Archivieren und Löschen der Abgleichdaten

Die protokollierten Abgleichdaten können Sie periodisch aus Finanzwesen und die entsprechenden Buchungen aus Logistik entfernen.

Für das Archivieren und Löschen der Abgleichdaten gelten die folgenden Regeln:

  • Bevor Sie eine Buchung in Logistik archivieren und löschen können, müssen die Abgleichdaten der entsprechenden Abgleichgruppe Endgültig genehmigt werden.

  • Bevor Sie die Abgleichdaten im Programm Abgleichdaten archivieren und/oder löschen (tfgld4295m200) archivieren und/oder löschen können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt werden:

    • Die Abgleichdaten der Abgleichgruppe müssen Endgültig genehmigt sein und die Rechnungsperioden müssen im Programm Periodenstatus für Abgleich und Archivierung (tfgld0177m000) auf Abgeglichen gesetzt sein.
    • Die Logistikobjekte (die Bestellungen, Lageraufträge, Projekte usw.), für die Sie die Abgleichdaten löschen möchten, dürfen in Logistik nicht länger vorhanden sein. Anders ausgedrückt müssen Sie die Buchungen zunächst aus Logistik entfernen, bevor Sie die Abgleichdaten aus Finanzwesen entfernen können.

Bei Langzeitprojekten können Sie beispielsweise für Projekte, die länger als das Geschäftsjahr laufen, Ausnahmen von dieser Regel machen. Für diese Abgleichgruppen markieren Sie im Programm Abgleichgruppen (tcfin0120m000) die Kontrollkästchen Löschen von Objekten sperren- Logistikobjekte noch nicht endgültig genehmigter Buchungen und Löschen von Objekten sperren- Endgültig akzeptierte Buchungen noch nicht gelöschter Logistikobjekte.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Nicht gruppieren im Programm Abgleichdaten archivieren und/oder löschen (tfgld4295m200) auswählen, prüft LN, ob irgendwelche Abgleichbuchungen außerhalb der Rechnungsperiode, die Sie archivieren und/oder löschen, vorhanden sind. Wenn dies der Fall ist, kann LN die Abgleichdaten nicht archivieren und/oder löschen, und meldet einen Fehler. Dieses Kontrollkästchen ist für einige Abgleichgruppen verfügbar.

Hinweis

Im Programm Periodenstatus für Abgleich und Archivierung (tfgld0177m000) ist die Einstellung der Rechnungsperioden auf Abgeglichen umkehrbar. Der Status Archiviert kann jedoch nicht umgekehrt werden.

LN prüft den Periodenstatus und den Status der Logistikobjekte für die Abgleichgruppe, die Sie verarbeiten und zusätzlich für alle Abgleichgruppen, in denen das Logistikobjekt vorkommen kann.

Erstellen eines Anfangssaldos für den Abgleich

Wenn Sie Buchungen archivieren, die noch zu den abzugleichenden Daten beitragen, beispielsweise für die Bestands-Abgleichgruppe, können Sie ein Anfangssaldo in den Abgleichdaten erstellen. Verwenden Sie das Programm Anfangssalden für Abgleich (tfgld4195m000), das Sie beispielsweise im Menü Zusatzoptionen im Programm Logistik - Financials-Abgleich (tfgld4595m000) starten können.

Der Archivierungs- und Löschvorgang
Schritt 1. Archivieren und Löschen der Aufträge aus Logistik

Archivieren und löschen Sie die Buchungen in Logistik. Verwenden Sie in den verschiedenen Logistikpaketen die Programme Archivieren und löschen, um die Daten wenn nötig in eine Archivfirma zu kopieren und/oder um die Daten aus der Datenbank zu löschen.

Schritt 2. Archivieren und Löschen der Abgleichdaten aus Finanzwesen

Sie können folgende Programme verwenden:

  • Abgleichdaten archivieren und/oder löschen (tfgld4295m200)
    In diesem Programm archivieren und/oder löschen Sie die Abgleichdaten aus der Tabelle "Abgleichdaten" (tfgld495).
  • Protokollierte Abgleichelemente löschen (tfgld4296m000)
    In diesem Programm löschen Sie nicht mehr benötigte protokollierte Abgleichelemente. LN löscht sämtliche protokollierten Abgleichelemente der Abgleichbuchungen der ausgewählten Abgleichgruppen aus der Tabelle "Abgleichelemente für Abgleichdaten" (tfgld498). LN löscht nur die Abgleichelemente für Abgleichgruppen, für die Sie das Kontrollkästchen Alle Abgleichelemente protokollieren im Programm Abgleichgruppen (tcfin0120m000) deaktiviert haben.

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