch eine Abweichung der Wechselkurse am Bestelldatum und am Rechnungsdatum verursacht werden. Wenn die Preisdifferenz die Toleranzspanne überschreitet, muss ein dazu berechtigter Mitarbeiter die Differenz genehmigen, bevor Sie die eigentliche Rechnung genehmigen können.

  • Zusatzkosten, z. B. Frachtkosten, die nicht in der Bestellung enthalten waren. Um eine Buchung für Zusatzkosten zu erstellen, klicken im Menü Zusatzoptionen des Programms Eingangsrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2107m000) auf Kosten hinzufügen. Dadurch wird das Programm Abgeglichene Eingangsrechnung/Buchungen Auszug-Pos. (tfacp1133s000) gestartet, in dem Sie diese zusätzlichen Kosten buchen können.

    Wenn die Preisdifferenz die Toleranzspanne überschreitet, muss ein dazu berechtigter Mitarbeiter die Differenz genehmigen, bevor Sie die eigentliche Rechnung genehmigen können.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Genehmigung von Preisdifferenzen und Zusatzkosten.

Aktualisieren des Einkaufspreises eines Artikels

Nach der Genehmigung werden der letzte EK-Preis und der durchschnittliche EK-Preis für die abgeglichenen Wareneingangs- oder Bestellpositionen für den bestellten Artikel im Programm Artikel - Einkauf (tdipu0101m000) aktualisiert.

So verhindern Sie, dass der Einkaufspreis des Artikels aktualisiert wird:

  1. Wählen Sie im Programm Bestellpositionen abgleichen (tfacp2541m000) den Datensatz der Bestellposition.
  2. Wählen Sie im Menü Zusatzoptionen die Option Re. mit Bestellpos. abgleichen. Das Programm Re. mit Bestellpos. abgleichen (tfacp2150s000) wird gestartet.
  3. Heben Sie die Markierung des Kontrollkästchens Durchschnittlichen/letzten EK-Preis aktualisieren auf. Die Daten zum Einkaufspreis des Artikels werden nicht aktualisiert. Beim Eingang der letzten Rechnung zu dieser Wareneingangsposition können Sie das Kontrollkästchen Durchschnittlichen/letzten EK-Preis aktualisieren markieren. Die Artikeldaten werden aktualisiert und die Preisdifferenzen berechnet.
Korrigieren von Eingangsrechnungen

Mit den folgenden Verfahren können Sie journalisierte und nicht journalisierte Eingangsrechnungen korrigieren:

  • Gutschriften

    Erstellen Sie zum Korrigieren des Rechnungsbetrags eine Gutschrift. Eine Gutschrift kann sich auf eine einzelne oder auf mehrere Rechnungen beziehen.

    Weitere Informationen dazu finden Sie unter Gutschriften.

  • Korrekturposten der Eingangsrechnung

    Um andere Rechnungsdaten als den Rechnungsbetrag zu korrigieren, z. B. den Zahlungsempfänger, das Belegdatum oder den Wechselkurs, müssen Sie eine Rechnungskorrektur erstellen.

    Weitere Informationen dazu finden Sie unter Korrekturposten der Eingangsrechnung.

Anzeigen des Fehlerprotokolls

Zum Anzeigen der Fehlermeldungen, die von einem Abgleich- und Genehmigungsvorgang herrühren, starten Sie das Programm Fehlerprotokoll (tfacp2580m000). Wenn Sie zuerst eine Rechnung im Programm Eingangsrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2107m000) auswählen, zeigt LN nur die Fehlermeldungen zur ausgewählten Rechnung an.

Das Fehlerprotokoll enthält sämtliche Fehlermeldungen, die von Abgleich und Genehmigung in den folgenden Programmen herrühren:

  • Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000), wenn Sie die folgenden Befehle im Menü Zusatzoptionen verwenden:

    • Genehmigen
    • Genehmigung aufheben
    • Abgleich mit
  • Eingangsrechnungen nach Stapel genehmigen (tfacp2280m000)
  • Eingangsrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2107m000)

Das Fehlerprotokoll enthält nur Fehlermeldungen. LN druckt Bestätigungsmeldungen zu erfolgreich abgeglichenen Rechnungen, beispielsweise im Programm Eingangsrechnungen nach Stapel genehmigen (tfacp2280m000), in einen Verarbeitungsbericht.

Im Fehlerprotokoll befinden sich nur die noch nicht behobenen Fehler. Wenn Sie das Programm Eingangsrechnungen nach Stapel genehmigen (tfacp2280m000) ausführen, fügt LN für die Buchungen des angegebenen Bereichs neue Fehlermeldungen hinzu und löscht die behobenen Fehler aus dem Protokoll.

Mit dem Programm Fehlerprotokoll löschen (tfacp2280m001) können Sie Meldungen manuell aus dem Fehlerprotokoll löschen. Sie brauchen nur diejenigen Fehlermeldungen zu löschen, die LN nicht automatisch entfernen kann. Sie können beispielsweise mit dem Programm Fehlerprotokoll löschen (tfacp2280m001) Fehlermeldungen löschen, die von der nicht erfolgreichen Genehmigung einer Rechnung herrühren.

Hinweis

Die folgenden Vorgänge löschen Fehlermeldungen automatisch aus dem Fehlerprotokoll:

  • Wenn Sie Fehler beheben und dann Abgleich und Genehmigung wiederholen, löscht LN die Meldungen zu den behobenen Fehlern.
  • Wenn Sie Eingangsrechnungen archivieren und/oder löschen, archiviert und/oder löscht LN auch die dazugehörigen Fehlermeldungen.

Verwandte Themen