Leveranciersvorderingsproces

In de kop van de vordering kunt u opgeven of de vordering wordt verrekend met een creditnota (die wordt ontvangen van de leverancier) of met een factuur (die naar de leverancier wordt gestuurd) door de desbetreffende optie te selecteren op het veld Factuurprocedure vordering van de sessie Leveranciersvordering (tscmm2600m000).

U kunt opgeven of de vorderingsregel moet worden verrekend met een vergoeding van de kosten (op basis van het goedgekeurde bedrag van de vorderingsregel) of de materialen (op basis van artikel(en) en de hoeveelheid die is opgegeven op de vorderingsregel(s)). Daartoe selecteert u de optie Materialen terugbetalen of Kosten terugbetalen op het veld Vorderingsmethode van de vorderingsregel in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000).

Een leveranciersvordering kan op de volgende manieren worden aangemaakt:

Na de registratie moet u de vordering indienen. Wanneer de vordering is ingediend, wordt de status van de kop ingesteld op Op goedkeuring wachten. De vorderingsregels kunnen nu worden Goedgekeurd, Afgewezen, Gewijzigd of Geannuleerd.

Wanneer de vordering is ingediend en het selectievakje Voorcalculaties gebruiken in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) ingeschakeld is, wordt een voorcalculatieregel aangemaakt en wordt de regelstatus bijgewerkt naar Voorcalc. in afwachting van goedkeuring. De vordering kan pas worden goedgekeurd als eerst de voorcalculaties zijn goedgekeurd. Als de voorcalculaties niet worden goedgekeurd, kunnen de velden Goedgekeurde hoeveelheid en Goedgekeurd bedrag in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) niet worden gewijzigd.

Als het materiaal moet worden geretourneerd naar de leverancier voordat de vordering wordt goedgekeurd, moet u het selectievakje Retourmateriaal vereist in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) inschakelen en wordt er een leveringsregel voor de leveranciersvordering aangemaakt in de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000). Wanneer de vordering is ingediend, wordt een magazijnorder aangemaakt en wordt de Regelstatus van de vordering bijgewerkt naar In afwachting van retour materialen.

Als het veld Autorisatie materiaal retour ontvangen in de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000) is ingesteld op Te ontvangen, wordt een document voor de autorisatie van het retourneren van het materiaal afgedrukt. U moet de autorisatie van het retourneren van het materiaal wel ontvangen hebben. Pas dan kunnen de artikelen worden verzonden. U kunt de optie Autorisatie retour materiaal ontvangen in het menu Actie of de knop Autorisatie retour materiaal ontvangen in de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000) of Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) gebruiken om aan te geven dat de autorisatie is ontvangen.

Actie voor artikel - U kunt het veld Goedkeuringsactie (voor goedgekeurd materiaal) en het veld Afkeuringsactie (voor afgekeurd materiaal) in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) gebruiken om te bepalen hoe de leverancier het geretourneerde defecte materiaal moet verwerken. De leverancier kan het artikel Vasthouden en in eigendom nemen, Aan klant retourneren of Afvoeren. Wanneer het defecte artikel wordt geretourneerd door de leverancier, wordt een ontvangstregel aangemaakt voor de leveranciersvordering.

Wanneer een magazijnorder is aangemaakt voor de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000), maar om een of andere reden niet alle artikelen kunnen worden geleverd, kan de magazijnorder voor de resterende hoeveelheid worden beëindigd, zodat de leveranciersvordering kan worden verwerkt zonder dat al het defecte materiaal is verzonden.

Wanneer een magazijnorder is aangemaakt voor de sessie Ontvangsten leveranciersvorderingen (tscmm2113m000), maar om een of andere reden niet alle artikelen worden ontvangen, kan de magazijnorder voor de resterende hoeveelheid worden beëindigd, zodat de leveranciersvordering kan worden verwerkt zonder dat alle artikelen zijn ontvangen.

U kunt de vorderingskop of afzonderlijke vorderingsregels goedkeuren. Wanneer een vorderingsregel is goedgekeurd, wordt de regelstatus ingesteld op Goedgekeurd. Als alle regels zijn verwerkt (goedgekeurd of afgekeurd), wordt de kopstatus ingesteld op Goedgekeurd. Als een of meer regels worden afgekeurd, wordt het selectievakje Gedeeltelijk goedgekeurd in de kop ingeschakeld in de sessie Overzicht leveranciersvorderingen (tscmm2100m000).

Als het veld Vorderingsmethode in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) op Materialen terugbetalen staat, wordt een magazijnorder aangemaakt om het vervangende materiaal van de leverancier te ontvangen.

Op basis van de optie die is geselecteerd voor het veld Gekoppeld aan in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000), worden de goedgekeurde vorderingsbedragen geregistreerd als vorderingsopbrengsten op de leveranciersgarantie van het seriedragende artikel met de status Actief. Het seriedragende artikel maakt deel uit van de installatie in de kop van de leveranciersvordering.

Wanneer de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering in de sessie Overzicht leveranciersvorderingen (tscmm2100m000) is ingesteld op Op basis van factuur, moet een factuur worden verzonden naar de leverancier.

Wanneer de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering in de sessie Overzicht leveranciersvorderingen (tscmm2100m000) is ingesteld op Op basis van creditnota, moet een creditnota worden ontvangen van de leverancier. De creditnota kan worden gekoppeld aan de vorderingsregels nadat de creditnota is ontvangen in Crediteurenadministratie.

Nadat de vordering is goedgekeurd, wordt de regelstatus van de vordering alleen bijgewerkt naar "Verrekend" als het volgende geldt:

De gebruiker kan de afwijzing van de vordering in de sessie Overzicht leveranciersvorderingen (tscmm2100m000) registreren met de optie Leveranciersvorderingen afwijzen op de vorderingsregel of in de vorderingskop. De gebruiker moet een reden voor de afkeuring van de vordering opgeven. U kunt extra informatie toevoegen op het veld Afwijzingstekst. Als het selectievakje Retourmateriaal vereist in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) is ingeschakeld, wordt een magazijnlevering aangemaakt om het artikel van de vordering terug te ontvangen van de leverancier.

U kunt een vordering annuleren, maar niet de afzonderlijke vorderingsregels. De status van de vorderingsregels wordt dan op Geannuleerd gezet.

U kunt de vordering alleen annuleren wanneer de vorderingskop de Status Gewijzigd of Op goedkeuring wachten heeft en er geen vorderingsregels aanwezig zijn met de status Goedgekeurd of Verrekend.

Een leveranciersvordering kan worden afgesloten als het volgende geldt:

Nadat een leveranciersvordering is afgesloten, is een optie beschikbaar om de vordering te boeken naar de historie, maar alleen als de vorderingsparameter Vorderingshistorie gebruiken is ingeschakeld in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000).

En tot slot is er een optie beschikbaar om de afgesloten leveranciersvordering(en) te verwijderen. Wanneer een leveranciersvordering wordt verwijderd, worden de kop en alle regels van de leveranciersvordering verwijderd als het selectievakje voor de parameter Vorderingshistorie gebruiken in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000) ingeschakeld is. Verwijderen is alleen mogelijk als de vordering is geboekt naar de historie. Een leveranciersvordering kan alleen worden verwijderd nadat alle financiële afstemmingsgegevens zijn geaccepteerd.