Rapprochement et approbation des factures fournisseurs

Le rapprochement des factures fournisseurs est une étape de la procédure des factures fournisseurs.

Vous pouvez approuver une facture entièrement rapprochée.

Remarque

Dans une structure multisociété, vous pouvez configurer le rapprochement des factures fournisseurs multisociétés.

Vous pouvez rapprocher les Factures liées aux commandes fourn.:

  • des réceptions des marchandises commandées ou
  • Commandes fournisseurs

Une Facture liée aux coûts globaux peut être rapprochée des lignes de réception de coût global.

Les Factures liées aux ordres de transport peuvent être rapprochées des ordres de transport.

Deux méthodes permettent de traiter les factures fournisseurs :

  • traitement manuel des factures fournisseurs individuelles ;
  • rapprochement et approbation de plages de factures fournisseurs dans une tâche d'arrière-plan.
Remarque
  • Si un échéancier de règlement client est lié aux conditions de règlement de la facture, exécutez les actions indiquées dans les lignes de l'échéancier de règlement plutôt que celles indiquées dans la facture.
  • Une facture fournisseur est utilisée soit dans la procédure de rapprochement avec les réceptions, soit dans la procédure de rapprochement avec les commandes. Par exemple, si vous avez rapproché partiellement une facture fournisseur des réceptions lors de la procédure de rapprochement automatique, vous ne pouvez pas effectuer de rapprochement entre le montant restant de la facture et une ligne de commande fournisseur.
  • De plus, les lignes de commande fournisseur sont utilisées soit dans la procédure de rapprochement avec les réceptions, soit dans la procédure de rapprochement avec les commandes. Par conséquent, si vous souhaitez rapprocher une facture fournisseur de plusieurs lignes de commande, vous devez utiliser la même procédure de rapprochement pour toutes les lignes.
  • Pour éviter tout problème, vous pouvez utiliser la même procédure de rapprochement dans tous les cas.

  • Si vous faites appel à des accords de versement, LN ne peut rapprocher que les lignes de facture et les lignes de commande qui possèdent le même accord de versement.

Rapprochement des factures fournisseurs

Vous pouvez rapprocher individuellement les factures fournisseurs et les factures de transport de l'une des façons suivantes :

  • Automatiquement

    LN rapproche automatiquement les factures fournisseurs enregistrées à la commande fournisseur, au bon de livraison, au chargement ou à l'expédition indiqués. Si la facture ne peut être que partiellement rapprochée, vous pouvez rapprocher manuellement le montant restant non affecté.

  • Manuellement

    Vous pouvez rapprocher des factures fournisseurs manuellement si vous ne connaissez pas le numéro de commande, le bon de livraison, le chargement ou l'expédition liés à la facture ou si vous voulez rapprocher celle-ci de plusieurs ordres.

  • Dans une tâche

    Vous pouvez rapprocher et approuver une plage de factures Enregistré dans une tâche d'arrière-plan.

Approbation des factures fournisseurs

Si le montant non affecté d'une facture est égal à zéro ou compris dans les limites tolérées, la facture est entièrement rapprochée et peut être approuvée.

Pour approuver la facture, sélectionnez-la et dans le menu Vues, Références et Actions, cliquez sur Approuver dans l'une des sessions suivantes :

  • Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000)
  • Rapprochement/approbation des factures fournisseurs (tfacp2107m000)

Une fois la facture approuvée, le statut Approuvé lui est attribué et LN crée plusieurs écritures dans la Comptabilité générale. Si la facture est bloquée, LN demande si le motif de blocage peut être supprimé.

Approbation de factures pour règlement

Outre l'approbation des factures en vue de leur traitement, vous pouvez approuver individuellement des factures fournisseurs et des factures d'achats directs pour leur règlement. La session Paramètres ACP (tfacp0100m000) permet de sélectionner les types de factures nécessitant une approbation de règlement.

Si l'approbation de règlement est requise, un utilisateur autorisé doit approuver la facture fournisseur dans la session Autorisation factures fournisseurs (tfacp1142m000). Seules les factures approuvées pour le règlement peuvent être sélectionnées dans la session Sélection des factures à régler (tfcmg1220m000) du module Gestion de la trésorerie.

Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à Autorisation de règlement dans Comptabilité fournisseurs.

Approbation des différences de prix et des coûts supplémentaires

Lorsque vous tentez d'approuver une facture, LN vérifie qu'il n'existe aucune différence entre le montant de la commande et le montant de la facture. Avant d'approuver la facture, vous devez traiter les différences :

  • Différences de prix dues à un prix unitaire modifié ou à une différence entre les taux de change aux dates de la commande et de la facture. Si la différence de prix est supérieure aux limites tolérées, un employé autorisé doit l'approuver pour que la facture puisse être approuvée.

  • Coûts supplémentaires, tels que les coûts de transport qui n'ont pas été inclus dans la commande. Pour créer une écriture de coûts supplémentaires, cliquez sur Comptabiliser dans le menu Vues, Références et Actions de la session Rapprochement/approbation des factures fournisseurs (tfacp2107m000). Une fois lancée, la session Ecritures lignes facture/relevé fournisseur rapproché(e) (tfacp1133s000) permet de créer une écriture pour ces coûts supplémentaires.

    Si la différence de prix est supérieure aux limites tolérées, un employé autorisé doit l'approuver pour que la facture puisse être approuvée.

Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à Autorisation des différences de prix et des coûts supplémentaires.

Mise à jour du prix d'achat des articles

Après une approbation, le dernier prix d'achat et le prix d'achat moyen des lignes de réception ou des lignes de commande rapprochées sont mis à jour pour l'article commandé dans la session Articles - Achat (tdipu0101m000).

Pour empêcher l'actualisation du prix d'achat de l'article :

  1. Sélectionnez la ligne de commande dans la session Rapprochement des lignes de commande fournisseurs (tfacp2541m000).
  2. Sélectionnez Rapprocher ligne de cmde avec données modifiées dans le menu Vues, Références et Actions. La session Rapprochement partiel ligne de commande ou avec écart prix (tfacp2150s000) démarre.
  3. Désélectionnez la case Mettre à jour prix d'achat (moyen/dernier). Le prix d'achat de l'article n'est pas mis à jour. Lorsque la dernière facture concernant la ligne de réception est reçue, vous pouvez cocher la case Mettre à jour prix d'achat (moyen/dernier). Les données Article sont mises à jour et les différences de prix sont calculées.
Correction des factures fournisseurs

Les méthodes suivantes permettent de corriger des factures fournisseurs finalisées et non finalisées :

  • Credit notes

    Utilisez un avoir pour corriger le montant de la facture. Un avoir peut également être associé à une seule ou à plusieurs factures.

    Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à Avoirs.

  • Purchase invoice corrections

    Créez une correction de facture pour corriger les détails autres que le montant facturé (par exemple, le tiers payé, la date de document ou le taux de change).

    Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à Corrections des factures fournisseurs.

Affichage du journal d'erreurs

Pour afficher les messages d'erreur résultant de la procédure de rapprochement et d'approbation, lancez la session Journal d'erreurs (tfacp2580m000). Si vous sélectionnez d'abord une facture dans la session Rapprochement/approbation des factures fournisseurs (tfacp2107m000), LN n'affiche que les messages d'erreur liés à cette facture.

Le journal d'erreurs contient tous les messages d'erreur résultant du rapprochement et de l'approbation dans les sessions suivantes :

  • Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000), si vous utilisez les commandes suivantes du menu Vues, Références et Actions:

    • Approuver
    • Annuler approb.
    • Rapprochement
  • Rapprochement/approbation factures fournisseurs par plage (tfacp2280m000)
  • Rapprochement/approbation des factures fournisseurs (tfacp2107m000)

Le journal d'erreurs contient uniquement des messages d'erreur. LN imprime les message de confirmation de la session Rapprochement/approbation factures fournisseurs par plage (tfacp2280m000), relatifs, par exemple, aux factures qui ont été correctement rapprochées dans un rapport de traitement.

Le journal d'erreurs contient uniquement les erreurs qui n'ont pas encore été résolues. Si vous exécutez la session Rapprochement/approbation factures fournisseurs par plage (tfacp2280m000), LN ajoute dans le journal d'erreurs les messages d'erreur et supprime les erreurs résolues pour les écritures de la plage indiquée.

Vous pouvez utiliser la session Supprimer le journal d'erreurs (tfacp2280m001) pour supprimer manuellement les messages du journal d'erreurs. Vous ne devez supprimer que les messages d'erreur que LN ne peut pas supprimer automatiquement. Par exemple, vous pouvez utiliser la session Supprimer le journal d'erreurs (tfacp2280m001) pour supprimer les messages d'erreur résultant d'une facture non approuvée.

Remarque

Les traitements suivants suppriment automatiquement les messages d'erreur du journal d'erreurs :

  • Si vous corrigez les erreurs puis répétez le rapprochement et l'approbation, LN supprime les messages d'erreur résolus.
  • Si vous archivez et/ou supprimez les factures fournisseurs, LN archive et/ou supprime les messages d'erreur liés.

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