| | DokumentlebenszyklusDokumentversionsstatus Durch die folgenden Status wird die Position eines Dokuments im Lebenszyklus angegeben: - In Bearbeitung: Die Dokumentversion ist entweder die erste Version eines neuen Dokuments oder eine neue Version eines bereits vorhandenen Dokuments. Mit einer Dokumentversion können Sie Dateien, Ausdrucke, verknüpfte Dokumente, untergeordnete Dokumente und Objekte in ERP verknüpfen. Die Dateien werden im Arbeitsverzeichnis gespeichert.
- Vorgelegt: Die Dokumentversion wird zur Überprüfung vorgelegt. Wenn ein Dokumentverwaltungskomitee mit dem Dokument verbunden ist, können die Genehmigenden die Empfehlungen zur Dokumentgenehmigung aussprechen. Sie können keine Objekte mit Dokumentversionen verknüpfen, die diesen Status haben. Dateien, die mit der Dokumentversion verknüpft sind, werden in das Bibliotheksverzeichnis verschoben, das gemäß Bibliothek für das Dokument definiert ist.
- Genehmigt: Die Überprüfung wurde erfolgreich abgeschlossen. Es können keine neuen Objekte mit einer Dokumentversion erstellt werden, die diesen Status aufweist.
- Freigegeben: Die Dokumentversion ist freigegeben. Es können keine neuen Objekte mit einer Dokumentversion erstellt werden, die diesen Status aufweist.
- Abgelehnt: Die Dokumentversion ist zu einem Zeitpunkt der Überprüfung abgelehnt worden. Es können keine neuen Objekte mit einer Dokumentversion erstellt werden, die diesen Status aufweist.
- Zurückgezogen: Sie können eine Dokumentversion zurückziehen, die den Status "Freigegeben" hat. Die Dokumentversion wurde zurückgezogen. Der Inhalt ist nicht mehr aktuell. Es können keine neuen Objekte mit einer Dokumentversion erstellt werden, die diesen Status aufweist.
- Abgelaufen: Sie können die Dokumentversion nicht im Dokumentlebenszyklus verwenden. Sie können keine Dateien, Ausdrucke, verknüpften Dokumente, untergeordneten Dokumente, Objekte in ERP usw. verknüpfen.
Hinweis Für ein Dokument kann jeweils nur eine Dokumentversion den Status Freigegeben haben. Wenn eine Dokumentversion genehmigt wird, ändert sich der Status dieser Dokumentversion von Freigeben in Abgelaufen. Überarbeiten von Dokumenten Sie können alle Dokumentversionen mit dem Status Freigegeben überarbeiten. Wenn Sie ein Dokument überarbeiten, wird eine neue Version des Dokuments mit dem Status In Bearbeitung erstellt. Der neuen Version wird anfangs ein temporärer Versionswert zugeordnet. Die aktuelle Version wird festgelegt, wenn die Dokumentversion freigegeben wird. Wenn Sie im Menü Zusatzoptionen auf Inhalt Dokumentversion kopieren klicken, werden mit der neuen Version alle Dateien und Ausdrucke verknüpft, die mit der freigegebenen Dokumentversion verknüpft sind. Klicken Sie im Fenster mit der Frage Möchten Sie Verknüpfungen mit der Dokumentversion in die neue Version kopieren? auf Ja, um den Kopiervorgang zu aktivieren. Sie müssen die verknüpften Dateien, die Sie bearbeiten möchten, aus der Datei-Bibliothek auschecken. Erneutes Bearbeiten von Dokumentversionen Sie können eine abgelehnte Dokumentversion erneut bearbeiten. Der Dokumentversionsstatus wird in In Bearbeitung geändert. | |