Genehmigung der Anforderungen

Bevor eine Anforderung in eine Bestellung oder eine Anfrage umgewandelt werden kann, muss sie von einem Genehmigenden oder einer Liste mit Genehmigenden genehmigt werden. Bei einem Genehmigenden handelt es sich um einen gültigen Mitarbeiter oder eine Abteilung mit der Berechtigung, Anforderungen zu genehmigen. Genehmigende können Anforderungen genehmigen oder ablehnen.

Festlegen der Liste der Genehmigenden

Im Programm Genehmigende (tdpur2105m000) können Sie eine Liste mit gültigen Anforderungsgenehmigern (Einzelpersonen oder Abteilungen) verwalten und darüber hinaus eine Hierarchie in der Genehmigungsstruktur definieren.

Bevor Sie der Liste der Genehmigenden einen Eintrag hinzufügen können, müssen Sie:

  1. Mitarbeiter und Abteilungen in den Programmen Mitarbeiter - Allgemein (tccom0101m000) und Abteilungen (tcmcs0565m000) definieren.
  2. Da ein einzelner Genehmigender nur zu einer Abteilung gehören darf, müssen Sie im Programm Mitarbeiter - Allgemein (tccom0101m000) die Abteilungsdaten des Mitarbeiters vorgeben.
  3. Gültigkeitsbeginn und Gültigkeitsende der Berechtigung des Genehmigenden müssen angegeben sein und im Programm Mitarbeiter - Allgemein (tccom0101m000) überprüft werden. Auch müssen für den im Programm Genehmigende (tdpur2105m000) definierten Genehmigenden ein gültiger Gültigkeitsbeginn und ein Gültigkeitsende für die Berechtigung festgelegt sein.
Hinweis
  • Das Feld Abteilung im Programm Genehmigende (tdpur2105m000) ist ein Pflichtfeld, d. h. es muss ausgefüllt werden. Wenn ein Genehmigender im Feld Genehmigender des Programms Genehmigende (tdpur2105m000) ausgewählt wird, muss er zur angegebenen genehmigenden Abteilung gehören.
  • Nur genehmigende Abteilungen, die als EK-Abteilungen auftreten, sowie einzelne Genehmigende aus EK-Abteilungen sind berechtigt, eine Anforderung abschließend zu genehmigen.

Mit Hilfe des Programms Genehmigende drucken (tdpur2405m000) können Sie sich die Liste der Genehmigenden ausdrucken lassen.

Genehmigen oder Ablehnen von Bestellanforderungen

Wenn eine Anforderung zur Genehmigung vorlegt wird, werden die Genehmigungsdatensätze auf Basis der verknüpften Genehmigerliste im Programm Genehmigende (tdpur2105m000) in das Programm Anforderungsgenehmigung - Fortschritt (tdpur2506m000) eingefügt.

In der Regel werden die folgenden Aktionen im Rahmen des Genehmigungsprozesses ausgeführt:

  1. Der erste Genehmigungsdatensatz wird mit dem Genehmigenden und der Genehmigungsabteilung aus dem Anforderungskopf befüllt. Wenn der Genehmigende über einen übergeordneten Genehmigenden in der Liste der Genehmigenden verfügt, wird ein weiterer Genehmigungsdatensatz für diesen übergeordneten Genehmigenden eingefügt. Die vollständige Struktur der Genehmigenden wird auf der Basis der übergeordneten Genehmigenden in die Liste der Genehmigenden eingefügt. Diese Genehmigungsdatensätze weisen den Status Genehmigung steht aus auf.
  2. Wenn der erste Genehmigende die Anforderung genehmigt oder ablehnt, ändert sich der Status des Genehmigungsdatensatzes von Genehmigung steht aus in Genehmigt oder Abgelehnt. Wenn die Anforderung durch den ersten Genehmigenden genehmigt wurde, werden die Felder Genehmigender und Genehmigende Abteilung auf dem Anforderungskopf mit dem Genehmigenden und der genehmigenden Abteilung des nächsten Genehmigendendatensatzes/Genehmigenden aktualisiert.
  3. Wenn alle Genehmigenden auf der Liste der Genehmigenden die Anforderung genehmigt haben, ändert sich der Status der Anforderung von Genehmigung steht aus in Genehmigt. Wenn ein Genehmigungsdatensatz mit dem Status Genehmigung steht aus im Programm Anforderungsgenehmigung - Fortschritt (tdpur2506m000) verfügbar ist (dies bedeutet, dass der nächste Genehmigende die Anforderung noch bewerten muss), bleibt der Anforderungsstatus unverändert Genehmigung steht aus.
Hinweis
  • Im Programm Anforderungsgenehmigung - Fortschritt (tdpur2506m000), das als Registerkarte im Programm Anforderungspositionen (tdpur2600m000) angezeigt wird, können Genehmigende anzeigen, ob ihnen Anforderungen zur Genehmigung vorgelegt wurden.
  • Das Feld Genehmigungsberechtigung im Programm Parameter Anforderungen (tdpur0100m200) gibt vor, wie die Liste der Genehmigenden im Rahmen des Genehmigungsprozesses für Anforderungen verwendet wird.
  • Vor der Genehmigung der Anforderung können Genehmigende die Anforderungspositionen auf der Registerkarte Anforderungspositionen des Programms Anforderungspositionen (tdpur2600m000) anzeigen und das Kontrollkästchen Abgelehnt markieren, wenn sie eine bestimmte Anforderungsposition ablehnen möchten.
  • Im Programm Anforderungen (tdpur2501m000) gibt das Kontrollkästchen Zum Teil ablehnen zulässig vor, ob einer genehmigten Anforderung abgelehnte Anforderungspositionen zugewiesen werden können.
  • Wenn eine Anforderung durch einen Genehmigenden abgelehnt wird, kann ein Anfordernder die Anforderung ändern. Wenn eine Anforderung mit dem Status Geändert erneut zur Genehmigung vorgelegt wird, wird im Programm Anforderungsgenehmigung - Fortschritt (tdpur2506m000) ein weiterer Genehmigungsdatensatz für den Genehmigenden eingefügt, der die Anforderung abgelehnt hat. Dieser Genehmigungsdatensatz weist den Status Genehmigung steht aus auf.
  • Falls das Kontrollkästchen Budgetausnahme für eine oder mehrere Anforderungspositionen markiert ist, kann die Anforderung nicht genehmigt werden. Zunächst muss die Budgetausnahme behandelt werden.

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