Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Das Erfassen und Verarbeiten von Eingangsrechnungen besteht in Finanzwesen aus folgenden Schritten:

  1. Optionales Erfassen des Erhalts der Eingangsrechnungen.
  2. Bestätigen der erhaltenen Rechnungen, falls erforderlich, und Erfassen der Eingangsrechnungen.
  3. Falls mit der Rechnung ein Sperrgrund verknüpft ist, Entfernen des Sperrgrunds.

  4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Bei Kostenrechnungen geben Sie die Buchungspositionen ein.
    • Bei Eingangsrechnungen gleichen Sie die Rechnungen mit den verbundenen Wareneingängen, Bestellungen oder Frachtaufträgen ab.
  5. Anzeigen des Fehlerprotokolls und Beseitigen der Abgleichprobleme.
  6. Genehmigen der Preisdifferenzen.
  7. Anzeigen des Fehlerprotokolls und Beseitigen der Genehmigungsprobleme.
  8. Falls eine Zahlungsgenehmigung erforderlich ist: Genehmigen der Rechnung zur Zahlung.
Hinweis

Wenn mit den Zahlungsbedingungen der Rechnung ein Zahlungsschema verknüpft ist, führen Sie die oben beschriebenen Schritte für die Positionen des Zahlungsschemas durch, nicht für die eigentliche Rechnung. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Zahlungsschemata - Übersicht

Sie können einzelne Eingangsrechnungen manuell verarbeiten oder Bereiche von Eingangsrechnungen in einem Hintergrundvorgang genehmigen.

Informationen über die bei jedem Schritt erstellten Buchungen finden Sie im Anwenderhandbuch Integrations- und Abgleichbuchungen.

Wenn Sie mit Fakturierung im Gutschriftverfahren arbeiten, vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten, dass diese Ihnen keine Rechnungen schicken, und Sie erzeugen die benötigten Eingangsrechnungen automatisch selbst. Das Vorgehen bei Rechnungen für die Fakturierung im Gutschriftverfahren ist ähnlich dem bei Eingangsrechnungen.

Rechnungsstatus

Der Rechnungsstatus gibt die unterschiedlichen Stadien des Vorgangs wieder und kann sich wie folgt ändern:

  1. Eingegangen (optional) --> Erfasst
  2. Erfasst--> Abgeglichen, wenn Sie die Rechnung teilweise oder vollständig abgeglichen haben.
  3. Abgeglichen--> Genehmigt
  4. Genehmigt--> Abgeglichen, wenn Sie die Genehmigung für die Rechnung aufheben.

Sie können auch eine Rechnung genehmigen, ohne sie vorher abzugleichen. Wenn Sie die Rechnungsgenehmigung rückgängig machen, ändert sich der Status der Rechnung auf Erfasst.

1. Erhalten und Bestätigen der Eingangsrechnungen

Bevor Sie die eingegangenen Rechnungen selbst erfassen, können Sie optional im Programm Eingegangene Rechnungen (tfacp1500m000) den Eingang der Rechnungen erfassen. LN setzt den Status der Rechnung auf Eingegangen.

Wenn beispielsweise mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen die Rechnungen vor der Verarbeitung bestätigen müssen, können Sie zunächst den Eingang der Rechnung erfassen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bestätigung eingegangener Rechnungen

2. Erfassen von Eingangsrechnungen

Wenn Sie eine Eingangsrechnung erfassen, erstellt LN einen offenen Posten im Modul Kreditorenbuchhaltung und nimmt eine Buchung im Hauptbuch vor.

Zum Erfassen einer Eingangsrechnung können Sie in diesem Programm eine neue Eingangsrechnung eingeben oder eine bereits erhaltene Eingangsrechnung aus dem Programm Eingegangene Rechnungen (tfacp1500m000) kopieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Starten Sie das Programm Buchungen (tfgld1101m000).
  2. Markieren oder erstellen Sie einen Buchungsstapel.
  3. Fügen Sie dem Stapel einen Datensatz hinzu, indem Sie einen Buchungsschlüssel der Buchungskategorie Eingangsrechnungen verwenden. Speichern Sie den Datensatz.

  4. Wählen Sie den Datensatz aus und klicken Sie im Menü Zusatzoptionen auf Buchungserfassung. Das Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) wird gestartet.

  5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um eine neue Eingangsrechnung zu erfassen, geben Sie die Rechnungsdaten ein.

    • So erfassen Sie eine Eingegangene Rechnung:

      1. Wählen Sie im Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) im Menü Zusatzoptionen Eingegangene Rechnungen kopieren aus. Das Programm Eingegangene Rechnungen kopieren (tfacp1210m000) wird gestartet.
      2. Wählen Sie die zu kopierende Rechnung aus und klicken Sie auf OK. LN kopiert die Rechnungsdaten in das Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000).

Wenn Sie im Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) eine Rechnung erfassen, setzt LN das Feld Rechnungsstatus auf Erfasst.

Wenn Sie eine eingegangene Rechnung im Programm Eingegangene Rechnungen (tfacp1500m000) kopiert haben, setzt LN den Status der kopierten Rechnung auf Kopiert. Sie können eine Rechnung nur einmal kopieren.

Wenn Sie einen allgemeinen voreingestellten Sperrgrund oder einen voreingestellten Sperrgrund für diesen Rechnungssteller definiert haben, sperrt LN alle erfassten Eingangsrechnungen für die automatische Verarbeitung.

Wie Sie mit der Eingangsrechnung weiter verfahren, hängt von der Rechnungsart ab, die Sie im Feld Rechnungsart des Programms Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) gewählt haben. Es gibt die folgenden Arten von Rechnungen:

  • Kostenrechnung (Eingangsrechnungen ohne damit verbundene Bestellungen)
  • Mit Bestellungen verbundene Rechnung
  • Mit Anschaff.-NK verknüpfte Rechnung
  • Mit Frachtaufträgen verbundene Rechnung

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