Dokumente

Dokumente enthalten tatsächliche Dateien oder Ausdrucke. Ausdrucke können an eine Dokumentversion angehängt sein. Wenn keine Ausdrucke an das Dokument angehängt sind, ist das Dokument ein logisches Objekt. Es dient zum Gruppieren anderer Dokumente.

Mit der Bibliothek können Sie die Dokumente klassifizieren. Dokumente werden durch eine Dokument-ID und eine Dokumentart bestimmt. Zwei Dokumente mit unterschiedlicher Dokumentart können dieselbe Dokument-ID aufweisen. Die Dokument-ID wird basierend auf der Systemkonfiguration automatisch aus der Vorlage erstellt oder vom Anwender angegeben. Die in der Systemkonfiguration definierten Anwenderberechtigungen bestimmen die Maßnahmen, die verschiedene Gruppen von Anwendern für Dokumente und Versionen ausführen können. Das System zur Versionssteuerung verwendet die Kombination aus Dokumentart und Dokument-ID.

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, wird automatisch die erste Dokumentversion erstellt. Mit der Dokumentversion kann der Anwender ein Dokument über den gesamten Lebenszyklus hinweg bearbeiten. Wenn ein Dokument seinen Lebenszyklus durchlaufen hat, wird es in einer Datei-Bibliothek gespeichert und vom entsprechenden Komitee genehmigt.

Es gibt zwei Arten von Lebenszyklen für ein Dokument:

  • Normaler Lebenszyklus: Dokumente werden vorgelegt und genehmigt, bevor sie freigegeben werden können. Das Standard-Verfahren wird häufig bei Konstruktionsdokumenten verwendet. Dokumentverwaltungskomitees bestehen aus Genehmigenden und dienen zur systematischen Überprüfung und Genehmigung der Dokumente.
  • Schnelle Genehmigung: Die Schnelldokumente durchlaufen ein verkürztes Genehmigungsverfahren. Diese Dokumente sind Branchendokumente und andere Nicht-Konstruktionsdokumente.

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