Rapporten aanmaken

1. Klik in de sessie Rapporten (tffst1500m000) op Nieuw. De sessie Rapporten (tffst1600m000) wordt gestart.

2. Geef onder Afschriftgegevens het volgende op:

   • Een code en omschrijving
   • Type rapport: Rapport of Consolidatierapport
   • Het type rekeningschema
   • De code van de gewenste rapport-layout die in de sessie Layouts rapporten (tffst0110m000) is aangemaakt.

3. Geef onder Valutagegevens het volgende op:

   • Rapportvaluta
   • Calculatiegroep
   • Default type koers

4. Geef onder Bijlagegegevens de volgende waarden op:

   • De code van de gewenste rapport-layout voor bijlagen die in de sessie Layouts rapporten (tffst0110m000) is aangemaakt.
   • Wijzig indien nodig de instelling van het veld Mutaties verwerken. Dit veld is bepalend voor de manier waarop rapportgegevens worden opgehaald.

Een rapportrekening definiëren:

1. Open in de sessie Rapporten (tffst1600m000) het tabblad Rapportrekeningen en klik op Nieuw.

2. Geef het volgende op:

   • Rekeningnummer en omschrijving. Dit nummer bepaalt de default volgorde waarin de rekeningen worden afgedrukt. Deze volgorde kan worden overschreven door de afdrukvolgorde.
   • Type rekening (zie het volgende gedeelte)
   • Telniveau
   • Parent-rapportrekening
   • Teken wijzigen
   • Type valutakoers
   • De rapportrekening waarnaar koerswinsten en -verliezen worden geschreven.
3. Sla de regel op.

4. Desgewenst opent u de regel om extra gegevens op te geven, bijvoorbeeld:

   • alternatieve rekening
   • 100%-rekening
   • rekening afrondingsverschillen

   • rapportrekening kasstroom: als deze optie geselecteerd is, zijn de waarden niet afkomstig van grootboekrekeningen of dimensies, maar van redenen voor kasstromen.

     NB: Via het juiste menu kunt u sessies starten om deze rekeningen toe te kennen aan een reeks rapportrekeningen in plaats van deze rekeningen een voor een handmatig toe te kennen.

Typen rekeningen gebruiken

Wanneer u een rapportrekening instelt, kunt u de volgende typen rekeningen gebruiken:

• Waarde

  Rekeningen om de bedragen van de grootboekrekeningen weer te geven en/of dimensies of kasstroomredenen als het telniveau 0 (nul) is. Als het telniveau hoger dan nul is, worden de totalen van de gekoppelde child-rekeningen weergegeven. Als deze waarde wordt geselecteerd, moet u ook aangeven of het debet of credit is. Hiermee wordt bepaald of bedragen worden afgedrukt met een minteken in het geval van een debet-/creditwaarde.

  Zie Example of account type Value voor een voorbeeld.

• Tekst

  Dit type wordt gebruikt om tekst aan verslagen toe te voegen. Selecteer een rapport-layout met een waarde > 0 op het veld Positie rekeningtekst. Deze tekstrekening kan op twee manieren worden gebruikt:

  • Met tekst

    Selecteer in het juiste menu de opdracht Teksteditor en voer de gewenste tekst in. U kunt verschillende variabelen gebruiken, die toegankelijk zijn door de optie Zoomsessie starten te selecteren in het juiste menu in het tekstgebied. Als u de tekst van de tekstrekening wilt afdrukken, schakelt u in de sessie Rapportwaarden afdrukken (tffst1450m000) het selectievakje Tekst van tekstrekeningen afdrukken in.

  • Zonder tekst

    In dit geval wordt alleen een rapportrekening met een omschrijving gedefinieerd. Dit kan handig zijn als de omschrijving van een rekeningtekst langer is dan één regel, of als u een koptekst nodig hebt boven een lijst met rapportrekeningen.

    Voorbeeld

    

    Als u de bovenstaande rekeningen afdrukt, is het resultaat als volgt:

    

• Kengetal

  Als u dit type rekening selecteert, moet u de sessie Kengetallen (tffst6100m000) gebruiken om het kengetal te definiëren ( Voor meer informatie, zie Kengetallen instellen). In de sessie Kengetal-specificaties rapportrekening per kolom (tffst1124m000) definieert u het kengetal dat voor elke kolom moet worden gebruikt. U kunt deze sessie starten vanuit het juiste menu in de sessie Rapporten (tffst1600m000) als de kengetalrekening is geselecteerd op het tabblad Rapportrekeningen.

• Afronding

  U kunt per kolom definiëren hoe waarden moeten worden afgerond. Als gevolg van deze afrondingen kunnen afrondingsverschillen optreden. U kunt voor elke rapportrekening een afrondingsrekening definiëren. Als u de rekening aan een reeks van rapportrekeningen wilt toekennen, selecteert u in het juiste menu van het tabblad Rapportrekeningen de optie Afrondingsrekening toekennen. Hiermee wordt de sessie Afrondingsrekening aan reeks rapportrekeningen toekennen (tffst1220m200) gestart.

• Winst/verlies

  In het rapport kunt u aangeven of moet worden gewerkt met koerswinsten en -verliezen. Als dit het geval is, kunt u voor elke rekening een Winst/verlies-rekening definiëren. Winsten en verliezen worden als verplichting op een rekening geboekt, waarna ze op deze rekening worden geboekt. Als u deze rekening aan een reeks van rapportrekeningen wilt toekennen, selecteert u in het juiste menu van het tabblad Rapportrekeningen de optie Rekening koerswinsten-/verliezen toekennen. Hiermee wordt de sessie Rek. winsten/verliezen aan reeks rapportrekeningen toekennen (tffst1220m300) gestart.

• Salderen

  U kunt per kolom definiëren dat de kolom moet worden gesaldeerd. Het verschil tussen het totale debetbedrag en het totale creditbedrag (op niveau 0) wordt geboekt naar een rapportrekening van het type Salderen.

• Grootboekrekeningen en/of dimensies of kasstroomredenen

  Voor rapporten van het type Rapport moeten rapportrekeningen van het type Waarde met telniveau 0 (nul) worden gekoppeld aan grootboekrekeningen en/of dimensies of kasstroomredenen U kunt meerdere reeksen aan een enkele rapportrekening koppelen. U hebt twee mogelijkheden:

  • Grootboekrekeningen of kasstroomredenen koppelen aan rapportrekeningen
    1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het juiste menu van hetzelfde tabblad de optie Specificaties per rapportrekening. De sessie Specificaties per rapportrekening (tffst1521m000) wordt gestart.
    2. Geef de reeksen op die u wilt koppelen aan de rapportrekening.
  • Grootboekrekeningen of kasstroomredenen koppelen aan rapportrekeningen en kolommen
    Het is mogelijk om meerdere reeksen grootboekrekeningen en dimensies aan een specifieke kolom te koppelen. Als u hebt ervoor hebt gekozen per rapportrekening per kolom te werken, worden de reeksen die zijn gedefinieerd per rapportrekening genegeerd.

    1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het juiste menu van hetzelfde tabblad de optie Specificaties per rekening en kolom. De sessie Specificaties per rekening en kolom (tffst1122m000) wordt gestart.
    2. Geef de reeksen op die u wilt koppelen aan de rapportrekening.
• Vaste waarden koppelen

  Soms hebt u in uw rapport waarden nodig die niet beschikbaar zijn in het Grootboekadministratie, zoals:

  • Saldi van een jaar dat niet beschikbaar is in LN.
  • Het aantal medewerkers om kengetallen te berekenen zoals Opbrengsten per medewerker.

  Of u wilt de generieke waarde van dit kengetal in uw branche toevoegen ter vergelijking.

  In dergelijke gevallen is een koppeling naar grootboekrekeningen en/of dimensies niet nodig. In plaats daarvan kunt u de vaste waarde toevoegen:

  1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het juiste menu van hetzelfde tabblad de optie Rapportrekeningwaarde per kolom. De sessie Specificaties rapportrekeningen/kolommen (tffst1123m000) wordt gestart.
  2. Voeg de vaste waarden toe voor de juiste rekeningen en kolommen. Selecteer desgewenst Wijzigbare waarde zodat u de waarde kunt wijzigen voordat u de rapportgegevens verwerkt.
• Rapportrekeningen koppelen

  Voor rapporten van het type Consolidatierapport moeten rapportrekeningen van het type Waarde met telniveau 0 (nul) worden gekoppeld aan rapportrekeningen. U kunt meerdere reeksen aan een enkele rapportrekening koppelen.

  1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het juiste menu van hetzelfde tabblad de optie Rapportrekeningen per consolidatierekening. De sessie Rapportrekeningen per consolidatierapportrekening (tffst1127m000) wordt gestart.
  2. Geef de reeksen op die u wilt koppelen aan de rapportrekening.

Bestaande grootboekrekeningen, dimensies of rapportstructuren gebruiken

In plaats van een volledig nieuwe rapportrekeningstructuur te definiëren, kunt u ook bestaande grootboekrekening- of dimensie structuren als basis voor een rapportrekeningstructuur gebruiken. Hiervoor zijn de volgende sessies beschikbaar:

• Rapporten kopiëren (tffst1260m000)

  Als u deze sessie wilt starten, selecteer dan in de sessie Rapporten (tffst1500m000) een financieel rapport, en selecteer vervolgens in het juiste menu de optie Rapport kopiëren.

• Grootboekrekeningen kopiëren naar rapportrekeningen (tffst1270m000)

  Selecteer in de sessie Rapportrekeningen (tffst1520m000) in het juiste menu de optie Grootboekrek. kopiëren naar rapportrek. om deze sessie te starten.

• Dimensies naar rapportrekeningen kopiëren (tffst1280m000)

  Selecteer in de sessie Rapportrekeningen (tffst1520m000) in het juiste menu de optie Dimensies naar rapportrekeningen kopiëren om deze sessie te starten.

Geef voor elke kolom het volgende op:

• Kolomomschrijving

  Voer tekst in of selecteer variabelen in de sessie Tekstvariabelen (tffst0800m000).

• Type kolom

  Wanneer u Percentage over rekeningen hebt geselecteerd, moet u ervoor zorgen dat de rekeningen op het tabblad Rapportrekeningen een waarde hebben op het veld 100 procentsrekening.

• Een formule, wanneer Type kolom Bedrag/hoeveelheid is.
• Afrondingsmethode
• Hoe bedragen in het rapport moeten worden weergegeven.
• Voorwaarden om aan te geven welke waarden moeten worden genegeerd, bijvoorbeeld alle bedragen kleiner dan 0,05.

• Voor rapporten van het type Rapport start u op het tabblad Rapportkolommen via het juiste menu de sessie Referenties rapportkolommmen (tffst1111m000), waarmee u de variabelen van de formule kunt definiëren voor het financiële rapport.

  Voor elke variabele in de formule geeft u het volgende op:

  • Kolomreferentie
  • Variabele of vaste selectie jaren/perioden

    Als u de optie Vast selecteert, moet u het jaar en de periode toevoegen in de sectie Periodegegevens. Vanaf dat moment worden dit jaar en deze periode gebruikt. Als u een ander jaar en andere periode wilt gebruiken, moet u deze rapportinstelling wijzigen.

    Als u de optie Variabele selecteert, kunt u het jaar en de periode selecteren wanneer u het financiële rapport verwerkt. Op de velden Periodewerktijden kunt u desgewenst een aantal jaar of perioden voor een specifieke kolom aangeven. Voor meer informatie, zie Van periode - Correctie periodeverschuiving.

• Voor rapporten van het type Consolidatierapport start u op het tabblad Rapportkolommen via het juiste menu de sessie Referenties consolidatierapportkolommen (tffst1112m000), waarmee u de variabelen van de formule kunt definiëren voor het geconsolideerde rapport.

  Voor elke variabele in de formule geeft u het volgende op:

  • Bedrijf
  • Type referentie
  • Rapport
  • Rapportkolom
  • Factor

LN voert de volgende controles uit:

• Is de gekoppelde layout gegenereerd?
• Is er ten minste één kolom aanwezig?
• Zijn alle variabelen gedefinieerd?
• Is er ten minste één rapportrekening gedefinieerd?
• Zijn alle winst/verliesrekeningen gedefinieerd?
• Bevatten alle kengetalrekeningen waarden?
• Komt de valuta van elk kengetal overeen met de valuta van het rapport?

NB

• Als al deze controles zijn voltooid, kan het rapport op Goedgekeurd worden gezet.
• Alleen goedgekeurde (of vaste) rapporten kunnen worden verwerkt of afgedrukt.