Genehmigung erfasster Rechnungen

Um Rechnungen aus dem automatischen Zahlungsverfahren auszuschließen, können Sie beim Erfassen einer Rechnung im Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) einen Sperrgrund mit der Rechnung verknüpfen. Wenn Sie mit einer Rechnung einen Sperrgrund verknüpft haben, kann die Rechnung im Programm Rechnungen für Zahlung auswählen (tfcmg1220m000) nicht zur Zahlung ausgewählt werden. Gründe für den Ausschluss einer Rechnung können z. B. falsche Mengen, falsche Preise oder Mängel an den eingegangenen Waren sein.

Einen Sperrgrund können Sie mit bestellbezogenen Eingangsrechnungen und mit Kostenrechnungen verknüpfen.

Sie müssen die Person oder Abteilung angeben, die die Rechnung als zugewiesener Genehmigender zur weiteren Verarbeitung freigeben darf. Damit die Rechnung genehmigt werden kann, muss ein zugewiesener Genehmigender den Sperrgrund entfernen. Unter bestimmten Umständen entfernt LN den Sperrgrund automatisch, z. B. wenn ein berechtigter Anwender die Rechnung zur Zahlung genehmigt.

Mit jedem Sperrgrund können Sie einen voreingestellten zugewiesenen Genehmigenden verknüpfen. Wenn eine Rechnung gesperrt ist, zeigt LN diesen voreingestellten zugewiesenen Genehmigenden an. Den Sperrgrund und den zugewiesenen Genehmigenden einer Rechnung können Sie immer manuell ändern.

Der zugewiesene Genehmigende dient nur zu Informationszwecken. Jeder Anwender kann einen Sperrgrund entfernen. Das Einfügen und Entfernen von Sperrgründen bei Eingangsrechnungen wird in der Genehmigungshistorie protokolliert, die Sie sich im Programm Historie Rechnungsgenehmigung (tfacp2510m000) anzeigen lassen können.

Sperrgründe können Sie auf zwei Arten mit erfassten Eingangsrechnungen verknüpfen:

  • Automatisch
  • Manuell
Sperrgründe definieren

Verwenden Sie zum Definieren von Sperrgründen folgende Programme:

  1. Zugewiesene Genehmigende (tfacp0130m000)
    Definieren Sie die zugewiesenen Genehmigenden.
  2. Sperrgründe (tfacp0120m000)
    Definieren Sie die Sperrgründe. Optional können Sie für jedem Sperrgrund einen voreingestellten zugewiesenen Genehmigenden auswählen.
Erfasste Rechnungen automatisch mit Sperrgründen verknüpfen

Sie können LN so einrichten, dass die Software erfasste Rechnungen automatisch mit Sperrgründen verknüpft.

So verknüpfen Sie automatisch Sperrgründe:

  1. Rechnungssteller (tccom4122s000)
    Um alle erfassten Rechnungen von einem bestimmten Rechnungssteller automatisch zu sperren, wählen Sie im Feld Sperrvermerk für Eingangsrechnungen einen voreingestellten Sperrgrund aus. LN verknüpft diesen Sperrgrund automatisch mit allen erfassten Rechnungen, die von diesem Rechnungssteller stammen.
  2. Parameter Kreditorenbuchhaltung (tfacp0100m000)
    Um alle erfassten Rechnungen automatisch zu sperren, wählen Sie im Feld Sperrgrund für erfasste Rechnungen einen voreingestellten Sperrgrund aus. LN verknüpft diesen Sperrgrund automatisch mit allen erfassten Rechnungen von Rechnungsstellern, für die Sie keinen spezifischen Sperrgrund ausgewählt haben.

Sperrgründe auf Ebene der Rechnungssteller übersteuern globale Sperrgründe.

Hinweis
  • Wenn Sie Sperrgründe vorgeben, verknüpft LN einen vorgegebenen Sperrgrund automatisch mit erfassten Rechnungen, für die keine Zahlungsgenehmigungen erforderlich sind.
  • Sind für die Rechnung Zahlungsgenehmigungen erforderlich und verfügt der Anwender, der die Rechnung erfasst, über die Berechtigung, um die Zahlung zu genehmigen, so verknüpft LN keinen vorgegebenen Sperrgrund mit der Rechnung. Im Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) bleibt das Feld Sperrgrund leer. Verfügt der Anwender jedoch nicht über die erforderliche Berechtigung, verknüpft LN einen vorgegebenen Sperrgrund mit der Rechnung.
Erfasste Rechnungen manuell mit Sperrgründen verknüpfen

Wenn Sie im Programm Parameter Kreditorenbuchhaltung (tfacp0100m000) keinen voreingestellten Sperrgrund definiert haben, können Sie einer Rechnung manuell einen Sperrgrund hinzufügen. Wurde ein voreingestellter Sperrgrund definiert, so können Sie den Sperrgrund einer Rechnung jederzeit ändern.

In den folgenden Programmen können Sie den Sperrgrund und den zugewiesenen Genehmigenden manuell eingeben, ändern oder entfernen:

  • Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000)
  • Eingangsrechnung - Abfrage (tfacp2600m100)
  • Eingangsrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2107m000)
Hinweis

Wenn Zahlungen in den Programmen Bankbuchungen (tfcmg2500m000) und Zahlungen unterwegs (tfcmg2110s000) verarbeitet werden, prüft LN nicht, ob die Rechnungen gesperrt sind, weil die Rechnungen in diesen Programmen erst hinterher erfasst werden.

Sperrgrund entfernen

Wenn Sie ein zugewiesener Genehmigender sind, können Sie den Sperrgrund entfernen und die Rechnung dadurch zur weiteren Verarbeitung freigeben.

So entfernen Sie den Sperrgrund:

  1. Starten Sie das Programm Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1142m000), um die Rechnungen aufzulisten, für die eine Genehmigung erforderlich ist. Wenn mit einer Rechnung ein Sperrgrund verknüpft ist, wird er in der Spalte Sperrgrund angezeigt.
  2. Wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie im entsprechenden Menü auf Rechnungsdaten. Das Programm Eingangsrechnung - Abfrage (tfacp2600m100) wird gestartet.
  3. Löschen Sie im Register Verschiedenes den Sperrgrund aus dem Feld Sperrgrund. LN löscht automatisch den Inhalt des Felds Zugewiesener Genehmigender.

Den Sperrgrund können Sie auch in den folgenden Programmen entfernen:

  • Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000)
  • Eingangsrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2107m000)
Hinweis
  • Wenn Sie eine bestellbezogene Eingangsrechnung zur Zahlung genehmigen, entfernt LN den Sperrgrund automatisch. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungsberechtigungen im Modul Kreditorenbuchhaltung.
  • Jeder Anwender kann den Sperrgrund entfernen. Wenn der Anwender dazu nicht berechtigt ist, wird eine Warnung angezeigt. Die Rechnung bleibt zur Zahlung gesperrt. Das Entfernen des Sperrgrunds wird im Programm Historie Rechnungsgenehmigung (tfacp2510m000) protokolliert.
  • Wenn Sie den Sperrgrund entfernen, jedoch nicht zum Genehmigen der Rechnung zur Zahlung berechtigt sind, zeigt LN eine Warnung an. Die Rechnung bleibt weiterhin zur Zahlung gesperrt.

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