Bestellverfahren

Das Bestellverfahren deckt den administrativen Bereich für die Bestellung von Waren und Dienstleistungen vollständig ab.

Dieses Verfahren umfasst die folgenden Schritte:

Schritt 1. Bestellungen erstellen

Im Programm Bestellung - Positionen (tdpur4100m900) können Sie Bestellungen wie folgt erstellen:

Schritt 2. Bestellungen genehmigen

Nach dem Erstellen von Bestellungen ist der nächste obligatorische Schritt in der Bestellabwicklung das Genehmigen der Bestellungen. Mit der Ausführung der zur Auftragsabwicklung gehörenden Aktivitäten kann begonnen werden, wenn Sie den Auftrag genehmigen.

Schritt 3. Bestellungen drucken

Nach Erfassung und Genehmigung können Sie die Bestellung drucken und zur Bestätigung an den Lieferanten senden. Das Programm Bestellungen drucken (tdpur4401m000) ist nur dann obligatorisch, wenn Sie die Bestellung per E-Mail oder elektronischen Datenaustausch (EDI) an den Lieferanten übermitteln. Wenn Sie die Bestellung telefonisch übermitteln, ist dieser Schritt optional.

Nach dem Druck der Bestellung ist es weiterhin möglich, die Bestellung zu ändern.

Schritt 4. Bestellungen an Lagerwirtschaft freigeben

Nachdem der Lieferant über die Bestellung informiert und die Bestellung genehmigt wurde, können Sie die Bestellung über das Programm Bestellungen an Lagerwirtschaft freigeben (tdpur4246m000) an Lagerwirtschaft freigeben. Daraufhin wird die Lagerabteilung über die bestellten Waren informiert.

Wenn Bestellungen an das Lager freigegeben werden, werden im Modul Lageraufträge verschiedene Aktivitäten ausgelöst, so wird als Erstes im Programm Lageraufträge (whinh2100m000) ein Lagerauftrag erstellt. Die Aktivitäten im Modul Lageraufträge richten sich nach der Lagerauftragsart, die mit der Bestellart verknüpft ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Lagerauftragsart mit einer Bestellart zu verknüpfen:

  1. Verknüpfen Sie Aktivitäten mit einer Lagerprozedur im Programm Aktivitäten nach Prozedur (whinh0106m000).
  2. Verknüpfen Sie die Lagerabläufe mit Lagerauftragsarten im Programm Lagerauftragsarten (whinh0110m000).
  3. Verknüpfen Sie die Lagerauftragsart im Programm Bestellarten (tdpur0194m000).

Es ist nicht zwingend erforderlich, Bestellungen für Kostenartikel und Service-Artikel an das Paket Lagerwirtschaft freizugeben. Die Notwendigkeit richtet sich nach der Einstellung des Kontrollkästchens An Lagerwirtschaft (WH) freigeben im Programm Artikel - Einkauf (tdipu0101m000). Direktlieferungen werden niemals an das Paket Lagerwirtschaft freigegeben.

Schritt 5. Empfangen der gekauften Waren

Sie können die Wareneingänge für die gekauften Waren in den Paketen Lagerwirtschaft oder Einkauf erfassen.

  • Lagerwirtschaft
    Wenn die Bestellung an Lagerwirtschaft freigegeben wird, wird der Wareneingang durch die Einlagerung und Wareneingangsprüfung im Modul Lageraktivitäten (INH) abgedeckt.

    Wenn Wareneingänge in Lagerwirtschaft erfasst werden, werden die Wareneingangsdaten an Einkauf zurückgemeldet. Sie können diese Daten in den folgenden Programmen abrufen:

    • Bestellungen - Übersicht Wareneingänge (tdpur4531m000)
    • Wareneingänge (tdpur4106m000)
  • Einkauf
    Bei Nicht-Bestandsartikeln, die nicht an Lagerwirtschaft freigegeben werden, können Sie die Wareneingänge in den Programmen Bestellung - Positionen für Eingang (tdpur4501m400) und Wareneingänge (tdpur4106m000) erfassen.

Nach der Bestätigung eines Wareneingangs über das Programm Wareneingänge (tdpur4106m000) ist es nicht mehr möglich, die Wareneingangsdaten in diesem Programm zu ändern. Es ist jedoch weiterhin möglich, bestimmte Wareneingangsdaten über das Programm Wareneingänge korrigieren (tdpur4106s100) zu ändern.

Wenn die Waren geliefert werden, können sich die Preise und Rabatte der Waren geändert haben. Verwenden Sie das Programm Preise und Rabatte nach Wareneingang anpassen (tdpur4122m000), um Preise und Rabatte zu verwalten.

Schritt 6. Gekaufte Waren bezahlen

Um die Zahlung bestellter Waren abzuwickeln, verwenden Sie das Modul Kreditorenbuchhaltung (ACP). Sie können diesen Prozess nur dann ausführen, wenn das Paket Finanzwesen implementiert ist.

Im Zuge des Bestellverfahrens ist es nicht erforderlich, dass der Handelspartner eine Rechnung schickt. Anstatt dessen können Sie auf die Option Fakturierung im Gutschriftverfahren zurückgreifen, um Rechnungen automatisch für die bestellten Waren zu generieren.

Die Fakturierung im Gutschriftverfahren eignet sich in den folgenden Situationen:

  • Sie haben sich mit dem Handelspartner vertraglich über den Preis der bestellten Waren geeinigt.
  • Sie haben sich mit dem Lieferanten auf eine Vereinbarung geeinigt, dass Sie die Waren ohne Eingangsrechnung bezahlen werden.

Die Fakturierung im Gutschriftverfahren wird über die folgenden Felder der Programme Bestellungen (tdpur4100m000) und Bestellpositionen (tdpur4101m000) gesteuert:

  • Rechnung für Fakturierung im Gutschriftverfahren
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, kann eine Rechnung für jede Position des Wareneingangs generiert werden. In der kaufmännischen Firma, mit der die EK-Abteilung verknüpft ist, können Sie die Bestellpositionen auswählen und die Rechnungen anschließend über das Programm Rechnungen für Gutschriftverfahren/int. EK-Rechn. generieren (tfacp2290m000) erstellen.
  • Rechnung nach

    Dieses Feld kann wie folgt lauten:

    • Prüfung
      Rechnungen im Gutschriftsverfahren können nur für die gesamte genehmigte eingegangene Menge generiert werden, und zwar nachdem alle Wareneingangsprüfungen für eine bestimmte Lieferung abgeschlossen sind.
    • Wareneingang
      Eine Rechnung im Gutschriftsverfahren kann umgehend für die gesamte eingegangene Menge erstellt werden. Wenn nach der Wareneingangsprüfung eine bestimmte Menge abgelehnt wird, wird im Programm Rechnungen für Gutschriftverfahren/int. EK-Rechn. generieren (tfacp2290m000) eine Rechnung für die abgelehnte Menge erstellt. Die Rechnung weist eine negative Menge auf.
Schritt 7. Bestellungen verarbeiten

Am Ende des Bestellverfahrens müssen alle Bestellungen im Programm Gelieferte Bestellungen verarbeiten (tdpur4223m000) verarbeitet werden. Die verarbeiteten Bestellungen werden aus der regulären Datenbank in die Historie-Datenbank übertragen.

Hinweis

Sie können die folgenden Programme verwenden, um die Bestellpositionen anzuzeigen, die durch den Einkäufer beachtet werden müssen, und um die entsprechenden Maßnahmen für die Positionen auszuführen.

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