EK-BudgetkontrolleSie können die Budgetkontrolle verwenden, um EK-Buchungen gegen verfügbare Budgets zu prüfen. Bei Anforderungen, Aufträgen und Wareneingängen können Sie festlegen, ob, wie und wann Budgetprüfungen durchgeführt werden müssen. Hinweis Markieren Sie zum Implementieren der Budgetkontrolle das Kontrollkästchen Budgetkontrolle im Programm Implementierte Software-Komponenten (tccom0100s000). Nachdem das verfügbare Budget geprüft wurde, werden Budgetbuchungen im Programm Budgetbuchungen (tfbgc4500m000) generiert und Budgetsalden im Programm Budgetsalden (tfbgc3500m000) aktualisiert. Die folgenden Budgetbuchungen werden generiert:
Wenn die Budgetprüfung nicht erfolgreich war, wird eine Budgetausnahme angewendet, die gelöst werden muss, bevor das entsprechende EK-Verfahren fortgesetzt werden kann. Budgetkontrolle – Stammdaten Bevor EK-Buchungen gegen verfügbare Budgets geprüft werden können, müssen Sie die Budgets zunächst einrichten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: Diese Tabelle enthält die Felder, die Sie im Programm Budgetrichtlinie (tfbgc0110m000) festlegen müssen, um Budgets für EK-Anforderungen, Bestellungen und Wareneingänge zu prüfen und zu aktualisieren:
Budgetkontenverteilung (BAD) Das für eine Anforderungsposition, eine Auftragsposition oder eine Wareneingangsposition verfügbare Budget kann nur geprüft werden, wenn eine korrekte Budgetkontenverteilung (BAD) mit der Position verknüpft ist. Die generierte oder voreingestellte Budgetkontenverteilung (BAD) wird verwendet, um die EK-Buchung mit dem Budget zu verknüpfen. Für eine Budgetkontenverteilung benötigen Sie die folgenden Daten:
Sie können eine Budgetkontenverteilung (BAD) im Programm Budgetkontenverteilung (tcbgc1100m000) anzeigen und ändern. Sie rufen dieses Programm auf, indem Sie die Option Budgetkontenverteilung im Menü Zusatzoptionen der folgenden Programme auswählen:
Hinweis Wenn beispielsweise eine Anforderungsposition in eine Bestellposition konvertiert wird, wird die Budgetkontenverteilung (BAD) aus der Anforderungsposition in die Bestellposition übernommen und mit ihr verknüpft. Verfügbares Budget prüfen und aktualisieren Wenn das Budget für eine Position geprüft wird, kann die Prüfung fehlschlagen. In diesem Fall können Sie das Kontrollkästchen Budgetausnahme im entsprechenden Programm markieren. Wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist, muss die Budgetausnahme behandelt werden, bevor Sie das EK-Verfahren fortsetzen können. Das Kontrollkästchen Budgetausnahme ist allerdings nur markiert, wenn Folgendes zutrifft:
Um eine Budgetausnahme aufzulösen, können Sie beispielsweise den Positionsbetrag oder die Budgetkontenverteilung (BAD) ändern. Anschließend können Sie das Budget für die Positionen prüfen, bei denen das Kontrollkästchen Budgetausnahme markiert ist. Das Resultat ist eine korrekte Budgetkontenverteilung (BAD). Um das Budget zu überprüfen, wählen Sie die Option Budget prüfen im Menü Zusatzoptionen in den folgenden Programmen aus:
Hinweis Es gilt Folgendes, wenn das Budget für eine Position nicht ausreicht und das Feld Bei Budgetüberschreitung gesetzt ist auf:
Anforderungen Genehmigung der Anforderungen Wenn der letzte Genehmigende im Rahmen des Prozesses der externen Genehmigung eine Anforderung genehmigt, wird das Kontrollkästchen Ausgabe genehmigt im Anforderungskopf markiert. Unabhängig vom Wert des Feldes Anforderung - Verfügbares Budget prüfen bei im Programm Budgetrichtlinie (tfbgc0110m000) wird das Budget geprüft und automatisch ausgeführt. Wenn das Kontrollkästchen Budgetausnahme für mindestens eine Position markiert ist, die nicht abgelehnt wurde, ist eine Genehmigung der Anforderung nicht möglich. Zunächst muss die Budgetausnahme behandelt werden. Zur Behandlung der Budgetausnahme können Anforderungspositionen, bei denen das Kontrollkästchen Ausgabe genehmigt markiert ist, genauso geändert werden wie die verknüpfte Budgetkontenverteilung (BAD). Wenn die Budgetausnahmen für alle Positionen behandelt werden und die Budgetprüfung für alle Positionen erfolgt, ändert sich der Status der Anforderung von Genehmigung steht aus in Genehmigt. Budgetausnahmen für abgelehnte Positionen können im Rahmen der Genehmigung ignoriert werden. Die Bindungen für diese abgelehnten Positionen werden im Rahmen der endgültigen Genehmigung storniert. Konvertierung von Anforderungen Genehmigte Anforderungen können in eine Bestellung oder eine Anfrage konvertiert werden. Wenn eine Anforderungsposition in eine Bestellung konvertiert wird, wird die Buchung der Art Bindung der Anforderungsposition storniert, wenn die Buchung der Art Belastung der Bestellposition gebucht wird. Der Zeitpunkt der Budgetprüfung und Belastungsbuchung wird durch das Feld Bestellung - Verfügbares Budget prüfen bei im Programm Budgetrichtlinie (tfbgc0110m000) bestimmt. Wenn dieses Feld auf Belegerfassung gesetzt ist, wird die Anforderungsbindung zu dem Zeitpunkt storniert, zu dem die Bestellposition erfasst wird. Wenn dieses Feld auf Beleggenehmigung gesetzt ist, erfolgt die Prüfung und Aktualisierung zum Zeitpunkt der Genehmigung der Bestellung; daher wird die Anforderungsbindung bei der erstmaligen Genehmigung der Bestellposition storniert. Die Bindung wird auch dann storniert, wenn die generierte Bestellposition gelöscht oder storniert wird. Hinweis
Wenn eine Anforderungsposition in eine Anfrage konvertiert wird, wird die Buchung der Art Bindung der Anforderungsposition nicht storniert, da die Budgetbuchungen nicht für Anfragen gebucht werden. Die Stornierung der Bindungsbuchung wird ausgeführt, wenn die generierte Anfrage gelöscht wird oder wenn sie in einen EK-Vertrag oder ein Preisbuch konvertiert wird. Wenn die Anfrage in eine Bestellung konvertiert wird, wird die Anforderungsbindung storniert, wenn die generierte Bestellposition erstellt oder genehmigt wird. Maßgeblich dafür ist der Parameter Bestellung - Verfügbares Budget prüfen bei. Eine Stornierung erfolgt auch, wenn die Bestellposition gelöscht oder storniert wird. Hinweis
Bestellungen EK-Nachlieferungen Nach dem endgültigen Wareneingang wird die Buchung der Art Belastung der ursprünglichen Bestellposition für den gesamten Positionsbetrag storniert. Wenn eine Nachlieferungsposition erstellt wird, wird eine Buchung der Art Belastung für den Betrag der Nachlieferungsposition gebucht. Die Budgetkontenverteilung (BAD) der ursprünglichen Auftragsposition wird zurück in die Nachlieferungsposition kopiert. Wenn das Kontrollkästchen Offene Nachlieferungen kombinieren im Programm Bestellarten (tdpur0194m000) markiert ist, kann eine vorhandene offene Nachlieferungsposition mit einer neuen Nachlieferungsmenge aktualisiert werden. In diesem Fall gilt Folgendes:
Hinweis Für potenzielle Nachlieferungen wird das Budget weder geprüft noch aktualisiert. Kopierte Bestellungen Folgendes gilt für eine kopierte Bestellposition:
Sie können Bestellpositionen auch im Programm Bestellung kopieren (tdpur4201s000) kopieren. EK-Reklamationsaufträge Folgendes gilt für eine Bestellposition der Art Reklamationsbestand:
Wenn bei einer Bestellposition der Art Reklamierter Ausschuss das Kontrollkästchen Sperrbestand zahlbar an Lieferanten im Programm Parameter Lageraktivitäten (whinh0100m000) markiert ist, werden die oben genannten Aktionen ebenfalls ausgeführt. Wenn das Kontrollkästchen Bestand - Disposition jedoch nicht markiert ist, wird der Budgetsaldo nicht aktualisiert, wenn die abgelehnten Waren zurückgegeben werden. Die Aufwendung für Wareneingang wird zum Zeitpunkt der Ablehnung storniert. Zusätzliche EK-Kosten Wenn Positionen mit zusätzlichen Kosten zu einer Bestellung hinzugefügt werden müssen, werden diese zusätzlichen Kostenpositionen im Rahmen der Genehmigung der Bestellung generiert. Die Budgetprüfung und -aktualisierung für diese zusätzlichen Kostenpositionen erfolgt stets zum Zeitpunkt der Positionserfassung. Wenn die Budgetprüfung fehlschlägt, wird das Kontrollkästchen Budgetausnahme markiert, und das Kontrollkästchen Genehmigt wird für die Position deaktiviert. Wenn die Bestellung nach der Genehmigung geändert wird, können die zusätzlichen Kosten neu berechnet werden. Gemäß dem Feld Neuberechnung der Zusatzkosten im Programm Parameter Bestellungen (tdpur0100m400) werden zusätzliche Kosten automatisch, interaktiv oder gar nicht neu berechnet. Wenn die zusätzlichen Kosten neu berechnet werden, werden zunächst die vorhandenen Zusatzkostenpositionen gelöscht. Im nächsten Schritt werden die Kostenpositionen abgerufen und zur Bestellung hinzugefügt. Die Budgetprüfung wird anschließend für die neu hinzugekommenen Kostenpositionen ausgeführt. Wareneingänge Für das Programm Wareneingänge (tdpur4106m000) gilt Folgendes:
Beispiel Bestellmenge: 100
Preise und Rabatte nach Wareneingang anpassen Wenn ein Wareneingang für eine Auftragsposition erfasst wurde, können Sie Preise und Rabatte für die Bestellposition weiterhin im Programm Preise und Rabatte nach Wareneingang anpassen (tdpur4122m000) ändern. Wenn eine Preis- und Rabattänderung gespeichert wird, wird eine Budgetprüfung durchgeführt. Wenn die Budgetprüfung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung generiert, und die Änderung kann nicht gespeichert werden. Wareneingangskorrekturen Sie können die eingegangene Menge für einen bestätigten Wareneingang ändern oder einen abgeschlossenen Wareneingang im Programm Wareneingänge korrigieren (tdpur4106s100) in einen nicht abgeschlossenen Wareneingang ändern. Wenn eine Wareneingangskorrektur gespeichert wird, kann bei Bedarf eine Budgetprüfung durchgeführt werden. Wenn die Budgetprüfung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung generiert, und die Wareneingangskorrektur kann nicht gespeichert werden. Die folgenden Wareneingangskorrekturen sind verfügbar:
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