采购卡处理

采购卡付款处理
步骤 1.  导入请购单和对帐单 (tfacp2255m000)

使用此进程可执行以下操作：

  • 导入从银行接收的采购卡对帐单的 XML 文件。
  • 导入由电子采购系统或其它外部采购应用程序准备的请购单的 XML 文件。

必须指定要导入文件的路径名。 导入过程中，LN 根据导入的数据创建采购卡对帐单或请购单。

步骤 2.  请购单 (tfacp2528m000)

查看并更正已导入的请购单，或人工输入请购单。 如果已导入请购单，则必须选中显示匹配行的匹配行字段。

步骤 3.  采购卡对帐单 (tfacp1520m000)

查看并更正已导入的采购卡对帐单，或人工输入采购卡对帐单。

步骤 4.  信用卡对帐单行 (tfacp1521m000)

查看并更正已导入的采购卡对帐单行，或输入采购卡对帐单行。 如果导入了采购卡对帐单，则必须选中显示匹配行的“行说明”字段。

如果在应付帐款参数 (tfacp0100m000) 进程中已选中自动匹配复选框且行类型为请购单，LN 会在您保存行时尝试将采购卡对帐单与请购单行进行匹配。

如果没有错误，LN 会将匹配的行添加到与请购单匹配的采购卡对帐单行 (tfacp2527m000) 进程中，并将对帐单行及相关请购单的状态设置为已匹配。

如果行类型为未付调整或其它，在保存对帐单行时该行的状态会设置为“匹配”。

您现在可以执行以下操作：

  • 自动匹配采购卡对帐单与请购单。 所有可匹配的对帐单行都会进行匹配。 请转至步骤 5。
  • 人工将单个采购卡对帐单行或选定行与请购单进行匹配。 如果所有行都匹配，采购卡对帐单的状态会设置为已匹配。 请转至步骤 7。
步骤 5. 生成对帐单行

如果采购卡对帐单不包含行，您可以在信用卡对帐单行 (tfacp1521m000) 进程的相应菜单上单击生成行并进行匹配。LN 会根据状态为已创建且请购单日期早于采购卡对帐单日期的请购单生成对帐单行。 随后将生成的行匹配至请购单。 请按步骤 13 中的说明继续核准匹配的采购卡对帐单。

步骤 6. 匹配采购卡对帐单

要匹配采购卡对帐单，请在采购卡对帐单 (tfacp1520m000) 进程的相应菜单上单击以下命令之一：

  • 匹配。如果匹配行字段匹配请购单的匹配行，且对帐单行金额等于请购单金额，LN 会将所有对帐单行匹配为“匹配”。 如果有税额，对帐单行的税额必须等于请购单的税额。
  • 匹配/核准/发票对帐单。启动匹配/审核采购卡对帐单 (tfacp2220m000) 进程。 要匹配对帐单，请选中匹配复选框并单击生成事务处理。 要立即自动进行匹配、核准并开票，应选中匹配复选框、核准复选框和发票复选框。

如果发生错误，可以按步骤 9 中的说明查看错误日志文件。您必须解决问题并再次匹配对帐单；否请按步骤 7 和步骤 8 中的说明匹配对帐单行。

步骤 7. 人工匹配对帐单行

要人工匹配单个采购卡对帐单行，请在采购卡对帐单 (tfacp1520m000) 进程的相应菜单上单击行。 信用卡对帐单行 (tfacp1521m000) 进程将启动。

步骤 8. 匹配一行或多行

要匹配一行或多行，请在信用卡对帐单行 (tfacp1521m000) 进程的相应菜单上单击以下命令之一：

  • 生成行并进行匹配。LN 会根据状态为已创建的请购单生成对帐单行。 随后将生成的行匹配至请购单。 如果采购卡对帐单不包含行，请使用此命令。
  • 匹配所有报表行。如果“匹配字符串”字段中的匹配行与请购单的匹配行匹配，且对帐单行金额等于请购单金额，LN 会将所有对帐单行设置为“匹配”。 如果有税额，对帐单行的税额必须等于请购单的税额。
  • 匹配对帐单行如果行类型类别为未付调整或其它，行状态会设置为“匹配”。 如果行类型类别为请购单，则启动匹配请购单 (tfacp2570m000) 进程。 请参见步骤 10。

如果发生错误，可以按步骤 9 中的说明查看错误日志文件。您必须解决这些问题并再次匹配对帐单行；否则按步骤 10 中的说明人工匹配对帐单行。接着，必须按步骤 13 中的说明核准已匹配的采购卡对帐单。

步骤 9.  错误日志 (tfacp2536m000)

使用此进程可以查看采购卡对帐单行与请购单进行匹配时 LN 所记录的错误。 您必须解决这些问题并再次匹配对帐单。

步骤 10.  匹配请购单 (tfacp2570m000)

使用此进程可人工匹配对帐单行与请购单。

如果要对已匹配数量或金额进行调整，请选择行并在相应菜单上单击人工匹配。 人工匹配请购单 (tfacp2170s000) 进程将启动。 对已匹配数量或金额进行调整并单击匹配以匹配对帐单与请购单。

如果要在采购卡对帐单行中匹配的数量超过请购单的数量，则需应用超额开票。 此时，必须按步骤 11 中的说明处理超额开票。

如果价差超过定义的限额，则必须按步骤 12 中的说明人工核准价差。

步骤 11.  注销超额开票 (tfacp2265m000)

如果采购卡对帐单开票数量大于请购单数量，请使用此进程注销发生的超额开票数量。

步骤 12.  核准价差 (tfacp2539m000)

使用此进程可人工核准超出定义的价差容限限额的价差。

您可以核准在应付帐款参数 (tfacp0100m000) 进程中定义的容限内的价差或在采购发票授权 (tfacp0150m000) 进程中专门为您定义的容限内的价差。

步骤 13. 核准采购卡对帐单

使用匹配/审核采购卡对帐单 (tfacp2220m000) 进程可核准状态为已匹配的采购卡对帐单。LN 会将其状态更改为已核准。 如果发生错误，可以按步骤 9 中的说明查看错误日志文件。您必须解决问题并再次核准对帐单。

步骤 14. 为采购卡对帐单开票

使用相同的匹配/审核采购卡对帐单 (tfacp2220m000) 进程可为状态为已核准的采购卡对帐单开票。LN 会将状态更改为“已过帐”。

LN 会为采购卡对帐单创建成本发票。 如果成本发票需要付款授权，则必须在授权采购发票 (tfacp1142m000) 进程中核准付款。 如需详细资料，请参阅应付帐款中的付款授权。

步骤 15.  过帐应计/冲销日记帐分录 (tfacp2260m000)

在期末，可以使用此进程将未应用桌面接收的未结请购单的应计金额过帐到预期采购发票应计 (GRNI) 科目。

在结算期间时对于未应用桌面接收的请购单，LN 会创建下列过帐：

  • 将日记帐分录计入应计项目：

    • 借方： 应计期间内请购单的成本科目。
    • 贷方： 待收发票。

  • 如果在冲销期间内稍后为采购卡对帐单开票：

    • 借方： 待收发票。
    • 贷方： 应付帐款控制科目。
步骤 16.  打印差异报告 (tfacp1421m000)

使用此进程可生成包含匹配期间所发现差异的报告。

步骤 17.  存档/删除全额付清的采购发票 (tfacp2250m000)

删除全额付清发票及相关采购卡对帐单、对帐单行和请购单。

步骤 18.  更新现金预测 (tfcmg3210m000)

在此进程中，可以选择所有尚未开票的请购单。 未过帐数量会添加到现金预测中。

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